Die Datenschutzanforderungen an Unternehmen sind komplex – im Konzernumfeld steigen sie jedoch exponentiell. Unterschiedliche Tochtergesellschaften, internationale Datenflüsse, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten und dezentrale Strukturen machen die Umsetzung der DSGVO, des BDSG und des TDDDG zur organisatorischen und rechtlichen Herausforderung.
Ein zentraler Datenschutzbeauftragter für den Konzern kann hier nicht nur rechtssicher agieren, sondern auch Synergien nutzen, Doppelarbeit vermeiden und Haftungsrisiken minimieren. Als spezialisierte Datenschutzberatung unterstützen wir Sie dabei, eine einheitliche, strategisch fundierte Datenschutzorganisation aufzubauen – oder übernehmen die Rolle des externen Konzerndatenschutzbeauftragten für Ihre gesamte Unternehmensgruppe. Ein externer Datenschutzbeauftragter im Konzernumfeld bietet zusätzliche Vorteile , etwa unabhängige Beratung, Skalierbarkeit und den Zugang zu spezialisierten Ressourcen. Zudem muss die Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten intern nicht erst erfolgen.
Inhaltsverzeichnis
- Datenschutz im Konzern verstehen
- Gesetzliche Anforderungen und rechtliche Grundlagen
- Aufgaben eines Konzerndatenschutzbeauftragten
- Vorteile einer zentralen Datenschutzorganisation im Konzern
- Interner oder externer Konzerndatenschutzbeauftragter?
- Ein Datenschutzbeauftragter für die gesamte Unternehmensgruppe?
- Unser Leistungsversprechen als externer Konzerndatenschutzbeauftragter
- Benennung als externer Konzerndatenschutzbeauftragter
- Entwicklung und Umsetzung einer konzernweiten Datenschutzstrategie
- Aufbau einer tragfähigen Datenschutzorganisation
- Steuerung der konzernweiten Umsetzung der DSGVO
- Schulung und Sensibilisierung
- Ansprechpartner für Behörden und interne Stellen
- Dokumentation, Reporting und kontinuierliche Verbesserung
- FAQ: Datenschutzbeauftragter Konzern
Datenschutz im Konzern verstehen
In Konzernen ist Datenschutz weit mehr als nur eine Pflichtaufgabe – er ist ein integraler Bestandteil strategischer Unternehmenssteuerung. Anders als bei Einzelunternehmen ist der Datenschutz im Konzern deutlich vielschichtiger: Zentrale IT-Dienstleistungen, gruppenweite HR-Systeme, konzernweite CRM-Lösungen und internationale Datenübermittlungen erfordern eine koordinierte Steuerung.
Unterschied zum Datenschutz in Einzelunternehmen
Einzelunternehmen organisieren Datenschutz häufig lokal – mit klaren Zuständigkeiten, geringerer Komplexität und überschaubaren Datenflüssen. Konzerne hingegen müssen Datenschutz ganzheitlich und übergreifend denken: Prozesse überschneiden sich, Verantwortung ist verteilt, und die Übersicht leidet schnell ohne klare Steuerung durch einen zentralen Datenschutzbeauftragten im Konzern.
Komplexität konzerninterner Datenflüsse
Personenbezogene Daten werden oft über Gesellschaftsgrenzen hinweg verarbeitet – beispielsweise wenn die Muttergesellschaft IT-Infrastruktur bereitstellt, zentral Bewerberdaten verwaltet oder globale Marketingkampagnen plant. Die Klärung von Verantwortlichkeiten, rechtssichere Regelungen für Auftragsverarbeitung oder gemeinsame Verantwortlichkeit sind zentrale Aufgaben des Datenschutzbeauftragten im Konzern.
Relevanz für IT, Legal, Compliance und Geschäftsleitung
Ein funktionierender Datenschutz im Konzern betrifft mehrere Schlüsselbereiche gleichzeitig:
- IT-Leitungen müssen technische und organisatorische Maßnahmen zentral steuern.
- Rechts- und Compliance-Abteilungen benötigen verbindliche Richtlinien und Absicherung gegenüber Aufsichtsbehörden.
- Datenschutzkoordinatoren brauchen zentrale Leitplanken und operative Unterstützung.
- Geschäftsleitungen haften im Zweifel persönlich – und erwarten rechtssichere, aber pragmatische Lösungen.
Ein externer Datenschutzbeauftragter für den Konzern schafft hier Struktur, Übersicht und Handlungssicherheit – abgestimmt auf die individuellen Gegebenheiten Ihrer Unternehmensgruppe.
Gesetzliche Anforderungen und rechtliche Grundlagen
Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist für viele Unternehmen gesetzlich verpflichtend – insbesondere im Konzernumfeld.
Laut Art. 37 DSGVO muss ein Datenschutzbeauftragter benannt werden, wenn:
- die Kerntätigkeit des Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung sensibler Daten besteht,
- systematische Überwachung betroffener Personen erfolgt (z. B. Tracking, Scoring, Profiling),
- oder – laut § 38 BDSG – in Deutschland mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.
In Konzernen ist mindestens eine dieser Voraussetzungen nahezu immer erfüllt. Damit ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten im Konzern in der Praxis regelmäßig verpflichtend. Die Einhaltung dieser Vorgaben erfordert eine zentrale, koordinierte Steuerung – insbesondere, wenn mehrere Gesellschaften betroffen sind.
Aufgaben eines Konzerndatenschutzbeauftragten
Ein Datenschutzbeauftragter im Konzern hat weit mehr Aufgaben als die rein rechtliche Beratung. Er fungiert als zentrale Instanz für die Planung, Umsetzung und Kontrolle sämtlicher Datenschutzmaßnahmen – konzernweit und über alle Gesellschaften hinweg. Ein Datenschutzbeauftragter konzernweit ist zugleich Ansprechpartner, Koordinator und Kontrollinstanz.
Typische Aufgaben im Konzernumfeld:
- Überwachung der DSGVO- und BDSG-Compliance in allen Unternehmen der Gruppe
- Beratung der Geschäftsführung und Fachbereiche in datenschutzrelevanten Fragestellungen
- Begleitung von Projekten, z. B. Einführung neuer IT-Systeme, Tools oder Datenverarbeitungsprozesse
- Durchführung und Bewertung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)
- Erstellung und Pflege eines konzernweiten Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
- Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden, z. B. über E-Learnings oder Präsenzschulungen
- Einführung und Pflege eines Datenschutz-Management-Systems (DSMS)
- Kontrolle externer Dienstleister (z. B. durch Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen)
- Meldung und Management von Datenschutzvorfällen innerhalb der gesetzlichen Fristen
- Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und Bearbeitung von Betroffenenanfragen
Im Konzernkontext kommt zusätzlich die Herausforderung hinzu, zwischen verschiedenen Gesellschaften, Systemen und Kulturen zu koordinieren. Ziel ist eine konsistente Datenschutzstruktur für die gesamte Unternehmensgruppe.
Vorteile einer zentralen Datenschutzorganisation im Konzern
Ein zentrales Datenschutzkonzept für den gesamten Konzern bietet klare organisatorische, rechtliche und wirtschaftliche Vorteile. Der Datenschutzbeauftragte Konzern-weit kann dadurch Standards etablieren, Prozesse vereinheitlichen und Risiken effektiv kontrollieren.
Warum zentrale Steuerung sinnvoll ist:
- Einheitliche Standards & Prozesse
Klare Richtlinien, identische Vorlagen und zentrale Policies sorgen für Konsistenz – von der Einwilligungserklärung bis zur Reaktion auf Datenschutzpannen.
- Synergieeffekte & Ressourcenschonung
Die Schulung, das VVT oder der Löschplan muss nicht in jeder Gesellschaft neu erfunden werden. Zentrale Umsetzung spart Zeit, Kosten und Personal.
- Geringeres Haftungs- und Bußgeldrisiko
Zentral gesteuerte Prozesse mit klarer Dokumentation schaffen die notwendige Nachweisbarkeit nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
- Verbesserte interne Kommunikation
Datenschutz wird systematisch verankert – über Datenschutzkoordinatoren, einheitliche Ansprechpartner und abgestimmte Kommunikationswege.
- Rechtssicherheit für die Unternehmensleitung
Die Geschäftsführung kann sich auf ein funktionierendes internes Kontrollsystem verlassen – dokumentiert, nachvollziehbar und auditierbar.
- Verlässliche Ansprechbarkeit für externe Stellen
Sowohl Betroffene (z. B. Bewerber, Kunden, Beschäftigte) als auch Datenschutzaufsichtsbehörden wissen genau, an wen sie sich wenden können.
Interner oder externer Konzerndatenschutzbeauftragter?
Konzernunternehmen müssen entscheiden, ob sie die Funktion des Datenschutzbeauftragten intern oder extern besetzen. Beide Varianten sind zulässig, unterscheiden sich aber hinsichtlich Organisation, Haftungsrisiken und Flexibilität.
Interner Konzerndatenschutzbeauftragter
Ein interner Datenschutzbeauftragter wird aus den eigenen Reihen bestellt und verfügt idealerweise über Kenntnisse der internen Abläufe. In Konzernstrukturen kann diese Lösung jedoch an Grenzen stoßen:
- Interessenkonflikte: Die Doppelfunktion als DSB und leitender Angestellter (z. B. IT-Leitung, HR, Geschäftsführung) schließen sich aus
- Kündigungsschutz: Interne DSBs genießen besonderen Kündigungsschutz (§6 Abs. 4 i. V. m. §38 Abs. 2 BDSG)
- Ressourcenbindung: Ein interner DSB benötigt regelmäßige Weiterbildung, Tools, Zeit – nicht selten auf Kosten anderer Aufgaben
- Ein-Personen-Risiko: Bei Krankheit, Urlaub oder Überlastung entstehen schnell Compliance-Lücken
Externer Konzerndatenschutzbeauftragter
Ein externer Datenschutzbeauftragter wird vertraglich beauftragt und übernimmt die gesetzlich geforderten Aufgaben unabhängig und weisungsfrei. Diese Lösung bietet besonders im Konzernumfeld mehrere Vorteile:
- Rechtssicher, neutral, keine Interessenkonflikte
- Keine Bindung an arbeitsrechtliche Sonderregelungen
- Zugriff auf ein interdisziplinäres Expertenteam
- Vertretung und Skalierbarkeit bei wachsendem Bedarf
- Feste monatliche Kosten und transparente Leistungspakete
Ein externer Datenschutzbeauftragter im Konzern bringt zudem eine objektive Perspektive mit und kann gewachsene Strukturen gezielt analysieren und optimieren.
Ein Datenschutzbeauftragter für die gesamte Unternehmensgruppe?
Die DSGVO erlaubt gemäß Art. 37 Abs. 2 die Benennung eines einzigen Datenschutzbeauftragten für eine gesamte Unternehmensgruppe. Dies ist insbesondere für Konzerne mit mehreren Tochtergesellschaften von Vorteil.
Voraussetzungen:
- Leichte Erreichbarkeit für alle Gesellschaften
- Fachliche Eignung und ausreichende Ressourcen
- Keine Interessenkonflikte mit anderen Rollen
- Einzelfallmeldung bei der zuständigen Aufsichtsbehörde durch jede Gesellschaft
Ein Datenschutzbeauftragter Konzern-weit kann so als zentrales Steuerungselement fungieren – mit klaren Zuständigkeiten, konsistenten Standards und reduzierten Schnittstellenrisiken.
Unser Leistungsversprechen als externer Konzerndatenschutzbeauftragter
Als spezialisierte Unternehmensberatung im Datenschutz unterstützen wir Konzerne bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Wir übernehmen alle damit verbundenen Aufgaben, inklusive Meldewesen und Dokumentation.
Benennung als externer Konzerndatenschutzbeauftragter
Wir lassen offiziell als Datenschutzbeauftragter für die gesamte Unternehmensgruppe benennen – entweder für alle Gesellschaften oder für definierte Teile des Konzerns. Dabei übernehmen wir sämtliche damit verbundenen formalen, organisatorischen und kommunikativen Pflichten.
Entwicklung und Umsetzung einer konzernweiten Datenschutzstrategie
Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine einheitliche Datenschutzstrategie, abgestimmt auf Ihre Strukturen, Systeme und Prozesse.
Aufbau einer tragfähigen Datenschutzorganisation
Wir unterstützen Sie beim Aufbau einer zentral gesteuerten Datenschutzorganisation. Dabei definieren wir Rollen, Verantwortlichkeiten und Meldewege und schaffen so die strukturelle Grundlage für die kontinuierliche Steuerung und Überwachung aller datenschutzrelevanten Maßnahmen.
Steuerung der konzernweiten Umsetzung der DSGVO
Wir übernehmen die operative Steuerung der datenschutzrechtlichen Umsetzung in allen Gesellschaften – von der Durchführung von Audits über die Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten bis hin zur Unterstützung bei technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs), Betroffenenanfragen und Datenschutzvorfällen.
Schulung und Sensibilisierung
Wir führen regelmäßig Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen durch – sowohl für Datenschutzkoordinatoren als auch für Fachbereiche und Mitarbeitende. Dabei setzen wir auf eine Kombination aus Präsenzformaten, Webinaren und E-Learnings – abgestimmt auf die jeweilige Unternehmensstruktur.
Ansprechpartner für Behörden und interne Stellen
Wir agieren als zentrale Anlaufstelle für Anfragen von Datenschutzaufsichtsbehörden sowie für alle internen Ansprechpartner im Konzern. Wir unterstützen bei Prüfungen, Stellungnahmen, Fristwahrung und der Kommunikation mit Betroffenen.
Dokumentation, Reporting und kontinuierliche Verbesserung
Wir stellen die vollständige Dokumentation der datenschutzrechtlichen Maßnahmen sicher und berichten regelmäßig an die Konzernleitung oder an die zentrale Rechtsabteilung. Unsere Berichte enthalten nachvollziehbare Bewertungen des Datenschutzniveaus, identifizierte Risiken und konkrete Handlungsempfehlungen.
FAQ: Datenschutzbeauftragter Konzern
Die DSGVO erlaubt es gemäß Art. 37 Abs. 2, dass eine Unternehmensgruppe – also eine Muttergesellschaft und ihre verbundenen Tochterunternehmen – einen gemeinsamen Datenschutzbeauftragten benennt. Rechtlich wird der Konzern hier als „Gruppe von Unternehmen“ definiert (Art. 4 Nr. 19 DSGVO), analog zu § 18 AktG. Wichtig: Die Konzerngesellschaften bleiben dabei eigene verantwortliche Stellen im Sinne der DSGVO.
Ja. In der Regel muss ein Konzern einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn personenbezogene Daten in größerem Umfang verarbeitet werden. Dies ergibt sich aus Art. 37 DSGVO sowie § 38 BDSG. In Konzernstrukturen ist diese Pflicht fast immer gegeben, da Daten zentral verarbeitet oder über mehrere Gesellschaften hinweg genutzt werden.
Ja. Gemäß Art. 37 Abs. 2 DSGVO ist die Benennung eines gemeinsamen Datenschutzbeauftragten für eine Unternehmensgruppe zulässig, sofern dieser für jede Gesellschaft leicht erreichbar ist. Voraussetzung ist außerdem, dass er über ausreichende Fachkunde und Ressourcen verfügt.
Ein Datenschutzbeauftragter im Konzern übernimmt zentrale Aufgaben wie die Überwachung der Datenschutz-Compliance, die Durchführung von Audits, die Beratung zu Datenschutz-Folgenabschätzungen, die Schulung von Mitarbeitenden sowie die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden – konzernweit und einheitlich.
Der Datenschutzbeauftragter Konzern-weit muss bereichsübergreifend koordinieren und für alle Gesellschaften ein konsistentes Datenschutzniveau sicherstellen. Er ist stärker in Strategie, Organisationsentwicklung und Konzernkommunikation eingebunden als ein DSB in einem Einzelunternehmen.
Die fehlende oder fehlerhafte Benennung eines Datenschutzbeauftragten im Konzern kann zu empfindlichen Bußgeldern führen. Darüber hinaus kann die Geschäftsleitung persönlich in die Haftung genommen werden, wenn keine ausreichenden Datenschutzstrukturen vorhanden sind.
Wird kein geeigneter Datenschutzbeauftragter benannt, drohen erhebliche Konsequenzen:
• Bußgelder von bis zu 10 Mio. € oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes (Art. 83 Abs. 4 DSGVO)
• Haftung der Geschäftsleitung bei grober Fahrlässigkeit oder Organisationsversagen
•Reputationsschäden und Verlust des Vertrauens bei Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern
Umso wichtiger ist es, frühzeitig eine rechtssichere, belastbare Datenschutzstruktur im Konzern zu etablieren – mit klarer Verantwortlichkeit, zentraler Steuerung und dokumentierter Compliance.
Branchen wie Finanzdienstleister, IT-Unternehmen, Gesundheitswesen, Maschinenbau und produzierendes Gewerbe profitieren von einem zentralen Datenschutzbeauftragten im Konzern. Hier bestehen komplexe Datenverarbeitungsprozesse und hohe Anforderungen an Compliance und Rechenschaftspflicht.
Der Datenschutzbeauftragter Konzern-weit muss über fundierte Kenntnisse im Datenschutzrecht, in der IT-Sicherheit und in organisatorischen Abläufen verfügen. Zusätzlich erforderlich sind Erfahrung in der Steuerung komplexer Strukturen und Kommunikationsstärke im Umgang mit unterschiedlichen Konzerngesellschaften.
Bei entsprechender Vorbereitung kann ein externer Datenschutzbeauftragter innerhalb weniger Tage offiziell benannt und operativ eingebunden werden. Wir übernehmen auf Wunsch die komplette Koordination – von der Meldung bis zur Integration in Ihre Datenschutzprozesse.
