Gerade Online-Plattformen und digitale Dienste müssen beim Umgang mit personenbezogenen Daten besondere Sorgfalt walten lassen. Denn Vertrauen und Transparenz sind entscheidende Erfolgsfaktoren. Wir haben für Sie die wichtigsten DSGVO-Praxis-Tipps zusammengestellt, wie Sie den Datenschutz für Online-Plattformen verbessern können – verständlich und praxisnah!
Inhaltsverzeichnis
- Warum ist Datenschutz für Online-Plattformen wichtig?
- 13 Praxistipps zum Datenschutz für Online-Plattformen
- Kontaktformulare verschlanken und möglichst wenig Daten erheben
- Datenschutzerklärung in Online-Plattform einbinden
- Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten veröffentlichen
- Registrierung sicher gestalten (Double-Opt-In)
- Rechtssicheres Impressum in der Online-Plattform einbinden
- Cookie-Banner integrieren und Einwilligung einholen
- Datenschutz im Forum sicherstellen
- Passwortschutz auch für Kundenaccounts beachten
- Mitarbeiter im Datenschutz schulen
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen
- Auf Datenschutzverletzung in Online-Plattform vorbereiten
- Auf Betroffenenanfragen in Online-Plattform vorbereiten
- Datenschutzbeauftragten für Online-Plattform benennen:
- FAQ-Datenschutz für Online-Plattformen
Warum ist Datenschutz für Online-Plattformen wichtig?
Als Online-Plattform ist die Verarbeitung personenbezogener Daten unvermeidlich. Dazu gehören Vorname, Nachname, Adressdaten, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bankverbindung, Bestellinformationen, Steuernummern und technische Zugriffsinformationen.
Diese personenbezogenen Daten werden auf unterschiedliche Weise verarbeitet: Beim Aufruf der Online-Plattform wird die IP-Adresse verarbeitet, Nutzer erhalten Newsletter bezüglich neuer Produkte, die Zahlung der letzten Bestellung erfolgt per Lastschriftmandat und der Kanal auf den sozialen Netzwerken zeigt Fotos von Mitarbeitern beim letzten Team Event. Dies sind nur einige wenige Beispiele.
Um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten und rechtswidrigen Inhalten vorzubeugen, müssen Online-Shops und E-Commerce Unternehmen hierbei die gesetzlichen Datenschutzvorgaben aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) beachten. Zur Vermeidung von Abmahnungen und Haftungsfallen sind von Händlern und Shop-Betreibern auch Vorgaben aus anderen Gesetzen wie dem Digitale-Dienste-Gesetz (DDG), Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) zu beachten.
13 Praxistipps zum Datenschutz für Online-Plattformen
Kontaktformulare verschlanken und möglichst wenig Daten erheben
Der erste Tipp zum Datenschutz im digitalen Raum lautet: Fragen Sie in Kontaktformularen nur bestimmte Informationen, die wirklich notwendig sind, ab. Orientieren Sie sich dabei am Grundsatz der Datenminimierung: Pflichtfelder sollten auf das Nötigste beschränkt bleiben, freiwillige Angaben sind klar zu kennzeichnen. So schützen Sie nicht nur die Daten Ihrer Nutzer, sondern kommen so auch Ihren rechtlichen Verpflichtungen nach.
Datenschutzerklärung in Online-Plattform einbinden
Der nächste Tipp zum Datenschutz für Online-Plattformen betrifft die Datenschutzerklärung. Diese muss für die Besucher Ihrer Plattform klar, verständlich und jederzeit leicht erreichbar sein – zum Beispiel über einen Link im Footer. In der Datenschutzerklärung sollten Sie u.a. folgende Punkte berücksichtigen:
- Kontaktdaten des Händlers (Verantwortlicher)
- Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
- Informationen über die erhobenen Daten, Verarbeitung von Daten und Rechtsgrundlage
- Hinweise zu den Empfängern der Daten
- Informationen zur Übermittlung an Empfänger in Drittländern
- Rechte der betroffenen Person
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten veröffentlichen
Ein weiterer wichtiger Tipp zum Datenschutz für Online-Plattformen betrifft den Datenschutzbeauftragten: Wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten bestellt haben, sollten Sie dessen Kontaktdaten in Ihrer Datenschutzerklärung veröffentlichen. Damit erfüllen Sie Ihre gesetzlichen Pflichten und bieten Nutzern eine einfache Möglichkeit, datenschutzrechtliche Anliegen direkt an die zuständige Stelle zu richten. Des Weiteren müssen Sie die Kontaktdaten Ihres Datenschutzbeauftragten an die für Sie zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde melden (Art 37 Absatz 7 DSGVO).
Registrierung sicher gestalten (Double-Opt-In)
Der nächste Tipp zum Datenschutz für Online-Plattformen: Schützen Sie sich und Ihre Nutzer vor Fake-Accounts! Nutzen Sie dafür ein sogenanntes Double-Opt-In-Verfahren:
- Nur notwendige Registrierungsdaten abfragen
- Nach Absenden des Registrierungsformulars eine Bestätigungsmail an die angegebene E-Mail versenden
- Nutzer müssen den Link in der Mail aktiv anklicken, um die Registrierung abzuschließen
Hintergrund: Damit ist sichergestellt, dass er wirklich seine Adresse angegeben hat und die Erstellung von Fake-Accounts verhindert wird. Zusätzlich sollten Sie den Zeitpunkt der Anmeldung, der Bestätigung und die IP-Adresse protokollieren. So können Sie im Streitfall nachweisen, dass die Registrierung korrekt erfolgt ist.
Rechtssicheres Impressum in der Online-Plattform einbinden
Der nächste Tipp zum Datenschutz für Online-Plattformen: Vergessen Sie nicht das Impressum! Alle Online-Plattformen unterliegen der Impressumspflicht. Dieses muss leicht erkennbar, direkt erreichbar und ständig verfügbar sein – idealerweise mit maximal zwei Klicks von jeder Unterseite aus. Nur so lassen sich Abmahnungen vermeiden. Seit Mai 2024 regelt das neue Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) die Impressumspflicht. Achten Sie darauf, Ihre Impressumsangaben aktuell zu halten und auf die richtige gesetzliche Grundlage zu verweisen. Inhaltlich hat sich nichts an der Impressumspflicht geändert. Sofern Sie aber in Ihrem Impressum auf die nunmehr veraltete Rechtsgrundlage § 5 TMG verwiesen haben, sollten Sie das jetzt ändern.
Cookie-Banner integrieren und Einwilligung einholen
Ein weiterer Tipp zum Datenschutz für Online-Plattformen betrifft die verwendeten Cookies. Wenn Sie Analyse-, Marketing- oder Werbe-Cookies einsetzen, müssen Sie eine ausdrückliche Einwilligung der Nutzer einholen. Ein Cookie-Consent-Banner sollte folgende Anforderungen erfüllen
- Technisch erforderliche Cookies dürfen sofort gesetzt werden
- Für alle anderen Cookies ist eine aktive Einwilligung erforderlich
- Cookie Banner muss beim erstmaligen Besuch der Website angezeigt werden
- Der Banner darf die Datenschutzerklärung und das Impressum nicht verdecken
- Die Widerrufsmöglichkeit der Einwilligung muss so einfach sein wie die Erteilung
- Separate Auflistung und Auswahlmöglichkeit der Dienste, die verwendet werden
Sofern nur technisch notwendige Cookies eingesetzt werden und kein Tracking erfolgen soll, kann auf einen Cookie-Banner verzichtet werden.
Datenschutz im Forum sicherstellen
Betreiben Sie ein Forum? Dann sollten Sie auch hier auf den Datenschutz für Online-Plattformen achten. Eine Registrierung sollte per Double-Opt-In erfolgen, und Nutzern sollte eine pseudonyme Nutzung ermöglicht werden. Wenn ein Account gelöscht wird, bleiben die öffentlichen Beiträge zwar erhalten (ggf. unter einem neutralen Benutzernamen wie „Gast“), aber alle anderen personenbezogenen Daten müssen gelöscht werden. Geben Sie Nutzern auch die Möglichkeit, eine vollständige Löschung ihrer Inhalte zu verlangen.
Passwortschutz auch für Kundenaccounts beachten
Der nächste Tipp zum Datenschutz für Online-Plattformen besteht darin, dass ausreichend komplexe Passwörter entweder erzwungen oder durch eine explizite Anzeige der Passwortstärke empfohlen werden.
- Mindestlänge definieren (mindestens 12, besser 14 Zeichen)
- Groß und Kleinschreibung
- Sonderzeichen
Zusätzlich ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung bei besonders sensiblen Plattformen ratsam. Und ganz wichtig: Passwörter dürfen niemals im Klartext gespeichert werden – verwenden Sie moderne Verschlüsselungstechniken. Des Weiteren sollte das Benutzerkonto nach einer gewissen Anzahl an Fehlversuchen temporär gesperrt werden, um Brute-Force-Attacken vorzubeugen.
Mitarbeiter im Datenschutz schulen
Der nächste Tipp zum Datenschutz für Online-Plattformen: Ihre Mitarbeiter sind ein zentraler Bestandteil Ihrer Datenschutzstrategie. Schulen Sie regelmäßig alle Beschäftigten im sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten. Nur wer die Anforderungen kennt, kann sie auch im Alltag umsetzen. So sorgen Sie nicht nur für ein hohes Sicherheitsniveau, sondern erfüllen auch Ihre gesetzliche Pflicht aus der DSGVO gemäß Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen
Ein wichtiger Baustein für den Datenschutz für Online-Plattformen ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Dieses Dokument listet sämtliche Prozesse auf, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden – also alle Abläufe, bei denen beispielsweise Kundendaten, Mitarbeiterinformationen oder Lieferantendaten genutzt werden. Typische Beispiele sind die Verwaltung von Kundenkontakten, die Abwicklung von Bestellungen, die Pflege von Benutzerkonten oder die Durchführung von Bewerbungsverfahren.
Die Erstellung eines solchen Verzeichnisses ist nach Art. 30 DSGVO verpflichtend und dient nicht nur der Übersicht, sondern auch als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden. Diese können das Verzeichnis im Rahmen einer Kontrolle anfordern. Wichtig ist: Auch kleinere Plattformbetreiber sind in den meisten Fällen verpflichtet, ein solches Verzeichnis zu führen. Wird darauf verzichtet, können Bußgelder verhängt werden. Unser Tipp: Halten Sie das Verzeichnis stets aktuell und dokumentieren Sie jede Änderung an den Geschäftsprozessen zeitnah.
Auf Datenschutzverletzung in Online-Plattform vorbereiten
Trotz sorgfältiger Schutzmaßnahmen lassen sich Datenschutzverletzungen nicht immer vollständig verhindern. Daher ist es für den Datenschutz für Online-Plattformen essenziell, im Vorfeld einen Reaktionsplan zu erstellen. Dieser sogenannte „Incident Response Plan“ legt fest, wie Ihr Team im Falle einer Datenpanne reagieren soll.
Besonders wichtig ist, dass Datenschutzverletzungen schnell erkannt und innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde gemeldet werden, wie es Art. 33 DSGVO vorschreibt. Typische Vorfälle sind unbefugte Zugriffe auf Kundendaten, durch Softwarefehler verursachte Datenlecks oder Ausfälle nach fehlerhaften System-Updates. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig, damit diese verdächtige Vorfälle sofort melden.
Auf Betroffenenanfragen in Online-Plattform vorbereiten
Online-Plattformen sollten sich auf Anfragen betroffener Personen zum Datenschutz vorbereiten. Betroffene Personen, deren Daten verarbeitet werden – also Kunden, Nutzer, Bewerber oder auch Mitarbeiter – haben das Recht, Auskunft über die sie betreffenden Daten zu verlangen oder deren Löschung zu fordern.
Damit Ihr Unternehmen hier rechtskonform agiert, sollten alle Mitarbeiter wissen, wie eine solche Anfrage aussieht und an wen sie weitergeleitet werden muss – meist an den Datenschutzbeauftragten. Bei einer Anfrage hat der Verantwortliche maximal einen Monat Zeit zur Antwort. Tipp aus der Praxis: Etablieren Sie ein klares Verfahren, um Anfragen schnell zu erkennen, zu dokumentieren und innerhalb der gesetzlichen Fristen zu beantworten. Eine freundliche, strukturierte Kommunikation schafft Vertrauen bei den Betroffenen und schützt Sie vor unnötigen Konflikten.
Datenschutzbeauftragten für Online-Plattform benennen:
Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) besteht die gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten für E-Commerce Unternehmen in folgenden Fällen:
- Im Unternehmen sind mindestens 20 Personen damit beschäftigt, regelmäßig personenbezogene Daten automatisiert – beispielsweise am Computer – zu verarbeiten.
- Im Unternehmen werden in großem Umfang sensible Daten verarbeitet, z.B. Gesundheitsdaten oder Daten von Minderjährigen.
Weiterhin kann die freiwillige Benennung eines Datenschutzbeauftragten oder Beauftragung eines Datenschutzberaters sinnvoll sein, um bei der Umsetzung der DSGVO Unterstützung zu erhalten. Insbesondere wenn die Ressourcen oder das Know-How im eigenen Team fehlt. Die Höhe der genauen Kosten für einen Datenschutzbeauftragten hängt von verschiedenen Faktoren ab: datenschutzrechtlicher Ist-Zustand, Abrechnungsmodell des Dienstleisters, Geschäftsmodell und Größe des Unternehmens und der Umfang der Datenverarbeitung. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann bereits ab 99 Euro im Monat beauftragt werden.
Sie benötigen Unterstützung beim Thema Datenschutz für Online-Plattformen?
Unsere Datenschutzbeauftragten stehen Ihnen bei allen Fragen des Datenschutzes zur Seite. Wir sind ein Team aus ausgebildeten Juristen und IT-Fachkräften mit Schwerpunkt Datenschutz und IT-Sicherheit. Unsere datenschutzrechtliche Beratung behält bei der DSGVO-Umsetzung Ihre unternehmerischen Ziele und die Besonderheiten Ihrer Branche im Blick.
FAQ-Datenschutz für Online-Plattformen
Die Veröffentlichung der Kontaktdaten ermöglicht es Betroffenen, sich direkt bei Fragen oder Beschwerden rund um den Datenschutz an den zuständigen Ansprechpartner zu wenden. Damit zeigen Sie Transparenz und erfüllen Ihre gesetzliche Informationspflicht gemäß Art. 13 DSGVO. Die Kontaktdaten sollten leicht auffindbar und aktuell sein, beispielsweise in Ihrer Datenschutzerklärung.
Ja, Sie müssen die zuständige Aufsichtsbehörde über die Benennung Ihres Datenschutzbeauftragten informieren. Nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO sind Sie verpflichtet, der Aufsichtsbehörde den Namen und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten mitzuteilen. Diese Meldung erfolgt in der Regel elektronisch über ein Meldeportal der jeweiligen Behörde. Auch bei einem Wechsel des Datenschutzbeauftragten müssen Sie die Informationen aktualisieren. Eine unterlassene oder verspätete Meldung kann als Verstoß gegen die DSGVO gewertet und mit einem Bußgeld geahndet werden.
Das Double-Opt-In-Verfahren schützt Ihre Plattform vor Fake-Accounts und Missbrauch. Nach der Anmeldung erhält der Nutzer eine Bestätigungs-E-Mail und muss den Link aktiv anklicken, um sein Konto zu aktivieren. So stellen Sie sicher, dass die angegebene E-Mail-Adresse tatsächlich dem Nutzer gehört. Gleichzeitig erfüllen Sie eine wichtige Anforderung der DSGVO an die Nachweisbarkeit von Einwilligungen.
Wenn Ihre Plattform Cookies verwendet, die nicht technisch notwendig sind (z. B. Analyse- oder Marketing-Cookies), benötigen Sie die ausdrückliche Einwilligung der Nutzer. Diese wird über ein Cookie-Banner eingeholt. Ohne Zustimmung dürfen nur technisch notwendige Cookies gesetzt werden. Außerdem muss die Einwilligung widerrufbar sein und eine Auswahlmöglichkeit der einzelnen Dienste bestehen.
Ein Cookie-Banner ist immer dann erforderlich, wenn Cookies oder ähnliche Technologien verwendet werden, die nicht zwingend notwendig für den Betrieb der Plattform sind – etwa Tracking- oder Marketing-Cookies. Technisch notwendige Cookies können hingegen ohne vorherige Einwilligung eingesetzt werden. Wichtig ist, dass das Banner die Website-Nutzung nicht behindert und echte Auswahlmöglichkeiten bietet.
Verlangen Sie bei der Kontoerstellung sichere Passwörter – am besten mit mindestens 12 bis 14 Zeichen, Groß- und Kleinbuchstaben sowie Sonderzeichen. Nutzen Sie idealerweise eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und verschlüsseln Sie Passwörter nach dem Stand der Technik. Zusätzlich sollten Benutzerkonten nach mehreren Fehlversuchen gesperrt werden, um Brute-Force-Angriffe zu verhindern.
Der Mensch ist oft das schwächste Glied in der Sicherheitskette. Technische Maßnahmen können nur wirken, wenn Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie mit personenbezogenen Daten richtig umgehen. Regelmäßige Datenschutzschulungen helfen, Fehler und Datenschutzverletzungen zu vermeiden und die Sensibilität für den richtigen Umgang mit sensiblen Daten zu erhöhen. Zudem erfüllen Sie damit Ihre Pflicht nach Art. 39 DSGVO.
Ja, fast alle Unternehmen, auch Betreiber von Online-Plattformen, müssen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen. Darin werden alle Prozesse dokumentiert, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, wie z. B. Kundenverwaltung, Rechnungsstellung oder Bewerbungsmanagement. Dieses Verzeichnis muss bei Bedarf den Aufsichtsbehörden vorgelegt werden. Fehlt es, drohen empfindliche Bußgelder.
Erstellen Sie einen klaren Reaktionsplan, wie bei einer Datenschutzverletzung vorzugehen ist. Dazu gehören die schnelle Identifikation und Bewertung des Vorfalls, interne Informationswege sowie die Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darauf, Vorfälle sofort zu melden, um schnell reagieren zu können und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Zu den typischen Datenschutzverletzungen gehören unbefugte Zugriffe auf Nutzerdaten, Softwarefehler, die zu Datenverlust führen, oder fehlerhafte Updates, die Systeme lahmlegen. Auch das versehentliche Versenden von E-Mails an falsche Empfänger kann eine Datenschutzverletzung sein. In jedem Fall muss der Vorfall sorgfältig dokumentiert und in schwerwiegenden Fällen der Aufsichtsbehörde gemeldet werden.
Stellen Sie sicher, dass jede Betroffenenanfrage schnell an den Datenschutzbeauftragten oder eine zuständige Stelle im Unternehmen weitergeleitet wird. Antworten Sie innerhalb der gesetzlichen Frist von maximal einem Monat und dokumentieren Sie Ihre Antwort.
Nutzer haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Außerdem können sie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen einlegen oder die Datenübertragbarkeit verlangen. Ihre Online-Plattform muss diese Rechte leicht zugänglich machen und auf entsprechende Anfragen schnell und vollständig reagieren.
Ein Datenschutzbeauftragter ist Pflicht, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten oder wenn sensible Daten in großem Umfang verarbeitet werden. Dazu zählen Gesundheitsdaten oder Daten von Minderjährigen. Aber auch ohne Pflicht kann es sinnvoll sein, freiwillig einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, um rechtliche Risiken zu minimieren.
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten hängen von Faktoren wie Unternehmensgröße, Komplexität der Datenverarbeitung und Leistungsumfang ab. Oft starten die Angebote bei etwa 99 Euro monatlich. Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet den Vorteil, dass er unabhängig arbeitet und umfassendes Fachwissen mitbringt – eine sinnvolle Investition in die Sicherheit Ihrer Online-Plattform.
