Was zeichnet einen guten Datenschutzbeauftragten aus? Welche Fähigkeiten sind erforderlich, um den Datenschutz im Unternehmen und die gesetzlichen Anforderungen effektiv umzusetzen? Datenschutz ist ein komplexes Thema, das Unternehmen vor große Herausforderungen stellt. Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter hilft dabei, die DSGVO umzusetzen, gesetzliche Regelungen einzuhalten und Bußgelder zu vermeiden. Doch nicht immer passt der Datenschutzbeauftragte zum Unternehmen. In diesem Artikel erhalten Sie wertvolle Tipps zur Auswahl eines guten Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen. Diese Tipps helfen Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und einen Datenschutzbeauftragten zu wählen, der Ihr Unternehmen nicht nur rechtssicher, sondern auch effizient unterstützt.
Inhaltsverzeichnis
- Was macht ein guter Datenschutzbeauftragter?
- Tipps zur Auswahl eines guten Datenschutzbeauftragten
- 1. Definieren Sie Ihre Wünsche und Anforderungen
- 2. Fester Ansprechpartner im Datenschutz-Projekt
- 3. Datenschutzbeauftragter benötigt Fachwissen:
- 4. Datenschutzbeauftragter verfügt über gute Kommunikationsfähigkeiten
- 5. Ausrichtung an Ihren Unternehmenszielen
- 6. Praktische Erfahrungen und Verständnis für Ihre Branche
- 7. Erstgespräch mit Datenschutz-Dienstleister wahrnehmen
- 8. Eine guter Datenschutzberater stellt die richtigen Fragen
- 9. Ein guter Datenschutzbeauftragter hat sich Ihre Website angeschaut
- 10. Falls Sie etwas Vorwissen haben: Stellen Sie Fragen
- 11. Die besten Datenschutzbeauftragten reden kein Fachchinesisch
- 12. Ein guter Datenschutzbeauftragter unterstützt operativ bei der Umsetzung
- 13. Ständige Erreichbarkeit des Datenschutzbeauftragten
- 14. Sympathie des DSB – Prüfen, ob die “Chemie” stimmt
- 15. Kostentransparenz der Datenschutzberatung
- Sie brauchen eine saubere vertragliche Vereinbarung
- Wann sollte ich eigentlich einen Datenschutzbeauftragten benennen?
- Wie die externen Datenschutzbeauftragten von ALPHATECH Sie unterstützen.
Was macht ein guter Datenschutzbeauftragter?
Ein Datenschutzbeauftragter übernimmt eine zentrale Rolle in Ihrem Unternehmen. Er stellt sicher, dass alle datenschutzrechtlichen Vorschriften eingehalten werden, und steht als Ansprechpartner für alle Fragen rund um die DSGVO zur Verfügung. Neben der reinen Beratung unterstützt der Datenschutzberater im Optimalfall auch aktiv bei der praktischen Umsetzung des Datenschutzes. Dazu gehören die Prüfung von Datenschutzrichtlinien, die Schulung von Mitarbeitern und die Erstellung von Datenschutz-Folgenabschätzungen. Ein guter Datenschutzbeauftragter erkennt Schwachstellen in der Datenverarbeitung und hilft dabei, diese Daten im Sinne der DSGVO zu berichtigen. Ein guter externer sowie interner Datenschutzbeauftragter muss unabhängig sein, um Interessenkonflikte zu vermeiden. Daher dürfen Personen mit leitenden Funktionen, wie Geschäftsführer oder IT-Leiter, diese Rolle nicht übernehmen. Diese Unabhängigkeit gewährleistet, dass Datenschutzmaßnahmen objektiv umgesetzt werden.
Nun stellt sich die Frage: Wie findet man den richtigen betrieblichen Datenschutzbeauftragten? Im nächsten Abschnitt geben wir Ihnen konkrete Tipps zur Auswahl eines Datenschutzbeauftragten, der nicht nur fachlich kompetent ist, sondern auch zu den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens passt.
Tipps zur Auswahl eines guten Datenschutzbeauftragten
1. Definieren Sie Ihre Wünsche und Anforderungen
Der erste Tipp zur Auswahl eines Datenschutzbeauftragten besteht darin, dass Sie sich Ihrer Wünsche und Herausforderungen bewusst werden und genau definieren, welche Anforderungen Sie an diese Rolle haben. Erstellen Sie eine Liste mit Ihren Erwartungen. Dadurch suchen Sie gezielter nach einem geeigneten externen Datenschutzbeauftragten. Hintergrund: Datenschutz ist ein breites Feld, das sowohl technische als auch rechtliche Aspekte umfasst. Daher ist es wichtig zu klären, welche spezifischen Kenntnisse und Fähigkeiten Ihr Datenschutzbeauftragter mitbringen sollte. Je nach Geschäftsmodell und Know-How im Unternehmen benötigen einige Unternehmen einen Datenschutzexperten mit tiefgehendem juristischem Wissen, während andere einen Datenschutzbeauftragten mit starkem technischem Hintergrund bevorzugen.
2. Fester Ansprechpartner im Datenschutz-Projekt
Einer der wichtigsten Tipps zur Auswahl eines Datenschutzbeauftragten ist, auf einen festen Ansprechpartner zu achten, der Sie bei dem Aufbau des Datenschutzmanagements begleitet. Dadurch gehen keine Informationen verloren und der Datenschutzbeauftragte kann individuell auf Ihre Bedürfnisse eingehen. Wenn Ihr Unternehmen jedes Mal mit einer anderen Person sprechen muss, kann dies zu Informationsverlust und Verzögerungen führen. Ein fester Datenschutzbeauftragter sorgt dafür, dass alle Maßnahmen aufeinander abgestimmt sind und dass Sie stets eine kompetente Ansprechperson haben. Besonders in Krisensituationen, wie z. B. bei einer Datenpanne, ist es wichtig, schnell und effizient handeln zu können. Ein vertrauter Ansprechpartner im Datenschutz, der Ihre internen Prozesse kennt, kann in solchen Fällen wertvolle Unterstützung leisten. Darüber hinaus ermöglicht ein fester Ansprechpartner im Datenschutz eine individuelle Beratung. Datenschutz ist keine Standardlösung, sondern muss an die spezifischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens angepasst werden. Ein langfristiger Partner im Datenschutz versteht Ihr Geschäftsmodell und den gesamten Auftrag und kann Ihnen maßgeschneiderte Lösungen anbieten.
3. Datenschutzbeauftragter benötigt Fachwissen:
Ein weiterer wichtiger Tipp zur Auswahl eines Datenschutzbeauftragten ist, auf fundierte Fachkenntnisse im Datenschutzrecht zu achten. Um die gesetzlich geforderte Fachkenntnis des Datenschutzbeauftragten zu erfüllen, bedarf es rechtlicher, betriebswirtschaftlicher und technischer Kenntnisse. Da es keine geregelte Ausbildung für Datenschutzbeauftragte gibt, sollten Sie genau prüfen, wo und wie der Datenschutzbeauftragte seine Fachkenntnisse erworben hat. Um einen geeigneten externen Datenschutzbeauftragten finden zu können, sollten Sie sich daher erklären lassen, wie und wo die Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten stattgefunden hat. Zertifikate von vertrauenswürdige Schulungsanbietern wie TÜV, DEKRA oder GDD sind gute Indikatoren für eine fundierte Ausbildung. Achten Sie darauf, dass der Datenschutzbeauftragte seine Kenntnisse regelmäßig aktualisiert, da sich Gesetze und Vorschriften stetig weiterentwickeln.
4. Datenschutzbeauftragter verfügt über gute Kommunikationsfähigkeiten
Ein Datenschutzbeauftragter muss nicht nur Fachwissen besitzen, sondern dieses auch verständlich vermitteln können. Datenschutz ist für viele Mitarbeiter ein komplexes und oft unliebsames Thema. Ein guter Datenschutzbeauftragter schafft es, die Relevanz des Datenschutzes im erforderlichen Rahmen zu erklären und die Umsetzung im Unternehmen zu erleichtern.
Gute Kommunikation bedeutet, dass der Datenschutzbeauftragte die Bedürfnisse und Herausforderungen der verschiedenen Abteilungen versteht und gezielt auf sie eingeht. Beispielsweise muss er mit der IT-Abteilung über Sicherheitsmaßnahmen sprechen, der HR-Abteilung die umfangreiche Verarbeitung und den Datenschutz bei Bewerbungen erklären und dem Marketing Team zeigen, wie Newsletter DSGVO-konform gestaltet werden können.
Achten Sie im Erstgespräch darauf, ob der Datenschutzbeauftragte komplizierte Sachverhalte einfach erklären kann. Falls Sie nach dem Gespräch mehr Fragen als Antworten haben, könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass die Kommunikation schwierig wird. Ein guter Datenschutzbeauftragter sollte in der Lage sein, den betroffenen Personen und Mitarbeitern Datenschutz praxisnah und anschaulich zu vermitteln.
5. Ausrichtung an Ihren Unternehmenszielen
Tipps zur Auswahl eines guten Datenschutzbeauftragten berücksichtigen nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern auch Ihre unternehmerischen Ziele. Ein pragmatischer Ansatz bedeutet, dass er wirtschaftliche Aspekte einbezieht und dabei das Kosten-Nutzen-Risiko-Verhältnis analysiert.
Neben der Auswahl geeigneter Sicherheitsmaßnahmen kann er Synergien aufzeigen. Beispielsweise können durch die Analyse der Datenverarbeitungstätigkeiten Potenziale zur Prozessoptimierung oder Digitalisierung identifiziert werden. So bringt Datenschutz nicht nur Sicherheit, sondern kann auch wirtschaftlichen Mehrwert schaffen.
6. Praktische Erfahrungen und Verständnis für Ihre Branche
Ein Datenschutzbeauftragter sollte mit den Besonderheiten Ihrer Branche vertraut sein. Ein zentraler Tipp zur Auswahl eines Datenschutzbeauftragten ist deshalb die Überprüfung seiner bisherigen praktischen Erfahrungen und Branchenerfahrungen. Hat er bereits ähnliche Herausforderungen gemeistert oder Referenzen in Ihrem Bereich? Fragen Sie gezielt nach einschlägigen Projekten und Erfahrungen. Praktische Kenntnisse sind ein Indikator für eine effiziente Umsetzung Ihrer Datenschutzmaßnahmen. Ein erfahrener Berater kann branchenspezifische Risiken besser einschätzen und passende Lösungen anbieten, sodass Datenschutz nahtlos in Ihr Geschäftsmodell integriert wird.
7. Erstgespräch mit Datenschutz-Dienstleister wahrnehmen
Ein hilfreicher Tipp zur Auswahl eines Datenschutzbeauftragten ist, das Führen eines kostenlosen Erstgesprächs, um herauszufinden, ob der Berater zu Ihrem Unternehmen passt und die Kriterien Ihrer Anforderungskriterien erfüllt. Kann er Ihr Anliegen nachvollziehen? Stellt er gezielte Rückfragen? Verstehen Sie seine Erklärungen?
Ein kompetenter Datenschutzbeauftragter wird sich für Ihre individuellen Herausforderungen interessieren und diese verständlich erläutern. Ein strukturiertes Erstgespräch legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
8. Eine guter Datenschutzberater stellt die richtigen Fragen
Tipps zur Auswahl eines Datenschutzbeauftragten beinhalten die Überprüfung, ob der Datenschutzberater Ihr Unternehmen wirklich kennenlernen möchte. Achten Sie darauf, ob der Datenschutzberater Ihr Unternehmen wirklich kennenlernen möchte. Eine seriöse Beratung beginnt mit einer detaillierten Analyse Ihrer Geschäftsprozesse und spezifischen Datenschutzanforderungen.
Ein guter Berater stellt gezielte Fragen, um eine maßgeschneiderte Datenschutzstrategie zu entwickeln. Wenn das Gespräch oberflächlich bleibt oder allgemeine Lösungen vorgeschlagen werden, könnte dies ein Zeichen für mangelndes Engagement sein.
9. Ein guter Datenschutzbeauftragter hat sich Ihre Website angeschaut
Einer der wichtigsten Tipps zur Auswahl eines Datenschutzbeauftragten ist, darauf zu achten, ob sich der Berater im Vorfeld mit Ihrem Unternehmen beschäftigt hat. Ein professioneller Datenschutzbeauftragter bereitet sich gründlich auf das Gespräch vor. Dazu gehört eine erste Analyse Ihrer Website, insbesondere der Datenschutzerklärung und des Cookie-Banners. Er sollte offensichtliche Mängel erkennen und erste Verbesserungsvorschläge machen können. Eine solche Vorbereitung zeigt, dass der Berater gewissenhaft arbeitet und bereits vorab ein grundlegendes Verständnis für Ihr Unternehmen entwickelt hat.
10. Falls Sie etwas Vorwissen haben: Stellen Sie Fragen
Tipps zur Auswahl eines Datenschutzbeauftragten beinhalten auch, dessen Kompetenz durch gezielte Fragen zu prüfen. Wenn Sie bereits Grundkenntnisse im Datenschutz haben, nutzen Sie das Gespräch, um die Fachkenntnisse des Beraters besser einzuschätzen. Fragen könnten sein:
- Wann dürfen personenbezogene Daten verarbeitet werden?
- Sind wir Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter?
- Was gibt es bei der Datenübermittlung in Drittstaaten zu beachten?
- Gibt es für die USA einen Angemessenheitsbeschluss?
- Müssen wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen?
Ein erfahrener Berater wird Ihnen klare und verständliche Antworten geben können. Auch wenn Sie die Antworten vielleicht nicht gleich evaluieren können, sehen Sie, wie der Datenschutz-Ansprechpartner darauf reagiert.
11. Die besten Datenschutzbeauftragten reden kein Fachchinesisch
Ein oft übersehener Tipp zur Auswahl eines Datenschutzbeauftragten ist, darauf zu achten, dass er komplexe Inhalte verständlich vermitteln kann. Die DSGVO und der Datenschutz sind eine Welt für sich. Aber ein guter Berater erklärt die Inhalte auf verständliche Weise. Fachbegriffe aus der juristischen oder technischen Welt dürfen keine Hürde für den Kunden darstellen. Wenn Sie im Gespräch das Gefühl haben, den Ausführungen nicht folgen zu können, könnte dies später zu Problemen in der Umsetzung führen. Gute Datenschutzexperten erklären auf Augenhöhe und sorgen für eine klare Kommunikation.
12. Ein guter Datenschutzbeauftragter unterstützt operativ bei der Umsetzung
Bei der Auswahl eines guten Datenschutzbeauftragten sollten Sie die Bereitschaft zur praktischen Unterstützung prüfen. Ein Datenschutzbeauftragter sollte nicht nur beraten, sondern auch aktiv bei der Umsetzung unterstützen. Die bloße Vermittlung theoretischer Konzepte reicht nicht aus – es geht darum, Datenschutzmaßnahmen praktisch in den Unternehmensalltag zu integrieren. Ein erfahrener Berater hilft bei der Erstellung und Pflege des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, unterstützt bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und begleitet technische sowie organisatorische Maßnahmen. Zudem sollte er in der Lage sein, Mitarbeiterschulungen durchzuführen und verständlich zu vermitteln, wie Datenschutz im Tagesgeschäft umgesetzt wird. Ein guter Datenschutzbeauftragter gibt konkrete Handlungsempfehlungen und steht Ihnen bei der Implementierung zur Seite. So vermeiden Sie, dass Datenschutz nur ein abstraktes Thema bleibt, sondern wirklich in die Prozesse Ihres Unternehmens eingebunden wird.
13. Ständige Erreichbarkeit des Datenschutzbeauftragten
Datenschutz erfordert schnelle Reaktionen, insbesondere bei Datenschutzverletzungen. Nach Bekanntwerden einer Datenpanne bleiben Ihnen nur 72 Stunden für die Meldung an die Aufsichtsbehörde. Deshalb ist auch die Erreichbarkeit und die Soforthilfe bei Datenschutzverletzungen ein entscheidender Faktor bei der Auswahl eines Datenschutzbeauftragten.
Klären Sie vorab, wie schnell Ihr Datenschutzbeauftragter in dringenden Fällen erreichbar ist. Eine klare Absprache über Reaktionszeiten kann im Ernstfall entscheidend sein.
14. Sympathie des DSB – Prüfen, ob die “Chemie” stimmt
Neben fachlicher Kompetenz ist auch eine vertrauensvolle Zusammenarbeit wichtig. Ein guter Datenschutzbeauftragter ist offen für Fragen, zugänglich und schafft eine angenehme Arbeitsatmosphäre.
Eine erfolgreiche Umsetzung des Datenschutzes gelingt am besten, wenn beide Seiten gut zusammenarbeiten. Vertrauen und Sympathie sind daher essenzielle Faktoren bei der Auswahl.
15. Kostentransparenz der Datenschutzberatung
Achten Sie auf transparente Preise. Datenschutzberatung sollte keine versteckten Kosten enthalten. Lassen Sie sich von Beginn an erläutern, welche Leistungen enthalten sind und welche zusätzlichen Kosten entstehen können. Ein seriöser Anbieter wird Ihnen eine klare Preisstruktur und einen nachvollziehbaren Leistungsumfang präsentieren.
Sie brauchen eine saubere vertragliche Vereinbarung
Die Zusammenarbeit mit einem Datenschutzbeauftragten sollte klar und vertraglich geregelt sein. Ein detaillierter Vertrag stellt sicher, dass beide Seiten ihre Rechte und Pflichten kennen.
Wichtige Punkte sind die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten, die Verfügbarkeit, die Dokumentationspflichten und eventuelle Haftungsfragen. Achten Sie darauf, dass auch die Vergütung transparent geregelt ist, um unerwartete Kosten zu vermeiden.
Besonders bei externen Datenschutzbeauftragten ist eine klare Abgrenzung der Verantwortlichkeiten entscheidend. Der Vertrag sollte festlegen, welche Aufgaben das Unternehmen selbst übernimmt und welche der Berater ausführt. Eine sorgfältige vertragliche Grundlage sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit und verhindert Missverständnisse.
Wann sollte ich eigentlich einen Datenschutzbeauftragten benennen?
Diese Frage wird häufig gestellt. Ein Unternehmen benötigt zwingend einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG, wenn:
- Ihr Unternehmen mindestens 20 Personen regelmäßig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt.
- Ihre Haupttätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung personenbezogener Daten liegt (z. B. Cloud-Service-Anbieter, Softwareanbieter, Gesundheitsdaten in Arztpraxen).
- Sie Datenverarbeitung durchführen, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich machen (z.B. Videoüberwachung, Einsatz von Künstlicher Intelligenz, Hinweisgeberschutzsystem).
Wie die externen Datenschutzbeauftragten von ALPHATECH Sie unterstützen.
Unsere externen Datenschutzbeauftragten stehen Ihnen bei allen Fragen des betrieblichen Datenschutzes zur Seite. Bei uns erhalten Sie eine personalisierte Betreuung durch Ihren persönlichen Ansprechpartner. Unsere Datenschutzberater sind Rechtsanwälte und IT-Experten und unterstützen Sie auf dem Weg zur DSGVO-Konformität.
Unser Datenschutz Angebot enthält keine versteckten Kosten und planbare Kosten sind für uns selbstverständlich. In einem kostenlosen Erstgespräch finden wir gemeinsam das für Sie geeignete Paket heraus. Sollte keines der Pakete zu Ihren Bedürfnissen passen, erstellen wir Ihnen gerne ein maßgeschneidertes Angebot.
FAQ – Tipps zur Auswahl eines Datenschutzbeauftragten
Ein Datenschutzbeauftragter ist erforderlich, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten oder wenn sensible Daten in größerem Umfang verarbeitet werden. Auch bei risikoreichen Datenverarbeitungen, wie in der Gesundheitsbranche, ist ein Datenschutzbeauftragter notwendig.
Ja, ein interner Datenschutzbeauftragter ist möglich. Allerdings darf diese Person keinen Interessenkonflikten unterliegen, weshalb leitende Angestellte, wie Geschäftsführer oder IT-Leiter, diese Position nicht übernehmen können.
Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt spezialisiertes Fachwissen mit, ist unabhängig und reduziert das Haftungsrisiko. Zudem können Unternehmen dadurch den besonderen Kündigungsschutz und interne Ressourcen sparen und profitieren von objektiven Datenschutzlösungen.
Ein Datenschutzbeauftragter benötigt nach den gesetzlichen Vorgaben umfassende Kenntnisse im Datenschutzrecht (DSGVO, BDSG), in IT-Sicherheit und im Risikomanagement. Zertifikate von TÜV, IHK oder DEKRA sind gute Indikatoren für fachliche Kompetenz.
Die Kosten variieren je nach Anbieter und Leistungspaket. Externe Datenschutzbeauftragte bieten oft flexible Modelle an – von monatlichen Pauschalen (ca. 100–1.000 €) bis hin zu projektbasierten Vergütungen.
Ein Datenschutzbeauftragter überprüft Datenschutzrichtlinien, schult Mitarbeiter, erstellt Datenschutz-Folgenabschätzungen, überwacht Datenverarbeitungstätigkeiten und berät das Unternehmen zur DSGVO-Compliance.
Ein guter Datenschutzbeauftragter hat nicht nur Fachwissen, sondern kann auch verständlich kommunizieren, versteht Ihre Geschäftsprozesse und bietet praxisnahe Lösungen. Zudem sollte er erreichbar und zuverlässig sein.
Nach einer ersten Bestandsaufnahme erfolgt die Risikoanalyse. Der Datenschutzbeauftragte erstellt dann einen Maßnahmenplan und unterstützt bei der Umsetzung. Regelmäßige Audits und Schulungen sind ebenfalls Teil der Zusammenarbeit.
Verstöße gegen die DSGVO können zu hohen Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes führen. Zudem kann ein Imageschaden entstehen, wenn Datenschutzverletzungen bekannt werden.
Ja, Unternehmen müssen den Datenschutzbeauftragten bei der zuständigen Datenschutzbehörde melden. Dies erfolgt in der Regel online über ein Formular auf der Website der Behörde.
Es empfiehlt sich, regelmäßig z.B. zwei-jährlich ein Datenschutz-Audit durchzuführen. Unternehmen mit hohen Datenschutzrisiken sollten sogar jährliche Prüfungen in Betracht ziehen.
Eine DSFA ist eine Analyse der Datenschutzrisiken bei bestimmten Datenverarbeitungen. Sie wird erforderlich, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen darstellt.
Die DSGVO gibt keine spezifischen Aufbewahrungsfristen vor, aber je nach Zweck der Verarbeitung gelten unterschiedliche Fristen. Dokumentationen zur Einhaltung der DSGVO sollten jedoch mindestens 3–5 Jahre aufbewahrt werden.
Regelmäßige Datenschutzschulungen, interne Kontrollen, die Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses und die Zusammenarbeit mit einem Datenschutzbeauftragten helfen, die DSGVO-Compliance sicherzustellen.
Ja, ein Datenschutzbeauftragter kann abberufen werden. Bei internen Datenschutzbeauftragten gelten dabei arbeitsrechtliche Kündigungsfristen unter Beachtung des besonderen Kündigungsschutzes (ähnlich wie bei Betriebsratsmitgliedern). Externe Datenschutzbeauftragte können gemäß vertraglicher Vereinbarung ausgetauscht werden.
