Datenschutzbeauftragter in der Industrie – So vermeiden Sie teure DSGVO-Fehler

Das Thema Datenschutz spielt in der Industrie eine zentrale Rolle. Dennoch werden datenschutzrechtliche Aspekte in der Industrie oft als eher lästige Pflicht wahrgenommen. Das Zusammenspiel von Datenschutz und industriellen Prozessen ist aber von großer Bedeutung und erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen technisch versierten Fachkräften, den Fachbereichen und Datenschutzbeauftragten. Dieser Artikel bietet Ihnen als IT-Leiter, Betriebsleiter, Mitarbeiter im Fachbereich, Datenschutzbeauftragter oder Datenschutzverantwortlicher einen umfassenden Überblick über die wesentlichen Anforderungen und die Umsetzung des Datenschutzes in industriellen Betrieben.

Datenschutzbeauftragter für Industrie

Spätestens seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist klar: Auch Industrieunternehmen stehen in der Verantwortung, sich im Thema Datenschutz breit aufzustellen und personenbezogene Daten zu schützen – sei es von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern. Ein professioneller, betrieblicher  Datenschutzbeauftragter ist dabei kein „Nice-to-have“, sondern ein zentraler Bestandteil eines modernen, rechtskonformen Unternehmens. Doch was genau macht ein Datenschutzbeauftragter eigentlich – und wie kann er helfen, teure Datenschutz-Bußgelder und Haftung zu vermeiden?

Warum sind Industrieunternehmen beim Datenschutz besonders gefordert?

Das industrielle Umfeld ist tagtäglich einer umfangreichen Verarbeitung von Daten ausgesetzt – oft ganz unbemerkt. Ob bei der Personalverwaltung, in der Kundenbetreuung, durch den Einsatz moderner Maschinen mit IoT-Anbindung oder beim Austausch sensibler Informationen mit Zulieferern: Überall werden personenbezogene Daten verarbeitet. Somit ist ein effizienter Datenschutz sehr wichtig. Besonders relevant für den Datenschutz in der Industrie sind die folgenden Gesetze:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Regelt den Schutz personenbezogener Daten für Unternehmen in der EU.
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Nationale Datenschutzgesetz in Deutschland als Ergänzung zur DSGVO.
• Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG): Regelt Datenschutz in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten.
• NIS-2-Umsetzungsgesetz: Definiert Anforderungen zur Informationssicherheit für bestimmte Industriezweige.

Wann ist ein Datenschutzbeauftragter für die Industrie gesetzlich vorgeschrieben?

Die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geben klar vor, wann ein Unternehmen in der Industrie einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss. Ein Datenschutzbeauftragter in der Industrie ist unter anderem dann verpflichtend, wenn:

• mindestens 20 Personen im Unternehmen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (z. B. in der Personalabteilung, IT oder Kundenbetreuung),
• besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) verarbeitet werden,
• Das Industrieunternehmen zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung verpflichtet ist, z.B. weil eine Videoüberwachung auf dem Werksgelände durchgeführt wird

In der Industrie sind diese Voraussetzungen oft erfüllt, sodass ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss, der die datenschutzrechtlichen Anforderungen überprüft und einhält.

Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten in der Industrie

Ein Datenschutzbeauftragter ist weit mehr als ein „Kontrollorgan“. Er übernimmt vielfältige Aufgaben, die Industrieunternehmen in ihrer täglichen Praxis entlasten und absichern. Dazu gehören unter anderem:

• Beratung der Geschäftsführung in allen Fragen rund um Datenschutz und IT-Sicherheit
• Erstellung und Pflege der Datenschutzdokumentation, z. B. Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten
• Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden
• Überprüfung von Verträgen mit Dienstleistern (z. B. Auftragsverarbeiter)
• Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen bei risikoreichen Verarbeitungsvorgängen
• Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und Vertretung bei Datenschutzanfragen oder Beschwerden

Kurz: Ein Datenschutzbeauftragter sorgt dafür, dass alle Datenschutzvorgaben eingehalten werden – und das Unternehmen bei Audits, Prüfungen oder Vorfällen nicht ins Schwitzen gerät.

So profitieren Unternehmen in der Industrie von einem externen Datenschutzbeauftragten

Die Vorteile eines professionellen Datenschutzbeauftragten liegen auf der Hand – besonders in der Industrie, wo Prozesse oft komplex, datenintensiv und IT-Strukturen über Jahre gewachsen sind:

• Haftungsvermeidung: Unternehmen minimieren das Risiko von Bußgeldern, Abmahnungen und Reputationsschäden.
• Effizienzgewinn: Der Datenschutzbeauftragte bringt strukturierte Prozesse und klare Zuständigkeiten ins Unternehmen – das spart Zeit und Ressourcen.
• Vermeidung von Reputationsverlusten: Wer Datenschutz ernst nimmt, zeigt Verantwortung gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und Partnern.
• Wettbewerbsvorteil: Für Kunden, Partner und Investoren ist ein professionelles Datenschutzkonzept heute ein Muss.
• Frühwarnsystem: Datenschutzbeauftragte erkennen Risiken frühzeitig und helfen, technische und organisatorische Maßnahmen zielgerichtet umzusetzen.

Gerade für mittelständische Industrieunternehmen, im produzierenden Gewerbe, Chemie oder im Maschinenbau ist ein externer Datenschutzbeauftragter ein echter Mehrwert – er entlastet die internen Strukturen, bringt Know-how ein und kann den Datenschutz als Wettbewerbsvorteil nutzen und Millionen Euro sparen.

Externer vs. interner Datenschutzbeauftragter – Was passt besser für Industrie und Mittelstand?

Industrieunternehmen sind häufig gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten müssen der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde gemeldet werden (Art. 37 Abs. 7 DSGVO).

Je nach Bedarf kann ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden – beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Die Entscheidung sollte unter Berücksichtigung verschiedener Faktoren getroffen werden, darunter der besondere Kündigungsschutz eines internen Datenschutzbeauftragten, die erforderliche Fachkompetenz, unabhängige Position, Kosten, Unternehmenskultur und operative Anforderungen. Darüber benötigt ein interner Datenschutzbeauftragter oft umfassende und kostenintensive Schulungen und Fortbildungen, kann in Interessenkonflikte geraten (z. B. bei Doppelfunktion mit IT-Leitung oder Personalabteilung). Für viele mittelständische Industrieunternehmen ist ein externer Datenschutzbeauftragter die wirtschaftlichere und praxisnahe Lösung. Er ist mit sofortiger Wirkung einsatzbereit, bringt spezialisiertes Fachwissen mit und sorgt dafür, dass Datenschutz kein Bremsklotz, sondern ein Erfolgsfaktor wird. Treffen Sie eine Entscheidung für Datenschutz ohne Aufwand.

So profitiert ein Unternehmen in der Industrie von einem Datenschutzbeauftragten

Ein professioneller Datenschutzbeauftragter ist kein Kostenfaktor – sondern eine Investition in Zukunftssicherheit. Gerade in der Industrie, wo digitale Transformation, Fachkräftemangel und zunehmende Regulierungen zusammentreffen, ist ein verlässlicher Partner, der umfangreiche Fachkenntnisse im Datenschutz mitbringt, Gold wert.

Unternehmen, die auf einen Datenschutzbeauftragten setzen, profitieren in vielerlei Hinsicht:

• Sie schaffen Vertrauen bei Kunden und Mitarbeitenden
• Sie sind besser vorbereitet auf Audits, Prüfungen oder Datenschutzvorfälle
• Sie können datenschutzkonforme Innovationen schneller umsetzen
• Sie entlasten ihre Fachabteilungen und schaffen Rechtssicherheit im Tagesgeschäft

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Typische Datenschutz-Fehler im Mittelstand & der Industrie – und wie man sie mit einem externen Datenschutzbeauftragten vermeidet

1. Datenschutzerklärung und Impressum korrekt auf der Website integrieren

Die Unternehmenswebsite ist oft der erste Berührungspunkt für potenzielle Kunden, Geschäftspartner oder Bewerber. Umso wichtiger ist es, hier mit gutem Beispiel voranzugehen. Ein häufiger Fehler: Eine unvollständige oder veraltete Datenschutzerklärung – oder, schlimmer noch, gar keine. 

Eine korrekte Datenschutzerklärung informiert Besucher transparent darüber, welche personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden – etwa durch Kontaktformulare, Bewerbungsfunktionen oder Webanalyse-Tools. Auch Drittanbieter wie Google Analytics müssen hier explizit genannt werden.

Ebenso verpflichtend ist ein Impressum nach § 5 DDG, das leicht auffindbar und vollständig sein muss. Unser Tipp: Holen Sie bereits bei der Konzeption Ihrer Website einen externen Datenschutzbeauftragten ins Boot – das schützt vor teuren Fehlern, Bußgeldern und Abmahnungen vor dem Go-Live.

2. Cookie-Banner rechtskonform gestalten

Viele Industrieunternehmen setzen auf ihrer Website Dienste wie Google Maps, YouTube oder Analyse-Tools ein – oft ohne die notwendige Zustimmung der Nutzer. Dabei ist laut § 25 TDDDG sowie der DSGVO eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich, bevor nicht-notwendige Cookies gesetzt werden dürfen.

 Ein rechtssicherer Cookie-Banner muss:

• den Zugang zu Datenschutzerklärung und Impressum nicht verdecken,
• ausschließlich technisch notwendige Cookies vorab setzen,
• eine echte „Opt-in“-Funktion bieten,
• eine Widerrufsmöglichkeit vorhalten,
• eine differenzierte Auswahl einzelner Dienste ermöglichen.

Nutzen Sie professionelle Consent-Management-Lösungen und lassen Sie sich bei der Implementierung datenschutzrechtlich beraten.

3. Videoüberwachung korrekt umsetzen

Die Videoüberwachung auf Werksgeländen ist ein sensibles Thema. Sie ist nur dann zulässig, wenn sie einem berechtigten Interesse dient – etwa dem Schutz von Eigentum oder der Arbeitssicherheit.

 Wichtig:

• Führen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durch und dokumentieren Sie diese sorgfältig.
• Vermeiden Sie die Überwachung öffentlicher Flächen oder angrenzender Grundstücke.
• Zeichnen Sie grundsätzlich keinen Ton auf.
• Weisen Sie deutlich auf die Überwachung hin
• Beschränken Sie den Kreis der zugriffsberechtigten Personen.
• Setzen Sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Videodaten ein.

Zwei aktuelle Bußgelder in Sachsen (20.000 € und 30.000 €) zeigen, wie ernst die Behörden das Thema nehmen – und wie teuer Fehler für verpflichtete Unternehmen in der Industrie ohne Datenschutzbeauftragten werden können.

4. Datenschutz in den IT-Einkauf integrieren

Oft unterschätzt, aber entscheidend: der Datenschutz beim Einkauf von Hard- und Software. Neue Systeme verarbeiten fast immer personenbezogene Daten – sei es im ERP-System, in der Zeiterfassung oder im Bewerbermanagement.

 Ein häufiger Fehler ist es, den Datenschutzbeauftragten zu spät oder gar nicht einzubinden. Dabei kann dieser bereits bei der Auswahl datenschutzfreundlicher Systeme unterstützen, Risiken bewerten und Anforderungen vertraglich absichern. Die frühzeitige Einbindung vermeidet spätere Nachbesserungen und stellt sicher, dass neue Systeme DSGVO-konform eingeführt werden.

 

5. IT-Sicherheitskonzept entwickeln und pflegen

Ohne IT-Sicherheit kein Datenschutz. Industrieunternehmen stehen zunehmend im Fokus von Cyberangriffen – der Schutz digitaler Infrastrukturen ist daher ein Muss. Empfohlene Maßnahmen als Datenschutzbeauftragter in der Industrie:

• Erstellen Sie ein dokumentiertes IT-Sicherheitskonzept,
• regeln Sie Benutzerzugriffe und Rechtevergabe,
• nutzen Sie aktuelle Verschlüsselungstechnologien,
• etablieren Sie sichere Authentifizierungsverfahren z.B. Multi-Faktor-Authentifizierung
• führen Sie regelmäßige Sicherheitsupdates und Schwachstellenanalysen durch.
• Datenschutzbeauftragte und Informationssicherheitsbeauftragte stimmen sich ab

Mitarbeiterschulungen sind ein zentraler Bestandteil – denn menschliches Fehlverhalten ist eine der häufigsten Ursachen für Sicherheitsvorfälle und Datenschutzverletzungen.

 

6. Sensibler Umgang mit Gesundheitsdaten im Unternehmen

Der Austausch medizinischer Informationen mit dem Betriebsarzt ist besonders schützenswert. Gesundheitsdaten unterliegen dem besonderen Schutz nach Art. 9 DSGVO. Wichtig ist:

•  eine klare Trennung zwischen arbeitsmedizinischer Vorsorge und Eignungsuntersuchung,
• die sichere Übermittlung der Daten – niemals unverschlüsselt per E-Mail,
• klare Zugriffsregelungen nur für autorisierte Personen.
• Die Akten des Betriebsarztes gehören nicht zur Personalakte.

Externe Datenschutzbeauftragte sollten stets eingebunden werden, um den Schutz dieser besonders sensiblen Daten zu gewährleisten.

 

7. Mitarbeiter im Datenschutz schulen

Der Mensch ist der entscheidende Faktor im Datenschutz. Selbst die besten technischen Maßnahmen greifen ins Leere, wenn Mitarbeitende nicht wissen, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen müssen. Laut Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO sind Unternehmen verpflichtet, ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu schulen – praxisnah, verständlich und wiederkehrend.

Nur so entsteht ein echtes Bewusstsein für Datenschutz und Informationssicherheit – und das Risiko menschlicher Fehler wird minimiert.

 

8. Die Einhaltung von Gesetzen für Datenschutz im Marketing und Vertrieb beachten

CRM-Systeme, Newsletter, Bewertungsanfragen, Messen, Social Media – im Marketing dreht sich fast alles um personenbezogene Daten. Fehler passieren hier schnell, etwa durch fehlende Einwilligungen oder unvollständige Datenschutzerklärungen auf Landing-Pages. Wichtig ist:

• den Datenschutzbeauftragten frühzeitig in Kampagnen einzubeziehen,
• rechtskonforme Einwilligungen einzuholen,
• Fotos und Videos nicht ohne rechtliche Grundlage zu veröffentlichen,
• und DSGVO-konforme Tools und Prozesse einzusetzen.

Wer Datenschutz im Marketing ignoriert, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch das Vertrauen der Kunden.

 

9. Personenbezug bei Maschinendaten beachten

In modernen Industrieanlagen kommunizieren Maschinen miteinander – und generieren dabei eine Vielzahl technischer Daten. Was viele übersehen: Auch hier kann ein Personenbezug vorliegen, der datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllen muss.

Beispielsweise dann, wenn Mitarbeitende über RFID-Chips oder Nutzerkonten eindeutig identifiziert werden und sich das Arbeitsverhalten nachvollziehen lässt. Binden Sie Ihren Datenschutzbeauftragten und ggf. Betriebsrat ein.

 

10. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten pflegen

Eine oft vergessene Pflicht: Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO. Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, muss dokumentieren, wer, wie, wofür und wie lange Daten verarbeitet werden. Beispiele:

• Kundenverwaltung
• Rechnungsstellung
• Bewerbermanagement
• Zeiterfassung

Ein fehlendes Verarbeitungsverzeichnis kann bei einer Prüfung schnell teuer werden. Stellen Sie sicher, dass dieses Verzeichnis vollständig, aktuell und auf Anfrage der Datenschutz-Aufsichtsbehörde verfügbar ist.

 

11. Auf Datenschutzverletzungen vorbereitet sein

Trotz bester Sicherheitsmaßnahmen: Ein Datenleck kann passieren. Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, Datenschutzverstöße innerhalb von 72 Stunden zu melden.

Typische Vorfälle:

• unbefugter Zugriff auf Daten
• versehentlich veröffentlichte Informationen
• Systemausfälle mit Datenverlust

Erstellen Sie einen Vorfallreaktionsplan, schulen Sie Ihre Teams und definieren Sie Meldewege. Eine schnelle Reaktion schützt nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern auch vor Reputationsschäden.

 

12. Umgang mit Betroffenenanfragen strukturieren

Jede Person hat das Recht zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert sind – und diese ggf. löschen lassen. Auch Bewerber, Kunden, Mitarbeitende oder externe Dienstleister können solche Anfragen stellen.

Ihre Mitarbeitenden sollten:

• Betroffenenanfragen erkennen und weiterleiten,
• Fristen für den Versand des Antwortschreibens einhalten (i. d. R. 1 Monat),
• den Datenschutzbeauftragten unbedingt einbeziehen.

Ein strukturierter Prozess sorgt dafür, dass Rechte gewahrt – und Bußgelder vermieden werden.

 

13. IT-Rahmenbetriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat schließen

Viele Industrieunternehmen vergessen bei der Einführung technischer Systeme die Beteiligung des Betriebsrats – obwohl dieser laut § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmen muss.

Die Lösung: Eine IT-Rahmenbetriebsvereinbarung. Diese regelt:

• welche IT-Systeme im Unternehmen genutzt werden dürfen
• wer auf welche Daten zugreifen darf,
• wie lange diese gespeichert werden,
• welche Kontrollmechanismen vorgesehen sind.

Sie schafft Rechtsklarheit, spart Aufwand bei künftigen Systemeinführungen und dient gleichzeitig als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

 

14. Datenschutzbeauftragten für Industrie bestellen

Viele Industrieunternehmen sind gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen – insbesondere bei:

•  mehr als 20 Mitarbeitenden mit automatisierter Datenverarbeitung,
• Videoüberwachung oder Verarbeitung besonderer Datenkategorien (z. B. Gesundheitsdaten).
• Die Bestellung muss der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden (Art. 37 Abs. 7 DSGVO).

Ob interner oder externer zertifizierter Datenschutzbeauftragter  – wichtig ist Fachkunde, Unabhängigkeit und klare Zuständigkeit.