Im Zeitalter der Digitalisierung und der stetigen Verarbeitung personenbezogener Daten haben Unternehmen eine enorme Verantwortung im Bereich des Datenschutzes. Datenschutzverletzungen stellen eine ernsthafte Bedrohung dar, sowohl für das Vertrauen der Kunden als auch für die rechtliche Integrität eines Unternehmens. Sollte eine solche Datenschutzverletzung eintreten, ist es entscheidend, schnell zu handeln. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt von Unternehmen, dass sie Datenschutzverletzungen innerhalb der 72 Stunden-Frist melden. Doch was genau ist eine Datenschutzverletzung, warum ist diese Frist so wichtig, und wie geht man bei der Meldung vor? In diesem Artikel erklären wir die notwendigen Schritte und zeigen, wie Sie eine Datenschutzverletzung rechtzeitig und korrekt melden können.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Datenschutzverletzung?
- Die 72-Stunden-Frist: Was Sie über die Meldung von Datenschutzverletzungen wissen müssen:
- Wer muss eine Datenschutzverletzung melden?
- Wann ist eine Meldung erforderlich?
- Wo und wie wird die Datenschutzverletzung gemeldet?
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Meldung einer Datenschutzverletzung
- Schritt 1 : Identifikation der Datenschutzverletzung
- Schritt 2 : Bewertung des Datenschutzvorfalls / Interne Beurteilung der Datenschutzrisiken
- Schritt 3 : Sofortige Maßnahmen zur Schadensbegrenzung
- Schritt 4 : Meldung an die Aufsichtsbehörde
- Schritt 5: Information der betroffenen Personen (falls erforderlich)
- Was passiert nach Meldung der Datenschutzverletzung?
- Fazit: So stellen Sie sicher, dass Sie Datenschutzverletzungen in der Frist melden
- FAQ zum Thema Datenschutzverletzung in der Frist melden
Was ist eine Datenschutzverletzung?
Zunächst ist es wichtig, genau zu verstehen, was eine Datenschutzverletzung eigentlich ist. Eine Datenschutzverletzung bezieht sich auf jede Art von Vorfall, bei dem personenbezogene Daten unbeabsichtigt oder unrechtmäßig gelöscht, verloren, verändert, offengelegt, unbefugt zugänglich gemacht oder anderweitig verarbeitet werden. Datenschutzverletzungen können sowohl durch menschliches Versagen als auch durch technische Fehler oder Cyberangriffe geschehen.
Beispiele für Datenschutzverletzungen:
- Datenverlust: Ein unverschlüsselter Laptop mit Kundendaten geht verloren oder wird gestohlen. Auch eine unrechtmäßige Löschung gehört zum Datenverlust.
- Hacking-Angriffe: Wenn Cyberkriminelle auf Unternehmensdaten zugreifen und diese stehlen oder veröffentlichen.
- Fehlendes Offboarding: Ein ehemaliger Mitarbeiter hat noch Zugriff auf das interne IT-System
- Fehlerhafte Verarbeitung: Wenn das Marketing-Team versehentlich eine Liste mit personenbezogenen Kundendaten an die falsche Person versendet.
- Veröffentlichung von Daten: Wenn eine Datenbank mit personenbezogenen Informationen versehentlich öffentlich zugänglich gemacht wird.
Diese Vorfälle sind beispielhaft und stellen ein erhebliches Risiko für die betroffenen Personen dar, insbesondere wenn sensible Daten, wie etwa Gesundheitsdaten oder Finanzdaten, betroffen sind.
Die 72-Stunden-Frist: Was Sie über die Meldung von Datenschutzverletzungen wissen müssen:
Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Unternehmen verpflichtet, jede Datenschutzverletzung innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden der zuständigen Behörde zu melden, sofern die Datenschutzverletzung ein Risiko für Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt. Diese Frist stellt sicher, dass infolge von Datenschutzverletzungen schnell gehandelt wird, um potenziellen Schaden für betroffene Personen zu minimieren.
Warum diese Frist für die Meldung von Datenschutzverletzungen so wichtig ist:
Die 72-Stunden-Frist dient der schnellen Reaktion und hilft, die Folgen einer Datenschutzverletzung zu begrenzen und direkt Maßnahmen zur Schadensbegrenzung einzuleiten. Je früher die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde informiert wird, desto schneller kann sie gegebenenfalls technische Schutzmaßnahmen, oder ähnliches starten, um den Schaden zu begrenzen oder zu verhindern, dass die betroffenen Daten weiter missbraucht werden. Ein verspätetes Handeln könnte nicht nur die Auswirkungen auf die betroffenen Personen verschärfen, sondern auch zu hohen Bußgeldern führen.
Wenn die Frist überschritten wird, können erhebliche Strafen gemäß der DSGVO verhängt werden. Diese reichen von Bußgeldern bis hin zu rechtlichen Konsequenzen, die das Unternehmen und seine vertretungsberechtigten Geschäftsführer betreffen können.
Wer muss eine Datenschutzverletzung melden?
Nicht der Datenschutzbeauftragte eines Unternehmens ist gesetzlich zur Meldung einer Datenschutzverletzung verpflichtet.
Vielmehr liegt die Verantwortung bei der Geschäftsführung oder der unternehmerischen Leitung. Diese müssen sicherstellen, dass im Fall einer Datenschutzverletzung die erforderlichen Maßnahmen getroffen und die Meldung korrekt innerhalb der gesetzlich festgelegten Frist erfolgt. Gemäß Artikel 33 der DSGVO liegt die Meldepflicht für Datenschutzverletzungen bei dem Verantwortlichen im Unternehmen. Der Verantwortliche ist die natürliche oder juristische Person, die die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt. In der Regel handelt es sich dabei, wie bereits oben erwähnt, um die Geschäftsführung oder die Leitungsebene des Unternehmens.
In der Praxis ist es jedoch häufig der Datenschutzbeauftragte, der den Vorfall entgegennimmt, bewertet und die notwendigen Schritte vorbereitet. Der Datenschutzbeauftragte fungiert hierbei als Berater und unterstützt die Geschäftsleitung, indem er den Vorfall analysiert und die Meldung an die Aufsichtsbehörde im Auftrag der Geschäftsführung vorbereitet. Der Datenschutzbeauftragte hat also eine wichtige unterstützende Rolle, insbesondere bei der Bewertung der Schwere der Verletzung und der richtigen Vorgehensweise bei der Meldung. Die Entscheidung, den Vorfall tatsächlich zu melden, wird jedoch immer in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung getroffen, die die endgültige Verantwortung trägt.
Wann ist eine Meldung erforderlich?
Grundsätzlich sind Unternehmen verpflichtet, eine Datenschutzverletzung innerhalb der Frist von 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DSGVO). Es gibt aber auch Ausnahmen von diesem Grundsatz: So kann eine Meldung an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde ausnahmsweise unterbleiben, wenn der Vorfall voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die von dem Vorfall betroffenen natürlichen Personen führt. Um über Ja oder Nein einer Meldung entscheiden zu können, ist eine schnellstmögliche Risikobewertung erforderlich. Bei der Ermittlung des Risikos müssen Art, Umfang und Umstände der eingetretenen Verletzung in die Risikoprognose einbezogen werden. Demnach gilt: Je höher der anzunehmende Schaden ist, desto geringer sind die Anforderungen an die Wahrscheinlichkeit seines Eintritts.
Wo und wie wird die Datenschutzverletzung gemeldet?
Die Meldung der Datenschutzverletzung erfolgt bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde im Bundesland der eigenen (Haupt-)Niederlassung. Die meisten Datenschutz-Aufsichtsbehörden bieten Online-Formulare für eine Abgabe der Meldung an.
| Liste der Datenschutz-Aufsichtsbehörden | Hinweis |
| Baden-Württemberg | |
| Bayern | |
| Berlin | Das Meldeformular ist auszufüllen und per Mail an die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zu adressieren. |
| Brandenburg | |
| Bremen | |
| Hamburg | |
| Hessen | Das Meldeformular ist auszufüllen und über einen Upload-Link an den Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit zu übermitteln. |
| Mecklenburg-Vorpommern | |
| Niedersachsen | |
| Nordrhein-Westfalen | |
| Rheinland-Pfalz | |
| Saarland | |
| Sachsen | |
| Sachsen-Anhalt | |
| Schleswig-Holstein | Das Meldeformular ist auszufüllen und per Mail an die Behörde zu adressieren. |
| Thüringen |
Notwendige Informationen bei der Meldung:
Die abgefragten Informationen variieren je nach Bundesland. Sie sollten sich auf die folgenden Fragen einstellen:
- Beschreibung des Sachverhalts: Eine detaillierte Erklärung, was vorgefallen ist bzw. wie die Datenverletzung stattgefunden hat.
- Betroffene personenbezogenen Daten: Welche Arten von personenbezogenen Daten sind von der Datenschutzverletzung betroffen?
- Zahl der betroffenen Personen: Wie viele Personen sind von der Datenschutzverletzung betroffen?
- Ergriffene Maßnahmen: Welche Schritte unternommen wurden, um den Vorfall zu beheben oder zu verhindern, dass er erneut auftritt.
- Mögliche Risiken: Mögliche negative Folgen für die betroffene Person (Diskriminierung, Identitätsdiebstahl, Rufschädigung, finanzielle Verluste, gesellschaftliche Nachteile, etc.)
- Kontaktinformationen: Der Datenschutzbeauftragte oder eine verantwortliche Person für den Vorfall.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Meldung einer Datenschutzverletzung
Sobald potenzielle Datenschutzverletzungen festgestellt werden, ist schnelles Handeln erforderlich. Hier sind die Schritte, die Sie folgen sollten, um eine Datenschutzverletzung in der Frist zu melden:
Schritt 1: Identifikation der Datenschutzverletzung
Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass eine potenzielle Datenschutzverletzung auch als solche erkannt wird. Alle Mitarbeiter sollten in der Lage sein, diese zu erkennen und an die zuständigen Personen weiterzuleiten. Überprüfen Sie, ob personenbezogene Daten unbefugt oder unbeabsichtigt offengelegt wurden oder verloren gegangen sind. Dabei sollten Sie den Vorfall genau dokumentieren, um später alle relevanten Informationen bereitstellen zu können.
Schritt 2: Bewertung des Datenschutzvorfalls / Interne Beurteilung der Datenschutzrisiken
Nachdem der Vorfall festgestellt wurde, muss er gründlich bewertet werden. Hierbei geht es darum, die Schwere des Vorfalls sowie die möglichen Auswirkungen zu bestimmen. Die wichtigsten Fragestellungen dabei sind:
- Mögliche Risiken: Welche negativen Folgen hat der Datenschutzvorfall für die betroffene Person? (Diskriminierung, Identitätsdiebstahl, Rufschädigung, finanzielle Verluste, gesellschaftliche Nachteile, etc.)
- Eintrittswahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist es, dass der Vorfall ernsthafte Folgen für die betroffenen Personen hat? Wurden die Daten in einem erheblichen Maße kompromittiert oder ist der Schaden auf einen isolierten Vorfall begrenzt?
- Schadensauswirkungen: Welche Auswirkungen könnte die Verletzung auf die betroffenen Personen haben? Liegt eine hohe Gefahr für den Missbrauch personenbezogener Daten vor, etwa durch Identitätsdiebstahl oder finanzielle Schäden?
Diese interne Risikobewertung ist notwendig, um zu entscheiden, ob und wie schnell die Aufsichtsbehörde und die betroffenen Personen informiert werden müssen.
Schritt 3: Sofortige Maßnahmen zur Schadensbegrenzung
Bevor die Meldung an die Aufsichtsbehörde erfolgt, ist es wichtig, schnell Maßnahmen zu ergreifen, um den Schaden zu minimieren. Dies kann beinhalten:
- Die Sicherstellung, dass die Datenquelle isoliert und geschützt wird.
- Die Ermittlung des Ausmaßes der Datenschutzverletzung.
- Das Sperren oder Löschen von betroffenen Daten, wenn dies erforderlich ist.
Schritt 4: Meldung an die Aufsichtsbehörde
In Fällen, in denen ein Risiko für die betroffenen Personen besteht, müssen Sie die Datenschutzverletzung in der Frist an die Aufsichtsbehörde melden. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen bereitgestellt werden, wie oben beschrieben.
Schritt 5: Information der betroffenen Personen (falls erforderlich)
In Fällen, in denen ein hohes Risiko für die betroffenen Personen besteht, müssen diese ebenfalls informiert werden. Die Benachrichtigung sollte klar und verständlich sein, sodass die betroffenen Personen wissen, welche Daten betroffen sind und welche Schritte sie unternehmen sollten.
Was passiert nach Meldung der Datenschutzverletzung?
Wenn Sie die Datenschutzverletzung in der Frist an die Aufsichtsbehörde melden, werden diese den Vorfall prüfen und entscheiden, ob weitere Maßnahmen erforderlich sind. Sie wird den Vorfall bewerten und, wenn nötig, weitere Untersuchungen einleiten.
Fazit: So stellen Sie sicher, dass Sie Datenschutzverletzungen in der Frist melden
Der Umgang mit einer Datenschutzverletzung erfordert schnelles Handeln und präzise Kommunikation. Wenn Sie die 72-Stunden-Frist einhalten und korrekt vorgehen, können Sie nicht nur rechtliche Konsequenzen vermeiden, sondern auch das Vertrauen Ihrer Kunden bewahren.
Eine proaktive Vorbereitung ist entscheidend. Unternehmen sollten regelmäßig ihre Sicherheitsmaßnahmen überprüfen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit Datenschutzverletzungen geschult sind. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann hierbei eine wertvolle Unterstützung leisten, um sicherzustellen, dass alle Vorschriften eingehalten werden.
Sie benötigen sofortige Unterstützung bei einer Datenschutzpanne?
Wir sind ein Team aus externen Datenschutzbeauftragten und bieten Ihnen Soforthilfe bei Ihrer Datenschutzverletzung. Wir unterstützen Sie bei der Analyse, Bewertung, fristgerechten Meldung der Datenschutzverletzung und stehen Ihnen bei allen weiteren Schritten mit Rat und Tat zur Seite.
FAQ zum Thema Datenschutzverletzung in der Frist melden
Eine Datenschutzverletzung – umgangssprachlich oft als Datenpanne oder Datenleck bezeichnet – liegt dann vor, wenn es sich um eine „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ handelt (Art. 33 DSGVO und Art. 4 Nr. 12 DSGVO).
Sobald eine Datenschutzverletzung festgestellt wird, müssen Sie den Vorfall umgehend, d.h. innerhalb der Frist, melden. Zunächst sollten Sie den Vorfall intern untersuchen, um den Schaden zu bewerten und Maßnahmen zur Schadensbegrenzung zu ergreifen. Danach muss die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden informiert werden. Falls erforderlich, sollten auch die betroffenen Personen informiert werden.
Laut der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden an die zuständige Aufsichtsbehörde gemeldet werden, sofern kein geringes Risiko für die betroffenen Personen besteht.
Der Datenschutzbeauftragte ist nicht direkt gesetzlich verpflichtet, die Datenschutzverletzung zu melden. Er unterstützt jedoch die Geschäftsführung, indem er den Vorfall bewertet, Maßnahmen zur Schadensbegrenzung vorschlägt und die Meldung an die Aufsichtsbehörde vorbereitet.
Ja, wenn die Datenschutzverletzung ein hohes Risiko für die betroffenen Personen darstellt, müssen diese unverzüglich informiert werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Verletzung zu einem hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen führt, z. B. durch Identitätsdiebstahl oder finanziellen Schaden.
Falls nicht alle Informationen innerhalb der 72 Stunden-Frist verfügbar sind, können Sie eine unvollständige Meldung der Datenschutzverletzung abgeben. Es ist jedoch wichtig, dass Sie nachträglich alle fehlenden Informationen melden, sobald diese verfügbar sind.
Wenn die Datenschutzverletzung kein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt, ist keine Meldung erforderlich. Sie sollten jedoch immer intern prüfen, ob die Verletzung tatsächlich keine Risiken birgt.
Unternehmen, die eine Datenschutzverletzung nicht melden, riskieren hohe Bußgelder gemäß der DSGVO. Die Höhe der Bußgelder hängt von der Schwere des Vorfalls und der verspäteten Meldung ab.
Wenn der Vorfall durch einen Dienstleister oder Auftragsverarbeiter verursacht wurde, muss dieser den Verantwortlichen über die Datenschutzverletzung informieren. Der Verantwortliche muss dann die Meldung an die Aufsichtsbehörde und ggf. die betroffenen Personen vornehmen.
Der Begriff des Datenschutzverstoßes kann als Oberbegriff für jede Verletzung gegen die gesetzlichen Bestimmungen aus der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verstanden werden. Ein klassisches Beispiel für einen Verstoß gegen die DSGVO ist die Nichtbeachtung der gesetzlichen Verpflichtung zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Ein Datenschutzverstoß kann, muss aber nicht gleichzeitig auch eine Datenschutzverletzung bedeuten.
