Das Thema Datenschutz für Industrieunternehmen spielt eine zentrale Rolle. Dennoch werden datenschutzrechtliche Aspekte von vielen Industrieunternehmen als eher unliebsames Thema betrachtet. Jahre nach Inkrafttreten der DSGVO haben viele Unternehmen die Datenschutzvorgaben noch immer nicht vollständig umgesetzt – es besteht weiterhin Nachholbedarf. Für eine effektive Einhaltung der Datenschutzgesetze ist eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Datenschutzbeauftragten, der IT-Abteilung und den Fachbereichen essenziell. Dieser Artikel bietet Ihnen als Geschäftsführer, IT-Leiter, Personalleiter, Datenschutzbeauftragter oder Datenschutzverantwortlicher einen umfassenden Überblick über die wesentlichen Anforderungen des Datenschutzes in Industrieunternehmen.
Inhaltsverzeichnis
- Datenschutz Industrie: Diese Gesetze müssen Sie beachten
- Datenschutz für Industrieunternehmen: Welche Daten müssen geschützt werden?
- 15 Tipps zum Datenschutz für Industrieunternehmen
- 1. Datenschutzerklärung und Impressum auf Website einbinden
- 2. Rechtssicheren Cookie-Banner auf Website einbinden
- 3. Datenschutzkonforme Videoüberwachung auf dem Werksgelände sicherstellen
- 4. Datenschutzbeauftragten in den IT-Einkaufsprozess einbeziehen
- 5. IT-Sicherheitskonzept im Industrieunternehmen umsetzen und dokumentieren
- 6. Sicherer Datenaustausch mit Betriebsarzt
- 7. Mitarbeiter im Datenschutz schulen
- 8. Datenschutzbeauftragten bei Vertriebs- und Marketingaktivitäten einbeziehen
- 9. Personenbezug von Maschinendaten prüfen
- 10. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen
- 11. Auf Datenschutzverletzungen im Industrieunternehmen vorbereiten
- 12. Auf Betroffenenanfragen im Industrieunternehmen vorbereiten
- 13. IT-Rahmenbetriebsvereinbarung abschließen
- 14. Datenschutzbeauftragten für Industrieunternehmen bestellen
- 15. Folgen für Industrieunternehmen bei Verstoß gegen die DSGVO
- FAQ Datenschutz für Industrieunternehmen
Datenschutz Industrie: Diese Gesetze müssen Sie beachten
Datenschutz ist eine grundlegende Verpflichtung für Industrieunternehmen. Geschäftsführer, Compliance-Beauftragte, IT-Leiter und Legal-Verantwortliche müssen wissen, welche rechtlichen Vorgaben einzuhalten sind, um die Vertraulichkeit und Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Besonders relevant sind dabei folgende Gesetze:
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Regelt den Schutz personenbezogener Daten für Unternehmen in der EU.
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Nationales Datenschutzgesetz in Deutschland als Ergänzung zur DSGVO.
- Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG): Regelt Datenschutz in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten.
Datenschutz für Industrieunternehmen: Welche Daten müssen geschützt werden?
Industrieunternehmen verarbeiten sehr viele personenbezogene Daten in automatisierter Form. Darunter fallen insbesondere die personenbezogenen Daten :
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adressen (dienstlich und privat)
- Telefonnummer
- Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, z.B. einer Kapitalgesellschaft
- Kontaktdaten von Ansprechpartnern
- Sozialversicherungsnummer
- Religionszugehörigkeit als Kirchensteuermerkmal bei der Lohnsteuer
- IP-Adresse von Webseitenbesucher
Von den Datenverarbeitungen betroffen sind z.B. Beschäftigte, Kunden, Ansprechpartner von Kunden und Dienstleistern. Es lohnt sich aber auch Patente, Fertigungspläne, Konstruktionszeichnungen, Maschinendaten, sensible Produktionsdaten und andere betriebliche Informationen zu schützen, um nicht Opfer von Cyberangriffen und Industriespionage zu werden.
15 Tipps zum Datenschutz für Industrieunternehmen
1. Datenschutzerklärung und Impressum auf Website einbinden
Der erste Tipp zum Datenschutz in Unternehmen bezieht sich auf Ihre Internetpräsenz. Ihre Website ist oft die erste Anlaufstelle für potenzielle Kunden und Partner. Als Industrieunternehmen sind Sie verpflichtet, eine vollständige und rechtskonforme Datenschutzerklärung bereitzustellen. Diese muss Besucher Ihrer Website klar und verständlich über die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten informieren. Dazu zählen insbesondere die Kategorien von Daten, die über Kontakt- oder Bewerbungsformulare und Drittanbieter wie Google Analytics erfasst werden. Ebenso essenziell ist ein vollständiges Impressum. Um Rechtsverstöße zu vermeiden, sollten Sie bereits vor dem Go-Live Ihrer Website Ihren Datenschutzbeauftragten einbeziehen. So stellen Sie sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind und Ihre Website datenschutzkonform betrieben wird.
2. Rechtssicheren Cookie-Banner auf Website einbinden
Haben Sie auf Ihrer Website eine Karte von Google oder Videos von YouTube oder Vimeo eingebunden? Nutzen Sie Analysetools wie Google Analytics oder Matomo? Wenn ja, gibt es bestimmte Anforderungen für den Datenschutz auf der Website Ihres Industrieunternehmens:
Sämtliche Drittanbieter-Dienste auf Ihrer Website bedürfen der vorherigen Einwilligung des Webseiten-Besuchers (§ 25 TDDDG und Auffassung der Behörden). Damit der Webseitenbesucher in die Cookies einwilligen kann, benötigen Sie ein Cookie-Banner auf Ihrer Website.Um die datenschutzrechtlichen Vorgaben einer Website zu erfüllen, muss der Banner beim erstmaligen Besuch der Website angezeigt werden und insbesondere folgende Anforderungen erfüllen:
- Der Banner darf den Zugang zur Datenschutzerklärung und zum Impressum nicht verdecken oder beeinträchtigen
- Ohne aktive und wirksame Einwilligung des Nutzers, dürfen nur technisch notwendige Cookies gesetzt werden, die für die Funktionsfähigkeit der Website erforderlich sind
- Eine Einwilligungserklärung muss den Anforderungen des Art. 7 DSGVO erfüllen (Opt-In)
- Die Widerrufsmöglichkeit der Einwilligung muss so einfach sein wie die Erteilung
- Separate Auflistung und Auswahlmöglichkeit der Dienste, die verwendet werden
3. Datenschutzkonforme Videoüberwachung auf dem Werksgelände sicherstellen
Eine Videoüberwachung auf dem Werksgelände ist unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten nur zulässig, wenn es den berechtigten Interessen Ihres Unternehmens dient. Es kommt eine Videoüberwachung zum Zweck des Schutzes des Eigentums, Schutz von Personen oder die ordnungsgemäße und sichere Verladung der Waren in Betracht.
Für eine DSGVO-konforme Videoüberwachung ist nach Auffassung der Datenschutz-Aufsichtsbehörden eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich, die dokumentiert, welche Risiken bestehen und welche Maßnahmen ergriffen werden. Achten Sie auf den richtigen Neigungswinkel der Kameras, um unbeteiligte Personen nicht unnötig zu erfassen und vermeiden Sie die Aufzeichnung des Tons. Definieren Sie klare Löschfristen und bewahren Sie die Aufnahmen an einem sicheren Speicherort auf. Weisen Sie mit gut sichtbaren Hinweisschildern auf die Überwachung hin und beschränken Sie den Zugriff auf berechtigte Personen. Zusätzlich sollten angemessene IT-Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden, um unbefugten Zugriff auf die Videodaten zu verhindern.
Die Sächsische Datenschutzaufsichtsbehörde hat kürzlich zwei Bußgelder in Höhe von 20.000 Euro bzw. 30.000 Euro gegen Unternehmen wegen unzulässiger Videoüberwachung verhängt. In einem Fall überwachte ein Unternehmen nicht nur eine firmeneigene Baustelle, sondern auch öffentlich zugängliche Verkehrsflächen, einen Gästeparkplatz sowie ein benachbartes Grundstück. Zudem zeichneten die installierten Kameras auch Ton auf – ein besonders schwerwiegender Verstoß.Im zweiten Fall hatte ein Unternehmen Überwachungskameras auf einer Baustelle installiert und diese auch tagsüber in Betrieb, obwohl sie angeblich ausschließlich dem Diebstahlschutz dienen sollten.
4. Datenschutzbeauftragten in den IT-Einkaufsprozess einbeziehen
Auch bei dem Einkauf von Hard- und Software gibt es im Datenschutz für Industrieunternehmen einiges zu beachten. Insbesondere bei der Anschaffung neuer IT-Systeme sollten Sie Ihren Datenschutzbeauftragten frühzeitig involvieren. Viele Softwarelösungen erfassen und verarbeiten personenbezogene Daten, weshalb eine Auswahl nach datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten essenziell ist. Ihr Datenschutzbeauftragter hilft dabei, Datenschutzrisiken zu identifizieren, technische und organisatorische Maßnahmen zu bewerten und Datenschutzanforderungen bereits in der Vertragsgestaltung zu berücksichtigen. Durch frühzeitige Einbindung vermeiden Sie teure Nachbesserungen und stellen sicher, dass neue Systeme den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Dies reduziert Risiken für Ihr Unternehmen und sorgt für eine reibungslose Integration neuer Technologien.
5. IT-Sicherheitskonzept im Industrieunternehmen umsetzen und dokumentieren
Ein effektives IT-Sicherheitskonzept ist unerlässlich, um Unternehmensdaten und Produktionssysteme vor Cyberangriffen und Datenverlust zu schützen. Erstellen Sie eine umfassende IT-Sicherheitsstrategie und etablieren Sie angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören Zugriffsregelungen, Verschlüsselungstechnologien und regelmäßige Sicherheitsupdates. Dokumentieren Sie alle Sicherheitsmaßnahmen und passen Sie diese kontinuierlich an neue Bedrohungen an. Schulungen für Mitarbeiter erhöhen das Sicherheitsbewusstsein und verringern das Risiko menschlicher Fehler. Ihr Datenschutzbeauftragter sollte eng mit dem Informationssicherheitsbeauftragten und der IT-Abteilung zusammenarbeiten, um die Umsetzung datenschutzkonformer Sicherheitsmaßnahmen sicherzustellen.
6. Sicherer Datenaustausch mit Betriebsarzt
Der Austausch von Gesundheitsdaten zwischen der Personalabteilung Ihres Industrieunternehmens und dem Werksarzt unterliegt strengen Datenschutzanforderungen. Gesundheitsdaten gehören zu den besonders schützenswerten personenbezogenen Daten und dürfen nur auf Basis einer klaren Rechtsgrundlage verarbeitet werden. Dabei ist die arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung (§ 1 Abs. 1 ArbMedVV) von der Eignungsuntersuchung (gemäß Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung zu unterscheiden) Beachten Sie, dass die Akten des Betriebsarztes keine Unterlagen des Arbeitgebers sind und daher nicht zu den Personalakten gehören. Vermeiden Sie einen unverschlüsselten E-Mail-Austausch und stellen Sie sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf diese Daten haben. Der Umfang der übermittelten Informationen sollte auf das notwendige Minimum beschränkt sein. Beziehen Sie Ihren externen Datenschutzbeauftragten ein und gewährleisten Sie, dass der Schutz sensibler Gesundheitsdaten stets sichergestellt ist.
7. Mitarbeiter im Datenschutz schulen
Der entscheidende Faktor für Datenschutz und Datensicherheit ist der Mensch. Technische Schutzmaßnahmen sind nur dann wirksam, wenn Ihre Mitarbeiter die datenschutzrechtlichen Anforderungen kennen und verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen umgehen.
Ein hohes Sicherheitsniveau und ein ausreichender Datenschutz für Industrieunternehmen lassen sich nur durch das Zusammenspiel von IT-Sicherheit und einem ausgeprägten Datenschutz- und Sicherheitsbewusstsein erreichen. Erfüllen Sie Ihre gesetzliche Pflicht gemäß Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO und schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit personenbezogenen Daten.
8. Datenschutzbeauftragten bei Vertriebs- und Marketingaktivitäten einbeziehen
Marketing- und Vertriebsaktivitäten erfordern den Umgang mit personenbezogenen Daten, sei es bei der Nutzung von CRM-Systemen, E-Mail-Kampagnen, der Lead-Generierung oder Zufriedenheitsumfragen. Häufig erstellen Marketingteams kurzfristig Online-Shops oder Landing-Pages für Messen oder veröffentlichen Fotos von Veranstaltungen in sozialen Medien. Ein häufiger Datenschutzfehler ist, dass der Datenschutzbeauftragte nicht einbezogen wird. Dadurch werden Landing-Pages ohne Datenschutzerklärung veröffentlicht oder es fehlt eine Rechtsgrundlage für die Nutzung erstellter Fotos und Videos.
Datenschutzanforderungen müssen in jedem Schritt berücksichtigt werden. Um Datenschutzrisiken zu minimieren, sollten Vertriebs- und Marketingteams den externen Datenschutzbeauftragten frühzeitig in ihre Planungen einbinden. Er kann bewerten, welche Daten verarbeitet werden dürfen, ob eine Datenschutzerklärung erforderlich ist, wie eine rechtskonforme Einwilligung eingeholt wird und welche technischen Maßnahmen zur Datensicherheit notwendig sind. Eine enge Zusammenarbeit hilft, Datenschutzverstöße zu vermeiden und das Vertrauen Ihrer Kunden zu stärken.
9. Personenbezug von Maschinendaten prüfen
Der nächste Tipp zum Datenschutz für Industrieunternehmen bezieht sich auf die Maschinendaten. Sprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten über einen möglichen Personenbezug bei Maschinendaten. Die technischen Einrichtungen der modernen Industrieanlagen sind oftmals untereinander vernetzt (sog. Machine-to-Machine (M2M-Kommunikation). Darüber hinaus werden insbesondere in einer Smart Factory eine Vielzahl von technischen Daten ausgewertet. Bei Maschinendaten liegt ein Personenbezug vor, wenn ein Rückschluss auf das individuelle Arbeitsverhalten möglich ist. Offensichtlich ist der Personenbezug zum Beispiel, wenn Mitarbeiter über einen RFID-Chip, die Personalkennziffer oder ein personalisiertes Nutzerkonto identifiziert und ihre Arbeitsschritte protokolliert werden. Auch eine Verknüpfung von Sensordaten mit weiteren Datenquellen führt zu einem Personenbezug, wenn sich daraus Personenprofile oder -zuordnungen vornehmen lassen. Wenn bspw. eine Zuordnung erfolgt, welche Maschine wann von welchem Beschäftigten betreut wurde, oder eine Maschine regelmäßig überhitzt oder schneller verschleißt, kann bei dem Maschinendatum ein Leistungs- oder Verhaltensbezug hergestellt werden.
Eine datenschutzkonforme Nutzung erfordert eine klare Zweckbindung: Maschinendaten dürfen nur zur Verbesserung der Prozesse und Produkte genutzt werden. Um arbeitsrechtliche Konflikte zu vermeiden, sollten Sie Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten in die Auswahl und Ausgestaltung der Systeme einbinden. Klare Richtlinien zur Nutzung und datenschutzfreundliche Konfigurationen tragen dazu bei, Transparenz und Rechtssicherheit zu gewährleisten.
10. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen
Industrieunternehmen sind zur Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten verpflichtet. Darin werden datenschutzrelevante Geschäftsabläufe erfasst, bei denen im Unternehmen personenbezogene Daten von Kunden, Ansprechpartnern, Lieferanten, Geschäftspartnern, Mitarbeitern, Dienstleistern, Websitebesuchern etc. verarbeitet werden. Einige Beispiele für Verarbeitungstätigkeiten sind: Kundenverwaltung, Flottenmanagement, Logistik, Rechnungsstellung, Arbeitszeiterfassung, Nutzerverwaltung im ERP-System, Bewerbermanagement, Personalaktenführung, Vertriebs Telefonate. Die Aufstellung und Beschreibung der datenschutzrelevanten Geschäftsprozesse sind auf Verlangen der Aufsichtsbehörde bereitzustellen (Art. 30 Abs. 4 DSGVO). Liegt kein Verarbeitungsverzeichnis vor, drohen Bußgelder.
11. Auf Datenschutzverletzungen im Industrieunternehmen vorbereiten
Datenschutzverletzungen in Industrieunternehmen können trotz aller Vorsichtsmaßnahmen eintreten. Bereiten Sie sich und Ihr Team darauf vor, indem Sie einen strukturierten Reaktionsplan erstellen und Ihre Mitarbeiter für dieses Thema sensibilisieren. Auch als Industrieunternehmen sind Sie dazu verpflichtet, eine Datenschutzverletzung innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde zu melden.
Zu den häufigsten Datenschutzverletzungen im Industrieunternehmen zählen:
- Unautorisierter Zugriff auf Nutzerdaten
- Fehlkonfigurationen oder Softwarefehler, die zu Datenlecks führen
- Verfügbarkeitsprobleme durch Updates oder Systemausfälle
12. Auf Betroffenenanfragen im Industrieunternehmen vorbereiten
Industrieunternehmen sollten sich auf Anfragen betroffener Personen zum Datenschutz vorbereiten. Jeder Mitarbeiter muss in der Lage sein, eine solche Betroffenenanfrage zu erkennen, sie ernst zu nehmen und an die zuständigen Stellen weiterzuleiten. Der Datenschutzbeauftragte Ihres Unternehmens sollte bei der Beantwortung jeder einzelnen Betroffenenanfrage einbezogen werden, um keine inhaltlichen oder formalen Fehler zu begehen.
Jede betroffene Person (z. B. Bewerber, Kunde, Ansprechpartner Ihres Lieferanten, Mitarbeiter oder ehemalige Mitarbeiter, Dienstleister) kann Auskunft darüber verlangen, ob personenbezogene Daten über sie verarbeitet werden. Falls dies der Fall ist, hat der Betroffene das Recht zu erfahren, welche konkreten Daten verarbeitet werden. Neben dem Auskunftsrecht können betroffene Personen auch die Löschung ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
13. IT-Rahmenbetriebsvereinbarung abschließen
Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ist ein Dauerbrenner in Industrieunternehmen. Nach der Vorschrift und der sehr weiten Auslegung des Bundesarbeitsgerichts ist der Betriebsrat bei der geplanten Einführung jedes IT-Systems einzubeziehen. Die Einbeziehung des Betriebsrats mündet in die Erstellung einer Betriebsvereinbarung.
Best Practice: Erstellen Sie eine IT-Rahmenbetriebsvereinbarung, um die Beteiligungsrechte des Betriebsrats nicht zu verletzen und das Mitbestimmungsverfahren zu vereinfachen. In datenschutzrechtlicher Hinsicht dient die abgeschlossene Betriebsvereinbarung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten. In Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten sollten klare Regelungen zu Zugriffen, Speicherfristen und Kontrollmechanismen definiert werden. Eine transparente und frühzeitige Abstimmung erleichtert die Implementierung neuer Systeme und sorgt für eine rechtssichere Gestaltung der IT-Landschaft
14. Datenschutzbeauftragten für Industrieunternehmen bestellen
Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) besteht die gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten für Industrieunternehmen in folgenden Fällen:
- Im Unternehmen sind mindestens 20 Personen beschäftigt, die regelmäßig personenbezogene Daten automatisiert – beispielsweise am Computer – verarbeiten.
- Das Industrieunternehmen ist zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung verpflichtet, z.B. weil eine Videoüberwachung durchgeführt oder in großem Umfang sensible Daten verarbeitet werden, z.B. Gesundheitsdaten im Rahmen gesundheitlicher Untersuchungen oder Religionszugehörigkeit für die Abführung der Lohnsteuer
Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten in der Industrie muss für jedes Unternehmen im Konzern gesondert geprüft werden. Sofern mehrere Konzernunternehmen, die beispielsweise die Schwelle von 20 Mitarbeiter überschreiten, kann die Benennung mehrerer Datenschutzbeauftragter erforderlich werden
Wir unterstützen Sie!
Unsere Datenschutzbeauftragten stehen Ihnen bei allen Fragen des Datenschutzes zur Seite. Wir sind ausgebildete Juristen und IT-Fachkräfte mit Schwerpunkt Datenschutz und Informationssicherheit. Unser Angebot zur Benennung zum externen Datenschutzbeauftragten kombiniert Datenschutz-Fachwissen mit rechtlichen, betriebswirtschaftlichen und technischen Kenntnissen. Alle unsere Datenschutzberater sind zertifiziert. Mit uns erfüllen Sie alle Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung.
15. Folgen für Industrieunternehmen bei Verstoß gegen die DSGVO
Die Nichteinhaltung der DSGVO kann schwerwiegende Konsequenzen haben, darunter:
- Bußgelder: Diese können bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen.
- Imageschaden: Datenschutzverletzungen können das Vertrauen der Kunden zerstören.
- Rechtliche Konsequenzen: Betroffene können Schadensersatz fordern.
Selbst kleinere Verstöße, wie das Fehlen einer Datenschutzerklärung, können zu Abmahnungen führen. Die rechtzeitige und korrekte Umsetzung der DSGVO ist daher unerlässlich.
FAQ Datenschutz für Industrieunternehmen
Industrieunternehmen verarbeiten häufig große Mengen personenbezogener Daten, sei es im Personalwesen, in der Produktion oder im Marketing. Die DSGVO schreibt vor, dass diese Daten sicher und rechtskonform verarbeitet werden müssen, um Datenschutzverstöße und hohe Bußgelder zu vermeiden.
Ein Datenschutzbeauftragter ist erforderlich, wenn in einem Unternehmen mindestens 20 Personen regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten oder wenn besonders sensible Daten, wie Gesundheitsdaten, verarbeitet werden.
Der Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung der DSGVO, führt Schulungen durch, berät das Unternehmen in Datenschutzfragen und fungiert als Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden und Betroffene.
Das hängt von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab. Ein interner Datenschutzbeauftragter kennt die internen Prozesse besser, unterliegt jedoch einem besonderen Kündigungsschutz und es fallen Kosten für regelmäßige Weiterbildungen an. Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt oft eine breitere und tiefere Expertise mit, da er in der Regel auf Datenschutz spezialisiert ist und Erfahrungen aus verschiedenen Unternehmen und Branchen einbringt. Externe Datenschutzbeauftragte können objektivere Entscheidungen treffen, da sie unvoreingenommen und keine direkten Bindungen zu internen Prozessen haben. Dies kann besonders vorteilhaft sein, um Interessenkonflikte zu vermeiden und die Compliance in schwierigen Datenschutzfragen zu gewährleisten.
Ohne frühzeitige Einbindung des Datenschutzbeauftragten besteht das Risiko, dass Landing-Pages ohne Datenschutzerklärung veröffentlicht oder Fotos von Veranstaltungen ohne gültige Rechtsgrundlage genutzt werden – dies kann zu Abmahnungen, Datenschutzverstößen und Bußgeldern führen.
Ja, jede Website, die personenbezogene Daten verarbeitet, benötigt eine Datenschutzerklärung. Diese muss klar darüber informieren, welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck und welche Rechte die Betroffenen haben.
Personenbezogene Fotos oder Videos dürfen nur mit einer vorherigen, freiwilligen und informierten Einwilligung der abgebildeten Personen veröffentlicht werden. In bestimmten Fällen kann eine Veröffentlichung auch auf Basis eines berechtigten Interesses erfolgen.
Das CRM-System muss DSGVO-konform sein, es sollte eine klare Zweckbindung geben, und die gespeicherten Daten sollten regelmäßig überprüft und gelöscht werden. In Konzernstrukturen muss außerdem auf die Mandantenfähigkeit des Systems geachtet werden, da ein Datenaustausch zwischen Konzerngesellschaften nicht ohne Weiteres möglich ist. Außerdem sind technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit erforderlich.
Ja, nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO müssen Unternehmen die Kontaktdaten ihres Datenschutzbeauftragten an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde melden und in ihrer Datenschutzerklärung veröffentlichen.
Datenschutzverstöße können hohe Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen. Zudem kann es zu Reputationsschäden und Vertrauensverlust bei Kunden und Partnern kommen.
Typische Fehler sind unzureichend gesicherte IT-Systeme, fehlende Datenschutzerklärungen auf Websites, unerlaubte Videoüberwachung und die Nutzung von Mitarbeiterdaten zur Leistungskontrolle ohne rechtliche Grundlage
Der Betriebsrat hat die Persönlichkeit der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer zu schützen ( § 75 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz). Dies spiegelt sich auch bei den Mitbestimmungsrechten wider. So muss der Betriebsrat bei datenschutzrelevanten Entscheidungen frühzeitig eingebunden werden, z. B. bei der Einführung neuer IT-Systeme.
Unternehmen sollten frühzeitig ihren Datenschutzbeauftragten einbinden, Einwilligungen korrekt einholen, Verträge mit Dienstleistern (z. B. Newsletter-Anbietern) prüfen und sicherstellen, dass alle Datenschutzinformationen transparent bereitgestellt werden.
Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, regelmäßige Sicherheitsupdates, Firewalls und Schulungen der Mitarbeiter, um Cyberangriffe und Datenlecks zu verhindern. Es sollten auch die geltenden IT-.Sicherheitsgesetze (NIS-2, Cyber Resilience Act) beachtet werden.
Ein Datenschutz-Audit sollte regelmäßig mindestens einmal jährlich durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Prozesse den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und mögliche Schwachstellen frühzeitig erkannt werden.
