Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, um den Datenschutz im Unternehmen zu sichern, ist für viele Organisationen aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei der Verarbeitung personenbezogener Daten unumgänglich. Doch sollten Sie einen internen oder einen externen Datenschutzbeauftragten engagieren? Diese Entscheidung hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter Unternehmensgröße, vorhandene Ressourcen und spezifische Datenschutzanforderungen.
Inhaltsverzeichnis
- Die Rolle des Datenschutzbeauftragten
- Vorteile eines internen Datenschutzbeauftragten
- Herausforderungen bei internen Datenschutzbeauftragten
- Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
- Herausforderungen bei externen Datenschutzbeauftragten
- Kosten externer Datenschutzbeauftragter
- Entscheidungskriterien
- Fazit
- FAQ Interner vs. Externer Datenschutzbeauftragter
Die Rolle des Datenschutzbeauftragten
Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist für die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften innerhalb eines Unternehmens verantwortlich. Zu den Hauptaufgaben gehören die Beratung des Unternehmens in Fragen zum Datenschutz, die Schulung der Mitarbeiter und die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen.
Vorteile eines internen Datenschutzbeauftragten
Ein interner Datenschutzbeauftragter ist oft ein bestehender interner Mitarbeiter, der die internen Prozesse, die internen Abläufe, die Bedürfnisse des Unternehmens und die Datenschutzrisiken genau kennt. Dieser Wissensvorsprung kann eine effektive und kosteneffizientere Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen ermöglichen. Schließlich fällt die anfängliche Bestandsaufnahme deutlich kürzer aus. Jedoch setzt dies voraus, dass bei den Beteiligten keine Betriebsblindheit vorliegt.
Herausforderungen bei internen Datenschutzbeauftragten
Trotz der Nähe zum Betrieb können interne Datenschutzbeauftragte auf Herausforderungen stoßen. Konflikte können entstehen, wenn Datenschutzmaßnahmen andere Geschäftsinteressen beeinträchtigen. Auch kann die Doppelbelastung durch die Haupttätigkeit und die Datenschutzaufgaben zu einer Überforderung führen. Zudem ist die rechtliche Verantwortung und Haftung ein wichtiger Aspekt, der nicht unterschätzt werden darf. Wichtig zu erwähnen ist außerdem, dass interne Datenschutzbeauftragte einen besonderen Kündigungsschutz haben, der dem von Betriebsratsmitgliedern gleichkommt.
Kosten interner Datenschutzbeauftragter
Unternehmen können interne Mitarbeiter als Datenschutzbeauftragte benennen, wenn sie über die Qualifikationen verfügen. Selbstverständlich entstehen dabei Fortbildungskosten von mehreren Tausend Euro pro Weiterbildungsmaßnahme – es ist wichtig, dies im Voraus zu wissen. Ein externer DSB hingegen kann von Beginn der Zusammenarbeit an zertifizierte Fachkenntnisse vorweisen. Zusätzlich tragen Unternehmen bei einem internen DSB neben den Ausbildungs- und Weiterbildungskosten auch (anteilig) das reguläre Gehalt und die arbeitgeberseitigen Lohnnebenkosten. Wie hoch die Kosten für den internen Datenschutzbeauftragten ausfallen, erfahren Sie in unserem Artikel.
Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet eine externe Lösung für Datenschutzbelange. Er bringt oft eine breitere und tiefere Expertise mit, da er in der Regel auf Datenschutz spezialisiert ist und Erfahrungen aus verschiedenen Unternehmen und Branchen einbringt. Externe DSBs können objektivere Entscheidungen treffen, da sie keine direkten Bindungen zu internen Prozessen oder Politiken haben. Dies kann besonders vorteilhaft sein, um Interessenkonflikte zu vermeiden und die Compliance in schwierigen Datenschutzfragen zu gewährleisten.
Herausforderungen bei externen Datenschutzbeauftragten
Die Inanspruchnahme eines externen Datenschutzbeauftragten kann jedoch höhere Kosten verursachen. Zudem können die Einarbeitung und das Verständnis für unternehmensspezifische Prozesse mehr Zeit in Anspruch nehmen. Die Distanz zum täglichen Geschäftsbetrieb kann auch als Nachteil empfunden werden, insbesondere wenn schnelle Entscheidungen oder Anpassungen erforderlich sind.
Kosten externer Datenschutzbeauftragter
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten beginnen bereits ab 99 Euro monatlich. Je nach Umfang der datenschutzrechtlichen Anforderungen und des Abrechnungsmodells des Anbieters können diese jedoch auch deutlich höher ausfallen. In jedem Fall erfolgt die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten auf Basis eines gesondert zu schließenden Dienstleistungsvertrages. Als zertifizierte Fachexperten bringen externe Datenschutzbeauftragte die Qualifikation für die Ausübung des Amtes mit. Folgende Aspekte sind Einflussfaktoren auf die Kosten:
- Datenschutzrechtliche IST-Situation Ihres Unternehmens
- Geschäftsmodell und Größe Ihres Unternehmens
- Digitalisierungsgrad in Ihrem UNternehmen
- Umfang der Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen
- Abrechnungsmodell des Dienstleisters
Weitere Hintergründe zu den Einflussfaktoren in Bezug auf die Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten finden Sie hier.
Entscheidungskriterien
Bei der Entscheidung zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten sollten Unternehmen die folgenden Kriterien berücksichtigen:
- Unternehmensgröße und -komplexität: Große Unternehmen mit umfangreichen datenverarbeitenden Prozessen könnten von der spezialisierten Expertise eines externen DSB profitieren.
- Kosten: Interne DSBs können kosteneffektiver sein, besonders wenn ausreichende Durchsetzungsstärke und Fachwissen im Unternehmen vorhanden ist.
- Datenschutzrisiken: Unternehmen mit hohen Datenschutzrisiken oder komplexen datenschutzrechtlichen Anforderungen könnten von einem externen Spezialisten profitieren.
Kriterien zur Auswahl des Datenschutzbeauftragten
Der interne oder externe Datenschutzbeauftragte muss die Anforderungen zur Umsetzung der Datenschutzvorgaben in Ihrer Organisation erfüllen. Sie sollten sich daher Gedanken über das benötigte Leistungsprofil machen. Die nachfolgenden Punkte können Ihnen helfen, die Erwartungen an Ihren Dienstleister bzw. Beschäftigten zu definieren bzw. zu konkretisieren:
- Datenschutzbeauftragter benötigt Fachwissen: Die umfassende Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzrechts ist unerlässlich. Um die gesetzlich geforderte Fachkenntnis zu erfüllen, bedarf es rechtlicher, betriebswirtschaftlicher und technischer Kenntnisse. Vertrauenswürdige Schulungsanbieter und Aussteller von Fachkundenachweisen sind beispielsweise TÜV, DEKRA, IHK, GDD. Denn nur mit ausreichender Fachkunde gelingt die Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen im Unternehmen.
- Mehrsprachigkeit: Viele Unternehmen arbeiten auf internationaler Ebene und kommunizieren untereinander oder mit Ihre Kunden länderübergreifend. Wollen Sie, dass der externe Dienstleister die Datenschutzkonformität auf einer internationalen Webseite oder beispielsweise in einer ausländischen Auslandsgesellschaft gewährleistet? Dann sollte Ihr Datenschutzberater in der Lage sein, die Datenschutz Dokumente an die geforderte Sprache anzupassen.
- Kommunikationsfähigkeiten: Der Datenschutzbeauftragte muss in seinem Arbeitsalltag die oftmals unbeliebten DSGVO-Themen vermitteln. Ein Datenschutzbeauftragter benötigt daher ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, um Fachwissen in klarer und verständlicher Sprache dort zu vermitteln, wo es gebraucht wird. Unabhängig davon, ob es um die Einführung einer digitalen Personalakte mit der HR-Verantwortlichen oder die Abstimmung der nächsten Newsletter-Kampagne mit der Marketingleiterin geht. Nur wenn das Datenschutzkonzept und Lösungsansätze überzeugend und verständlich transportiert werden, ist eine Umsetzung des Datenschutzes im mittelständischen Unternehmen in vollem Umfang möglich.
- Pragmatische Herangehensweise: Einen pragmatischen Beratungsansatz zeichnet aus, dass sich der Datenschutzbeauftragte mit den Bedürfnissen, Erwartungen, Prioritäten des Unternehmens auseinandersetzt. Ein guten Datenschutzbeauftragten zeichnet weiterhin aus, dass er bei der Einführung des Datenschutzmanagements auch wirtschaftliche Aspekte berücksichtigt. Dies beinhaltet einerseits die Beachtung des Kosten-Nutzen-Risiko-Verhältnisses bei der Auswahl von geeigneten Sicherheitsmaßnahmen. Andererseits identifiziert ein guter Datenschutzbeauftragter Synergien für seine Kunden. Nach der Analyse der Datenverarbeitungstätigkeiten für die Erstellung des Verzeichnisses (Art. 30 Abs. 1 DSGVO), können erfahrene Datenschutzbeauftragte z.B. Vorschläge zur Optimierung und/oder Digitalisierung von Geschäftsprozessen hervorbringen.
Fazit
Die Wahl zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Umständen Ihres Unternehmens ab. Eine sorgfältige Abwägung der Vor- und Nachteile in Bezug auf Fachwissen, Kosten, Unternehmenskultur und operative Anforderungen ist entscheidend für eine effektive Datenschutz Strategie.
Wir unterstützen Sie!
Unsere Datenschutzbeauftragten stehen Ihnen bei allen Fragen des Datenschutzes zur Seite. Wir sind ausgebildete Juristen und IT-Fachkräfte mit Schwerpunkt Datenschutz und Informationssicherheit. Unser Angebot zur Benennung zum externen Datenschutzbeauftragten kombiniert Datenschutz-Fachwissen mit rechtlichen, betriebswirtschaftlichen und technischen Kenntnissen. Alle unsere Datenschutzberater sind zertifiziert und besitzen eine umfassende Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzrechts. Mit uns erfüllen Sie alle Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung. Wir helfen Ihnen beispielsweise bei der Erreichung einer datenschutzkonformen Internetpräsenz oder bei der Bewertung von Datenschutzverletzungen und der Beantwortung von Betroffenenanfragen.
FAQ Interner vs. Externer Datenschutzbeauftragter
Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) ist vor allem dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen nicht über das erforderliche Fachwissen im Bereich Datenschutz intern verfügt oder die Datenschutzanforderungen so spezifisch und komplex sind, dass eine spezialisierte externe Perspektive erforderlich ist. Dies ist häufig der Fall bei:
• Kleinen bis mittleren Unternehmen, die keine eigene Rechts- oder IT-Abteilung haben.
• Unternehmen, die sich in besonders datenschutzkritischen Branchen wie dem Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen oder Telekommunikation bewegen.
• Unternehmen, die eine flexible Lösung bevorzugen, bei der Kosten nur bei tatsächlichem Anfall entstehen und nicht durch ein festes Gehalt..
Vorteile:
• Bessere Kenntnis interner Prozesse und Abläufe.
• Einfachere Kommunikation und schnellere Koordination mit internen Teams.
• Potenziell geringere Kosten, wenn eine vorhandene Ressource genutzt wird.
Nachteile:
• Mögliche Interessenkonflikte, da der DSB möglicherweise auch in andere betriebliche Prozesse involviert ist.
• Begrenztes Fachwissen, falls der interne DSB nicht speziell für Datenschutz ausgebildet ist.
• Höhere Belastung für den Mitarbeiter, da Datenschutz nur eine von möglicherweise mehreren Aufgaben ist.
Vorteile:
• Hohe Fachkompetenz und spezialisiertes Wissen im Datenschutz.
• Objektivität durch externe Stellung, keine internen Interessenkonflikte.
• Flexibilität in der Vertragsgestaltung und Kostenkontrolle durch projekt- oder stundenbasierte Bezahlung.
Nachteile:
• Höhere Kosten im Vergleich zur internen Lösung.
• Mögliche Herausforderungen bei der Eingewöhnung in spezifische Unternehmensprozesse.
• Geringere Verfügbarkeit im Alltag, abhängig von der Vertragsgestaltung.
Ein interner Datenschutzbeauftragter ist verantwortlich für die Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutzgesetze und -vorschriften innerhalb des Unternehmens. Zu seinen Aufgaben gehören:
• Beratung des Unternehmens in allen Fragen des Datenschutzes.
• Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter bezüglich Datenschutzbestimmungen.
• Überprüfung von Prozessen und Maßnahmen, die die personenbezogenen Daten betreffen, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, um Datenschutzstrategien zu entwickeln und umzusetzen.
• Funktion als Ansprechpartner für Datenschutzfragen innerhalb des Unternehmens sowie gegenüber Aufsichtsbehörden.
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten können variieren und hängen von mehreren Faktoren ab, darunter der Umfang der Dienstleistung, die Komplexität des Unternehmens, die Branche, und die Erfahrung des DSB. Typischerweise können externe DSBs entweder auf Basis eines festen Monatshonorars oder auf Stundenbasis engagiert werden. Die Preise können von einigen Hundert bis zu mehreren Tausend Euro pro Monat reichen. Für kleinere Projekte oder spezifische Beratungen kann auch eine stundenweise Abrechnung sinnvoll sein, wobei Stundensätze zwischen 80 und 200 Euro üblich sind.
