Datenschutz für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist eine gesetzliche Pflicht und muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Darüber hinaus bietet er die Chance, Vertrauen bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern aufzubauen.Die DSGVO betrifft alle Unternehmen, die sensible Daten verarbeiten und somit auch für den Schutz personenbezogener Daten verantwortlich sind – vom kleinen Familienbetrieb bis zum mittelständischen Unternehmen. Die ALPHATECH Consulting GmbH unterstützt Sie dabei, die DSGVO-Anforderungen effizient und praxistauglich umzusetzen. Profitieren Sie von unserem Fachwissen und steigern Sie Ihre Compliance, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit.
Inhaltsverzeichnis
- Warum die DSGVO auch für kleine und mittelständische Unternehmen entscheidend ist
- Datenschutzbeauftragter für KMU benennen ab 99€ im Monat
- Ihre KMU Website DSGVO gerecht gestalten
- KMU Datenschutz in den Arbeitsalltag integrieren
- KMU: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen
- Technische und organisatorische Maßnahmen in KMU umsetzen
- Datenschutz-Folgenabschätzungen für Risiko-Datenverarbeitungen durchführen
- KMU: Betroffenenrechte effizient managen
- Einsatz von Künstlicher Intelligenz in mittelständischen Unternehmen regeln
- Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern abschließen
- Umgang mit Datenschutzverletzungen vorbereiten
- Ihr Partner für Datenschutz in der KMU!
- FAQ-Datenschutz KMU
Warum die DSGVO auch für kleine und mittelständische Unternehmen entscheidend ist
Viele KMU glauben, die DSGVO betreffe nur große Unternehmen. Doch auch kleine und mittelständische Unternehmen müssen personenbezogene Daten schützen – sei es durch Kundenkontakte, Bewerberdaten oder Online-Interaktionen. Datenschutzverstöße können auch bei KMU hohe Bußgelder und Imageschäden nach sich ziehen.
Fazit: Die Unternehmensgröße spielt keine Rolle – sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, greifen die Regelungen der DSGVO.
Datenschutzbeauftragter für KMU benennen ab 99€ im Monat
Unsere externen Datenschutzbeauftragten unterstützen Sie bei datenschutzrechtlichen Anforderungen und Vorgaben.
Die Datenschutzberatung der ALPHATECH Consulting GmbH bietet flexible und maßgeschneiderte Lösungen. Unsere zertifizierten Datenschutzbeauftragten, Rechtsanwälte und IT-Experten begleiten Sie bei der Erreichung Ihrer Datenschutzziele und unterstützen Sie für kontinuierliche Verbesserungen. Unser Angebot eignet sich für Unternehmen aller Branchen. Zusätzliche Services können bei Bedarf jederzeit hinzugebucht werden.
Hinweis: Sobald Ihr Unternehmen mindestens 20 Mitarbeiter beschäftigt, müssen Sie gemäß § 38 Bundesdatenschutzgesetz einen Datenschutzbeauftragten benennen.
Ihre KMU Website DSGVO gerecht gestalten
Ihre Website ist oft der erste Berührungspunkt für potenzielle Kunden. Nutzen Sie diese Chance, Vertrauen aufzubauen, indem Sie die gesetzlichen DSGVO Pflichten konsequent umsetzen:
- Datenschutzerklärung: Verständlich und transparent.
- Cookie-Banner: Aktive Einwilligung der Nutzer einholen.
- SSL-Verschlüsselung: Schutz sensibler Daten.
- Kontaktformulare: Minimaler Datenabfragebedarf.
- Analyse-Tools: DSGVO-konforme Einbindung.
Unser Angebot: Wir prüfen Ihre Website und sorgen für eine datenschutzkonforme Internetpräsenz.
KMU Datenschutz in den Arbeitsalltag integrieren
Ihre Mitarbeiter spielen eine Schlüsselrolle bei der Einhaltung der DSGVO. Wir helfen Ihnen, Richtlinien und Schulungen zu etablieren, sodass der Datenschutz im Arbeitsalltag der KMU gewahrt wird. Beispiele
- Richtlinie zum Umgang mit Datenträgern
- Richtlinie zur Nutzung von Internet und E-Mail
- Richtlinie Homeoffice/Mobile Office (Telearbeit)
- Passwortrichtlinie
- Arbeitsplatz-Richtlinie
- Nutzungsvereinbarung zu „Bring Your Own Device“ (BYOD)
- Etc.
Praxistipp: Stellen Sie die Richtlinien digital zur Verfügung und informieren Sie Ihre Mitarbeiter per E-Mail über deren Veröffentlichung..
KMU: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen
Das Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten ist ein Kernbestandteil der DSGVO-Compliance. Es dokumentiert datenschutzrelevante Prozesse wie:
- Buchhaltung
- Erstellung von Lohnabrechnungen
- Betrieb der eigenen Website
- Angebotserstellung
- Vertragswesen
- Rechnungsstellung
- Leistungserbringung
- Logistik
- Kundenservice
- Newsletter-Mailing
- Personalakte
ALPHATECH-Lösung: Wir erstellen oder optimieren Ihr Verzeichnis – auditfest und nachvollziehbar.
Technische und organisatorische Maßnahmen in KMU umsetzen
Dank Automatisierung, Cybercrime-as-a-Service-Modellen, Identitätstäuschung und ihrer Anpassungsfähigkeit können Cyberkriminelle eine Vielzahl an großangelegten, komplexen Angriffen immer schneller durchführen. Sicherheitslösungen sind entscheidend, um Cyberangriffe zu verhindern. Mit einem IT-Sicherheitskonzept minimieren Sie Risiken. Unsere Empfehlungen
- Passwortschutz: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter starke Passwörter verwenden.
- Backups: Regelmäßige Sicherung der Daten auf sicheren Medien.
- Wiederherstellung testen: Führen Sie regelmäßige Restore-Tests durch.
- Zugriffsrechte: Nur autorisierte Mitarbeiter dürfen Zugriff auf sensible Daten haben.
- Multi-Faktor-Authentifizierung bietet während der Anmeldung eine zusätzliche Schutzebene
- Verschlüsselung: Besonders bei der Übertragung von Daten (z. B. per E-Mail).
- Patch Management: Veraltete Software stellt ein Sicherheitsrisiko dar und sollte regelmäßig aktualisiert werden.
- Sicherer Umgang mit mobilen Geräten: Smartphones oder Laptops, die Zugriff auf Unternehmensdaten haben, sollten verschlüsselt und gesichert sein.
- Firewall: Sichern Sie Ihr Netzwerk vor unerwünschten Zugriffen.
Unser DSGVO-Service: Wir prüfen, welche weiteren Gesetze für Sie relevant sind (z. B. NIS-2, Cyber Resilience Act) und entwickeln individuelle Sicherheitskonzepte.
Datenschutz-Folgenabschätzungen für Risiko-Datenverarbeitungen durchführen
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist notwendig in einer KMU, wenn Datenverarbeitungen ein hohes Risiko bergen. Beispiele:
- Einsatz von Videoüberwachungsanlagen in Zutrittsbereichen.
- Einsatz von Analysetools, die umfassend personenbezogene Daten auswerten.
- Implementierung von KI-Systemen zur Optimierung der Prozesse.
Ihr Vorteil: Mit unserer Expertise vermeiden Sie Datenschutzrisiken und sichern sich Wettbewerbsvorteile.
KMU: Betroffenenrechte effizient managen
Die DSGVO gibt Personen weitreichende Rechte. Unternehmen müssen auf Anfragen reagieren:
- Auskunftsrecht: Personen können Informationen darüber anfordern, welche Daten über sie gespeichert sind.
- Recht auf Löschung: Kunden können verlangen, dass ihre Daten gelöscht werden (sofern keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht).
- Recht auf Berichtigung: Fehlerhafte Daten müssen korrigiert werden.
- Widerspruchsrecht: Personen können der Verarbeitung ihrer Daten widersprechen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Betroffene können verlangen, dass ihre Daten in einem gängigen Format an sie oder einen anderen Anbieter übertragen werden.
Unser Service: Unterstützung bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen.
Einsatz von Künstlicher Intelligenz in mittelständischen Unternehmen regeln
Künstliche Intelligenz (KI) kann kleinen und mittelständischen Unternehmen Wettbewerbsvorteile verschaffen, bringt aber Datenschutzherausforderungen und gesetzliche Bestimmungen mit sich. Achten Sie darauf:
- Dateneingabe: Persönliche Daten und Geschäftsgeheimnisse dürfen nicht unkontrolliert in KI-Systeme eingespeist werden.
- Richtlinien: Erstellen Sie interne Vorgaben für den datenschutzkonformen Einsatz von KI.
- Nutzungskonten: Verwenden Sie betriebliche statt privater Konten für KI-Anwendungen.
- Rechtskonformität: Stellen Sie sicher, dass die genutzten KI-Tools DSGVO-konform sind.
Unsere DSGVO-Berater entwickeln Ihnen passgenaue Datenschutzstrategien für Ihre KI-Anwendungen.
Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern abschließen
Sobald externe Dienstleister personenbezogene Daten verarbeiten, sind Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) erforderlich. Gemeinsam mit Ihnen verschaffen wir uns einen Überblick über bestehende Auftragsverarbeitungsverhältnisse und erstellen bzw. prüfen neue Auftragsverarbeitungsverträge.
Umgang mit Datenschutzverletzungen vorbereiten
Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) sind nicht vor Datenpannen gefeit. Eine proaktive Vorbereitung und ein gut strukturierter Notfallplan können entscheidend sein, um die Folgen zu minimieren. Gemeinsam erarbeiten wir einen Vorfallreaktionsplan. Darüber hinaus schulen wir Ihre Mitarbeiter im Datenschutz, sodass Datenpannen innerhalb von 72 Stunden erkannt, bewertet und ggf. an die Aufsichtsbehörde gemeldet werden können.
Ihr Partner für Datenschutz in der KMU!
Als KMU profitieren Sie von der Erfahrung von Rechtsanwälten und Informatikern mit branchenübergreifenden Erfahrungen. Wir unterstützen Unternehmen aller Größen auf dem Weg zur Datenschutz-Compliance. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir eine auf Ihr Geschäftsmodell angepasste Datenschutzstrategie.
FAQ-Datenschutz KMU
Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Dazu gehören beispielsweise Name, Adresse, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
Alle Informationen, die eine Person identifizieren können, wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und sogar die IP-Adresse, fallen unter die DSGVO.
Ja, auch im B2B-Bereich gelten die Datenschutzvorgaben. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten, wie etwa die Verwaltung von Namen und E-Mail-Adressen von Newsletter-Abonnenten oder die Speicherung von Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Geschäftskunden, DSGVO-konform erfolgt.
Ja, die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten – unabhängig von ihrer Größe. Kleine und mittelständische Unternehmen müssen die gleichen Anforderungen erfüllen wie große Unternehmen.
Verstöße gegen die DSGVO können mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Zudem kann das Vertrauen der Kunden nachhaltig beeinträchtigt werden.
Ein Datenschutzbeauftragter ist erforderlich, wenn ein Unternehmen 20 oder mehr datenverarbeitende Mitarbeiter beschäftigt oder risikoreiche Prozesse durchführt. Dabei kann es sich um einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten handeln.
Unternehmen mit weniger als 20 datenverarbeitenden Mitarbeitern müssen keinen Datenschutzbeauftragten benennen. Dennoch sind alle anderen DSGVO-Vorgaben vollständig umzusetzen.
Ja, alle Unternehmen sind verpflichtet, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu erstellen und dieses auf Anfrage der Datenschutz-Aufsichtsbehörde vorzulegen.
Datenschutzverletzungen müssen innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Zudem ist eine Risikoanalyse durchzuführen und betroffene Personen sind zu informieren, falls dies erforderlich ist.
Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn externe Dienstleister wie Cloud-Anbieter oder Marketingagenturen personenbezogene Daten im Auftrag eines Unternehmens verarbeiten. In solchen Fällen ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) notwendig.
Kunden haben unter anderem das Recht auf:
•Auskunft über ihre gespeicherten Daten,
•Berichtigung oder Löschung der Daten,
•Widerspruch gegen die Verarbeitung,
•Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format.
Mitarbeiter können durch regelmäßige Schulungen und klare Richtlinien, beispielsweise für E-Mail-Nutzung, Homeoffice oder den Umgang mit sensiblen Daten, für Datenschutz sensibilisiert werden.
Eine DSFA ist eine Analyse, die bei risikoreichen Datenverarbeitungen durchgeführt wird, um mögliche Risiken zu identifizieren und zu minimieren. Beispiele hierfür sind Videoüberwachung oder der Einsatz von KI-Systemen.
Setzen Sie ein Cookie-Banner ein, das Nutzern die Möglichkeit gibt, freiwillig zuzustimmen oder abzulehnen. Zudem sollten ausschließlich DSGVO-konforme Tracking-Tools verwendet werden.
