Der Schutz personenbezogener Daten betrifft im Unternehmen nicht nur die Geschäftsführung und IT-Abteilung – auch der Betriebsrat spielt eine zentrale Rolle. Mit der Einführung der DSGVO und dem § 79a BetrVG wurde klar geregelt: Datenschutz ist eine gemeinsame Aufgabe von Arbeitgeber und Betriebsrat. Dabei kommt dem Datenschutzbeauftragten (DSB) eine besondere Stellung zu – er ist Ansprechpartner, Berater und oft auch Vermittler zwischen den Interessen der Belegschaft und den rechtlichen Anforderungen. In diesem Beitrag zeigen wir, welche Datenschutzpflichten der Betriebsrat zu beachten hat, welche Rolle der Datenschutzbeauftragte dabei spielt und warum ein externer Datenschutzbeauftragter häufig die bessere Wahl für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist.
Inhaltsverzeichnis
- Warum Datenschutz auch den Betriebsrat betrifft
- Welche Datenschutzpflichten hat der Betriebsrat?
- Rolle des Datenschutzbeauftragten im Unternehmen
- So kann der externe Datenschutzbeauftragte den Betriebsrat unterstützen:
- Zusammenarbeit zwischen Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem
- Datenschutz in Betriebsvereinbarungen
- Umgang mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) im Betriebsrat
- Unser USP: Datenschutzberatung mit Betriebsrats-Kompetenz
- Externer Datenschutzbeauftragter – Vorteile für alle Beteiligten
- Gesetzliche Grundlagen auf einen Blick
- FAQ – Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat: Die häufigsten Fragen
Warum Datenschutz auch den Betriebsrat betrifft
Der Betriebsrat ist kein „datenschutzfreier Raum“. Zwar ist der Arbeitgeber im Sinne der DSGVO die „verantwortliche Stelle“, doch verarbeitet auch der Betriebsrat regelmäßig personenbezogene Daten – etwa bei Beschwerden, Versetzungen oder Anhörungen. Spätestens mit dem § 79a BetrVG wurde gesetzlich festgelegt, dass der Betriebsrat bei der Verarbeitung personenbezogener Daten an die gleichen Datenschutzregeln wie der Arbeitgeber gebunden ist.
Im Klartext heißt das:
- Der Betriebsrat muss die Datenschutz-Grundverordnung beachten.
- Der Betriebsrat darf personenbezogene Daten nur dann verarbeiten, wenn dies für die Ausübung seiner Rechte erforderlich ist.
- Die Zusammenarbeit des Betriebsrats mit dem Datenschutzbeauftragten ist ausdrücklich vorgesehen und gesetzlich erwünscht.
Welche Datenschutzpflichten hat der Betriebsrat?
Der Betriebsrat nimmt im Unternehmen eine besondere Rolle ein: Er handelt eigenständig im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgaben, ist dabei jedoch organisatorisch in die Unternehmensstruktur eingebunden. Auch im Datenschutzrecht gilt: Der Betriebsrat ist keine eigenständige verantwortliche Stelle, sondern Teil des Unternehmens. Dennoch muss er bei der Verarbeitung personenbezogener Daten alle Grundsätze der DSGVO einhalten.
Was bedeutet das konkret?
- Zweckbindung und Erforderlichkeit: Der Betriebsrat darf nur solche personenbezogenen Daten erheben oder nutzen, die zur Wahrnehmung seiner gesetzlichen Aufgaben erforderlich sind – etwa in der Ausübung von Mitbestimmungsrechten oder Mitwirkungsrechten, bei Beschwerden oder der Prüfung von personellen Einzelmaßnahmen.
- Datenminimierung und Speicherbegrenzung: Es dürfen nur notwendige Daten verarbeitet werden, und auch diese nicht unbegrenzt aufbewahrt werden. Der Betriebsrat benötigt daher klare Konzepte zur Datenaufbewahrung und -löschung.
- Vertraulichkeit und Zugriffsschutz: Der Schutz sensibler Beschäftigtendaten ist essenziell. Das umfasst sowohl technische Maßnahmen (z. B. passwortgeschützte Laufwerke, verschlüsselte Kommunikation) als auch organisatorische Maßnahmen, etwa Zugriffsregelungen im Gremium.
- Meldepflichten und Kooperation: Kommt es zu einem Datenschutzvorfall im Bereich des Betriebsrats (z. B. Datenpanne), muss dieser unverzüglich an den Datenschutzbeauftragten gemeldet werden. Auch bei Anfragen von Betroffenen (z. B. Auskunftsrechte) ist eine enge Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten erforderlich.
Rolle des Datenschutzbeauftragten im Unternehmen
Der Datenschutzbeauftragte (DSB) ist eine zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um die Verarbeitung personenbezogener Daten – und damit auch ein wichtiger Ansprechpartner für den Betriebsrat. Dabei ist klar geregelt: Ein benannter Datenschutzbeauftragter ist für das gesamte Unternehmen zuständig – inklusive Betriebsrat.
Aufgaben des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte unterstützt das Unternehmen dabei, die Vorgaben der DSGVO, des BDSG und weiterer Datenschutzgesetze umzusetzen. Seine Kernaufgaben sind:
- Beratung und Schulung der Verantwortlichen und Beschäftigten, einschließlich des Betriebsrats,
- Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften im Unternehmen,
- Begleitung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (z. B. bei neuen IT-Systemen),
- Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden und Anlaufstelle für Betroffene bei Datenschutzfragen.
Datenschutzbeauftragter auch für den Betriebsrat zuständig
Wichtig: Der Datenschutzbeauftragte ist gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet, auch gegenüber dem Arbeitgeber. Das bedeutet: Der Betriebsrat kann sich vertrauensvoll an ihn wenden, ohne befürchten zu müssen, dass sensible Inhalte weitergegeben werden (§ 79a BetrVG).
So kann der externe Datenschutzbeauftragte den Betriebsrat unterstützen:
Gerade in mitbestimmungspflichtigen Projekten, bei denen Interessen von Geschäftsführung und Betriebsrat aufeinandertreffen, kann ein externer Datenschutzbeauftragter eine vermittelnde Rolle einnehmen. Durch seine Unabhängigkeit und Fachkenntnis schafft er Vertrauen auf beiden Seiten und sorgt dafür, dass Datenschutzanforderungen sachlich, lösungsorientiert und ohne Interessenkonflikte umgesetzt werden. Ob bei der Einführung eines neuen Personaltools, der Auswertung von Mitarbeiterbefragungen oder der Gestaltung von Betriebsvereinbarungen – der Datenschutzbeauftragte sollte frühzeitig eingebunden werden, um Risiken zu erkennen und zu vermeiden. Unsere Beratungspraxis zeigt: Wenn der Datenschutzbeauftragte und der Betriebsrat partnerschaftlich zusammenarbeiten, entsteht nicht nur mehr Rechtssicherheit – sondern auch ein besserer Schutz für die Beschäftigten.
Zusammenarbeit zwischen Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem
Eine wirksame Datenschutzorganisation im Unternehmen funktioniert nur, wenn Betriebsrat und Datenschutzbeauftragter eng zusammenarbeiten. Beide verfolgen dasselbe Ziel: den Schutz der Beschäftigtendaten. Dafür braucht es klare Rollen, gute Kommunikation und frühe Abstimmung.
Frühzeitige Einbindung bei neuen Projekten: Bei der Einführung neuer IT-Systeme oder digitaler Prozesse ist der Betriebsrat gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Der Datenschutzbeauftragte sollte deshalb frühzeitig eingebunden werden, um:
- Risiken rechtzeitig zu erkennen,
- technische Maßnahmen zu planen,
- und unnötige Konflikte zu vermeiden.
Klare Zuständigkeiten schaffen Sicherheit: Immer wieder stellen sich in der Praxis Fragen: Was darf der Datenschutzbeauftragte im Gremienkontext prüfen? Welche Daten gelten als sensibel? Muss alles gemeldet werden? Mit klaren Absprachen lassen sich diese Punkte früh klären.
Kooperation statt Konfrontation: Ein informierter Datenschutzbeauftragter ist für den Betriebsrat ein wertvoller Partner. Umgekehrt profitieren Datenschutzbeauftragte vom Wissen des Betriebsrats über Abläufe und Stimmungen im Betrieb. Diese Zusammenarbeit schafft Rechtssicherheit, Vertrauen und gelebten Datenschutz.
Datenschutz in Betriebsvereinbarungen
Betriebsvereinbarungen sind ein zentrales Instrument, um verbindliche Regelungen für den Einsatz technischer Systeme und den Umgang mit personenbezogenen Daten festzulegen. Besonders bei Technologien mit Überwachungsfunktion – wie Zeiterfassung, E-Mail-Monitoring oder digitale Feedbacktools – ist der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zwingend zu beteiligen.
Dabei reicht eine arbeitsrechtliche Einigung nicht aus: Auch die Datenschutzkonformität muss geprüft werden. In vielen Fällen ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich, insbesondere bei sensiblen oder umfangreichen Beschäftigtendaten.
Die enge Zusammenarbeit zwischen Betriebsrat, Datenschutzbeauftragtem und Arbeitgeber ist entscheidend, um datenschutz- und arbeitsrechtliche Vorgaben zu erfüllen.
Umgang mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) im Betriebsrat
Der Betriebsrat verarbeitet in seiner Arbeit häufig besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO – etwa Angaben zur Gesundheit (Krankmeldungen, Schwerbehindertenstatus), zur Religionszugehörigkeit, zur Gewerkschaftsmitgliedschaft oder zur ethnischen Herkunft. Diese Daten gelten als besonders sensibel und unterliegen daher einem erhöhten Schutzniveau. Für den Betriebsrat bedeutet das: Solche Informationen dürfen nur verarbeitet werden, wenn sie für die Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben zwingend erforderlich sind, etwa im Rahmen von Mitbestimmungsrechten nach dem BetrVG oder bei Beteiligung an personellen Einzelmaßnahmen. Zudem sind höhere Sicherheitsanforderungen einzuhalten, wie etwa eine strengere Zugriffsbeschränkung, gesonderte Speicherorte (verschlüsselte Ordner oder Laufwerke) sowie dokumentierte Löschkonzepte. Auch sollten Betriebsräte vermeiden, sensible Daten in offenen Kommunikationskanälen wie E-Mails oder Chats auszutauschen. Die enge Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten ist gerade bei diesen besonderen Datenkategorien entscheidend, um Verstöße und mögliche Haftungsrisiken zu vermeiden.
Unser USP: Datenschutzberatung mit Betriebsrats-Kompetenz
Datenschutz in der Arbeitswelt erfordert mehr als juristisches Wissen – er braucht Verständnis für Mitbestimmung, Kommunikation und betriebliche Abläufe. Genau hier liegt unsere Stärke:
Langjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Betriebsräten:
Ob Mittelstand, öffentlicher Dienst oder Konzernstruktur: Wir arbeiten seit Jahren eng mit Betriebsräten zusammen und entwickeln Datenschutzlösungen, die sowohl rechtskonform als auch mitbestimmungstauglich sind.
- Wir wissen, worauf die Betriebsräte in Verhandlungen achten.
- Wir sprechen ihre Sprache – juristisch fundiert, aber praxisnah.
- Unser Ziel: Datenschutz und Arbeitnehmerrechte wirksam verbinden.
Aktive Mitwirkung bei Betriebsvereinbarungen:
Wir begleiten Betriebsräte und Arbeitgeber bei der Ausarbeitung von:
- IT-Rahmenvereinbarungen (z. B. für konzernweite Systeme),
- Regelungen für neue digitale Tools,
- Vereinbarungen zu Leistungsüberwachung, Protokollierung oder mobiler Arbeit.
Mit unserer strukturierten Vorgehensweise schaffen wir tragfähige, rechtssichere Ergebnisse – und vermeiden spätere Konflikte.
Externer Datenschutzbeauftragter – Vorteile für alle Beteiligten
Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt nicht nur Fachwissen mit, sondern auch eine unabhängige und vermittelnde Perspektive. Gerade im Umgang mit sensiblen Beschäftigtendaten kann dies die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber, Datenschutzbeauftragtem und Betriebsrat deutlich erleichtern.
Unabhängigkeit und Vertrauen: Externe Datenschutzbeauftragte agieren außerhalb interner Hierarchien. Das ermöglicht eine objektive Beratung, einen vertrauensvollen Austausch mit dem Betriebsrat sowie nachvollziehbare Standards im Umgang mit Beschäftigtendaten.
Erfahrung an der Schnittstelle von Datenschutz und Mitbestimmung: Durch die Kombination aus juristischer Fachkenntnis und praktischer Erfahrung können externe Datenschutzbeauftragte realistische und rechtssichere Lösungen mitentwickeln – insbesondere bei betrieblichen Regelungen und IT-Projekten.
Ressourcenschonung: Externe Beauftragte übernehmen Aufgaben wie Dokumentation, Schulung und Abstimmung mit Behörden. Das entlastet interne Strukturen und erhöht die Verlässlichkeit der Datenschutzprozesse.
Gesetzliche Grundlagen auf einen Blick
Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit zwischen Datenschutzbeauftragtem und Betriebsrat sind klar definiert – insbesondere durch die DSGVO, das BDSG und das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Für Unternehmen, Personalabteilungen und Betriebsräte ist es wichtig, diese Vorgaben zu kennen und korrekt umzusetzen.
DSGVO – Datenschutz-Grundverordnung
Die DSGVO ist die zentrale europäische Regelung für den Schutz personenbezogener Daten. Sie gilt für alle Unternehmen – auch im Beschäftigungskontext. Relevante Grundsätze sind:
- Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung
- Rechte der Betroffenen: Auskunft, Berichtigung, Löschung
- Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten unter bestimmten Bedingungen (Art. 37 DSGVO)
Auch der Betriebsrat muss diese Prinzipien beachten, obwohl er keine eigenständige Verantwortlichkeit im Sinne der DSGVO besitzt.
BDSG – Bundesdatenschutzgesetz
Das BDSG ergänzt die DSGVO auf nationaler Ebene, insbesondere im Beschäftigtendatenschutz:
- § 26 BDSG regelt die zulässige Verarbeitung von Beschäftigtendaten, z. B. zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses oder zur Mitbestimmung.
- § 38 BDSG nennt Voraussetzungen für die Benennung eines Datenschutzbeauftragten.
- Weitere Regelungen betreffen Unabhängigkeit, Qualifikation und Verschwiegenheitspflicht.
BetrVG – Betriebsverfassungsgesetz
Das BetrVG enthält spezielle Vorgaben zur Rolle des Betriebsrats im Datenschutz:
- § 79a BetrVG: Datenschutz ist gemeinsame Aufgabe von Arbeitgeber und Betriebsrat. Der Datenschutzbeauftragte ist auch für den Betriebsrat zuständig; Vertraulichkeitspflichten gelten ausdrücklich.
- § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Die Einführung überwachungsgeeigneter Systeme unterliegt der Mitbestimmung (z. B. Zeiterfassung, Kameras, IT-Tools).
- § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG: Der Betriebsrat überwacht die Einhaltung von Gesetzen – einschließlich Datenschutzvorgaben.
Diese gesetzlichen Grundlagen verdeutlichen: Datenschutz ist ein integraler Bestandteil der betrieblichen Mitbestimmung und betrifft viele Akteure im Unternehmen.
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FAQ – Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat: Die häufigsten Fragen
Ja. Ein bestellter Datenschutzbeauftragter – ob intern oder extern – ist für das gesamte Unternehmen zuständig, also auch für den Betriebsrat. Die Zuständigkeit ergibt sich aus Art. 37 DSGVO und § 79a BetrVG.
Nein. Der Betriebsrat bestellt keinen eigenen Datenschutzbeauftragten. Er nutzt den vom Unternehmen benannten Datenschutzbeauftragten, der auch in Betriebsratsangelegenheiten unterstützend tätig ist – vertraulich und unabhängig.
Der Datenschutzbeauftragte unterstützt den Betriebsrat bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen – z. B. bei der Bewertung von Datenverarbeitungen, bei Schulungen oder der Ausgestaltung von Betriebsvereinbarungen.
Der Datenschutzbeauftragte darf den Betriebsrat nicht im Sinne einer internen Revision überwachen. Er steht beratend zur Seite, unterliegt aber der Verschwiegenheitspflicht gegenüber dem Arbeitgeber (§ 79a BetrVG).
Der Betriebsrat muss bei der Verarbeitung personenbezogener Daten alle Vorgaben der DSGVO und des BDSG einhalten – insbesondere Zweckbindung, Datenminimierung und Vertraulichkeit. Diese Pflichten gelten auch ohne eigene Verantwortlichkeit im DSGVO-Sinn.
Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn sie zur Aufgabenerfüllung des Betriebsrats erforderlich sind. Es gelten Löschfristen, Zugriffsbeschränkungen und technische Schutzmaßnahmen. Der Datenschutzbeauftragte unterstützt bei der Umsetzung.
Der Datenschutzbeauftragte wird häufig bei der Gestaltung datenschutzrelevanter Betriebsvereinbarungen hinzugezogen – z. B. bei IT-Systemen mit Überwachungsfunktion. Er hilft, DSGVO-Vorgaben rechtssicher zu integrieren.
Datenschutzverstöße des Betriebsrats werden dem Arbeitgeber als verantwortlicher Stelle zugerechnet. Daher ist es besonders wichtig, dass der Datenschutzbeauftragte und der Betriebsrat eng zusammenarbeiten, um Risiken zu minimieren.
Ja. Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt Neutralität, Fachwissen und Erfahrung mit – besonders im Zusammenspiel mit dem Betriebsrat. Er wird oft als vertrauenswürdiger und unabhängiger Ansprechpartner wahrgenommen.
Wir beraten Betriebsräte zu allen Fragen des Datenschutzes, begleiten die Verhandlung von Betriebsvereinbarungen, führen Schulungen durch und schaffen sichere Prozesse – immer in enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten und unter Berücksichtigung der Mitbestimmungsrechte.
Der Betriebsrat muss personenbezogene Daten technisch sicher verarbeiten – z. B. durch Zugriffsschutz, verschlüsselte Kommunikation, sichere Speicherorte und dokumentierte Löschkonzepte. Der Datenschutzbeauftragte kann hier konkrete Empfehlungen geben.
Nein, eine Pflicht zur Teilnahme besteht nicht. Der Datenschutzbeauftragte kann jedoch auf Einladung beratend an Sitzungen teilnehmen, wenn datenschutzrelevante Themen (z. B. IT-Einführungen) besprochen werden.
Digitale Tools für Betriebsratsarbeit – wie Cloud-Speicher, digitale Aktenführung oder Online-Kommunikation – müssen DSGVO-konform umgesetzt werden. Der Datenschutzbeauftragte prüft und unterstützt bei Auswahl und Einführung solcher Systeme.
Eine enge Kooperation sorgt für mehr Rechtssicherheit, schützt die Beschäftigten und vermeidet Konflikte zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Der Datenschutzbeauftragte kann helfen, praktikable und mitbestimmungskonforme Lösungen zu finden.
