Externer Datenschutzbeauftragter für Ihre Arztpraxis – DSGVO-sicher & rechtskonform

Sie führen eine Arztpraxis und suchen einen zuverlässigen Datenschutzbeauftragten? Als spezialisierte Unternehmensberatung im Bereich Datenschutz übernehmen wir die gesetzlich geforderte Funktion des externen Datenschutzbeauftragten für Ihre Arztpraxis – effizient, sicher und branchengerecht.

Wir unterstützen Sie dabei, alle gesetzlichen Anforderungen aus DSGVO, BDSG und TDDDG zu erfüllen – mit einem erfahrenen, spezialisierten externen Datenschutzbeauftragten für Ihre Arztpraxis.

Datenschutzbeauftragter in der Arztpraxis – ja oder nein?

Grundsätzlich gilt: Nahezu jede Arztpraxis ist zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet, da sie routinemäßig besonders schützenswerte Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO verarbeitet. Diese besonderen Kategorien personenbezogener Daten unterliegen einem erhöhten Schutzbedarf, und die datenschutzrechtlichen Anforderungen sind im medizinischen Bereich besonders streng.

Darüber hinaus greift zusätzlich die sogenannte 20-Personen-Schwelle nach § 38 BDSG: Sobald mindestens 20 Mitarbeitende regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten, ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten zwingend erforderlich – unabhängig von der Art der Daten. In vielen Arztpraxen ist diese Zahl durch medizinisches Fachpersonal, Ärztinnen und Ärzte sowie Verwaltungspersonal schnell erreicht.

Auch wenn die formale Schwelle (noch) nicht überschritten ist, bleibt Ihre Praxis in jedem Fall voll verantwortlich für die datenschutzkonforme Verarbeitung von Patientendaten. Ein externer Datenschutzbeauftragter hilft Ihnen dabei, gesetzliche Vorgaben korrekt umzusetzen, Risiken zu minimieren und das Vertrauen Ihrer Patientinnen und Patienten dauerhaft zu sichern.

Darum ist der Datenschutz in der Arztpraxis besonders kritisch:

In kaum einem anderen Bereich ist der Datenschutz so sensibel wie im Gesundheitswesen – und insbesondere in der Arztpraxis. Ärztinnen und Ärzte verarbeiten täglich hochgradig vertrauliche Gesundheitsdaten, die nach Art. 9 DSGVO zu den „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“ zählen. Dazu gehören unter anderem Diagnosen, Befunde, Therapien, Laborwerte oder Medikationspläne – also Informationen, deren unbefugte Offenlegung für Patienten äußerst folgenreich sein kann.

Patientinnen und Patienten vertrauen darauf, dass ihre Daten sicher sind – sowohl digital in der Praxissoftware als auch im persönlichen Gespräch. Schon kleine Versäumnisse wie unzureichend gesicherte IT-Systeme, nicht geschulte Mitarbeitende oder fehlende Einwilligungserklärungen können zu schwerwiegenden Datenschutzverstößen führen.

Hinzu kommt: Die Aufsichtsbehörden kontrollieren Arztpraxen besonders genau, da das Risiko für Datenpannen und meldepflichtige Vorfälle vergleichsweise hoch ist. Wer als Praxisinhaber hier nicht vorausschauend handelt, riskiert nicht nur Bußgelder und Abmahnungen, sondern auch einen nachhaltigen Verlust des Patientenvertrauens – ein Risiko, das sich mit professioneller Datenschutzbetreuung leicht vermeiden lässt.

Datenschutzbeauftragter Arztpraxis: Gesetzliche Grundlagen

Patienten müssen sich darauf verlassen können, dass die dem Arzt anvertrauten hochsensiblen Daten vertraulich bleiben. Der Datenschutz für die Arztpraxis spielt deshalb eine zentrale Rolle. Einerseits ist der Arzt gemäß seiner Berufsordnung zur Verschwiegenheit verpflichtet. Andererseits sind im Umgang mit personenbezogenen Daten für diesen Berufsstand folgende weitere Gesetze zu beachten:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Muster-)Berufsordnung für die in Deutschland tätigen Ärztinnen und Ärzte
• Strafgesetzbuch (StGB): § 203, Verletzung von Privatgeheimnissen

Risiken bei Datenschutzverstößen in der Arztpraxis– Bußgelder, Abmahnungen und Vertrauensverlust:

Datenschutzverstöße in der Arztpraxis sind kein Kavaliersdelikt: Schon vermeintlich kleine Lücken – etwa eine unverschlüsselte E-Mail, ungeschulte Mitarbeitende oder ein fehlender AV-Vertrag – können zu Sanktionen führen.

• Bußgelder durch Aufsichtsbehörden von bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes
• Abmahnungen durch Patienten, Mitbewerber oder Datenschutzvereine
• Schadensersatzforderungen bei Datenpannen
• Reputationsverlust in der Patientenkommunikation

Ein professioneller, externer Datenschutzbeauftragter schützt Ihre Arztpraxis präventiv und nachhaltig vor solchen Risiken

Ihre Vorteile mit einem externen Datenschutzbeauftragten Arztpraxis

Ein interner Datenschutzbeauftragter (DSB) ist eine Praxisinterne angestellte Person, die offiziell mit der Überwachung und Umsetzung der Datenschutzvorgaben beauftragt wird. Interne Datenschutzbeauftragte müssen speziell geschult, regelmäßig fortgebildet und von anderen Aufgaben freigestellt werden. In vielen Praxen ist das personell oder wirtschaftlich nicht sinnvoll. Des Weiteren unterliegen interne Datenschutzbeauftragte einem besonderen Kündigungsschutz (ähnlich wie Betriebsratsmitglieder)

Ihre Vorteile mit uns als externer Datenschutzbeauftragter Arztpraxis:

• Rechtskonformität: Wir sorgen dafür, dass Ihre Arztpraxis die DSGVO, das BDSG und alle relevanten Vorschriften einhält.
• Spezialisierung: Wir arbeiten ausschließlich mit medizinischen Einrichtungen und kennen die typischen Anforderungen im Praxisalltag.
• Kostentransparenz: Feste monatliche Pauschale – ohne versteckte Kosten.
• Effizienz: Kein Aufwand für Sie – wir kümmern uns um alle Datenschutzbelange.
• Verfügbarkeit: Persönliche Ansprechpartner & schnelle Reaktionszeiten.
• Unabhängigkeit: Kein Interessenskonflikt wie bei internen Lösungen

Unsere Datenschutzberatung: Leistungen für Arztpraxen im Überblick

Als externer Datenschutzbeauftragter Arztpraxis übernehmen wir alle rechtlichen und organisatorischen Aufgaben rund um den Datenschutz in Ihrer Praxis. Unsere Leistungen im Detail:

Offizielle Benennung als externer Datenschutzbeauftragter für Arztpraxis

Wir übernehmen die Funktion nach Art. 37 DSGVO – inklusive Meldung bei der zuständigen Landesdatenschutzbehörde.

Erstellung und Pflege aller relevanten Datenschutzdokumente:

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
• Datenschutz- und IT-Richtlinien
• Einwilligungserklärungen und Informationspflichten nach Art. 13/14 DSGVO
• AV-Verträge mit IT-Dienstleistern, Softwareanbietern, Cloud-Services etc.

Datenschutz-Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeiter in der Arztpraxis

• Datenschutz-Schulungen für Praxisteam (Online oder vor Ort)
• Pflichtschulungen inkl. Teilnahmezertifikat
• Awareness-Kampagnen und E-Learnings

Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) in Arztpraxis umsetzen

• Bewertung Ihrer Praxissoftware, IT-Systeme und Datenübertragung
• Empfehlungen zu E-Mail-Verschlüsselung, Zugangskontrollen & Datensicherheit

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) in Arztpraxis

Bei risikoreichen Verarbeitungen prüfen wir, ob eine DSFA erforderlich ist, und begleiten die Durchführung.

Laufende Beratung & Audits

• Regelmäßige Datenschutzaudits
• Unterstützung bei Datenschutzvorfällen
• Ansprechpartner für Patientenanfragen oder Prüfungen durch Behörden

So läuft unsere Zusammenarbeit ab:

Unverbindliches kostenloses Erstgespräch
Wir analysieren Ihre Ausgangssituation und geben erste Empfehlungen.

1. IST-Analyse & Maßnahmenplan:
   Wir prüfen Ihre bestehenden Prozesse und erstellen einen individuellen Datenschutz-Maßnahmenplan.
2. Benennung & Umsetzung:
   Nach offizieller Benennung als externer Datenschutzbeauftragter Arztpraxis setzen wir alle relevanten Maßnahmen gemeinsam mit Ihnen um.
3. Laufende Betreuung & Updates:
   Sie erhalten regelmäßige Audits, Updates bei Gesetzesänderungen und schnelle Unterstützung im Alltag.

Für wen ist unser Datenschutzbeauftragter Arztpraxis Angebot geeignet?

Unser Service richtet sich an:

• Einzelpraxen (Allgemeinmedizin, Zahnmedizin, Psychotherapie etc.)
• Berufsausübungsgemeinschaften (BAG)
• MVZs (Medizinische Versorgungszentren)
• Privatärztliche Praxen
• Heilpraktiker und Therapiezentren
• Gemeinschaftspraxen und Facharztpraxen

Warum ALPHATECH der richtige Partner für Ihre Arztpraxis ist

✅ Über 10 Jahre Erfahrung im Datenschutz im Gesundheitswesen

✅ Hunderte betreute Arztpraxen deutschlandweit

✅ TÜV-/DEKRA-zertifizierte Datenschutzexperten

✅ Branchenverständnis & juristische Kompetenz

✅ Persönlicher Kontakt und feste Ansprechpartner

Datenschutzbeauftragter Arztpraxis: Welche Daten müssen geschützt werden?

Ärzte erhalten von Berufs wegen zwangsläufig sehr viele personenbezogene Daten und verarbeiten diese in automatisierter Form. Darunter fallen insbesondere die im Behandlungsverhältnis verarbeiteten personenbezogenen Daten wie:

• Name
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Anschrift
• Versicherungsstatus
• Befunde
• Diagnosen
• Therapiemaßnahmen
• Medikamentierungen
• Behandlungspläne
• Arztbriefe
• u.v.m.

Wenn solche oder ähnliche personenbezogene Daten im Rahmen der ärztlichen Tätigkeit bekannt werden, ist für jede Praxis ein umfassendes Datenschutzkonzept unerlässlich. Dieses umfasst neben einer detaillierten Planung auch konkrete technische und organisatorische Maßnahmen sowie regelmäßige Kontrollen. Eventuell unterliegt der Arztpraxis sogar einer Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Andernfalls entstehen erhebliche Datenschutzrisiken. Nachstehend erhalten Sie einen Überblick über typische Fehler beim Datenschutz in der Arztpraxis.

Typische DSGVO- Fehler ohne Datenschutzbeauftragten in der Arztpraxis:

1.    Kein Datenschutzbeauftragter für Arztpraxis bestellt

Oftmals fehlt es in Arztpraxen an einem Datenschutzbeauftragten, obwohl die Pflicht zur Benennung besteht. Ohne diese Funktion geraten die DSGVO-Vorgaben schnell ins Stocken. Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist verpflichtend, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig Daten automatisiert verarbeiten. In bestimmten Fällen, etwa bei einer notwendigen Datenschutz-Folgenabschätzung, muss ein Datenschutzbeauftragter auch bei weniger als 20 Mitarbeitern bestellt werden. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann hier hilfreich sein, um die Einhaltung von Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten.

 

2.    Übersendung von Erinnerungs-E-Mails an Patienten mit offenem Mail-Verteiler

Ein typischer Fehler besteht darin, dass Patienten per E-Mail an Kontrolltermine erinnert werden, ohne vorher ihre ausdrückliche Einwilligung einzuholen. Dies ist falsch, da diese Art der Verarbeitung nicht vom Behandlungsvertrag gedeckt ist. Darüber hinaus werden vom Praxispersonal manchmal aus Unachtsamkeit oder Unwissenheit mit offenem Verteiler, d. h. mit E-Mail-Adressen anderer Patienten in der Empfängerzeile versendet. Dies begründet einen Verstoß gegen Datenschutz und einem Verstoß gegen die ärztliche Schweigepflicht. 

3.    Mangelnde Diskretion am Eingangsbereich sorgt für Datenschutzverstöße

Der Datenschutz beginnt am Empfang der Arztpraxis. Hier schildert jeder Patient den Grund seines Besuchs und kommuniziert seine Versicherungsinformation. Ohne ausreichende Diskretionsabstände können andere Patienten sensible Informationen mithören. Auch bei der Entgegennahme von Anrufen und der telefonischen Besprechung von Gesundheitsthemen sollte das Praxispersonal besonders auf Diskretion achten und sicherstellen, dass die Identität des Anrufers zweifelsfrei festgestellt wurde.

4.    Unsichere Online-Terminvereinbarung

Bei der Nutzung von Online-Terminvereinbarungsportalen vergessen Arztpraxen oft, dass sie die Sicherheit der übermittelten Daten gewährleisten müssen. Dazu zählt die Verschlüsselung der Datenübertragung. Zudem darf Patienten, die aus Datenschutzgründen keine Online-Datenübertragung wünschen, die Behandlung nicht verweigert werden.

5.    Weitergabe von Gesundheitsdaten an Abrechnungsstelle und/oder Rechtsanwalt

Patienten beschweren sich zunehmend, dass ihre Behandlungsdaten ohne Einwilligung an Abrechnungsstellen oder Anwälte weitergegeben werden.  

6.    Unsicherer Mail-Versand von Gesundheitsdaten

Beim Versand von Gesundheitsdaten an den Patienten oder an Dritte per Mail lauert die nächste Datenschutz-Stolperfalle in der Arztpraxis. Unter der DSGVO erfüllt der standardmäßige E-Mail-Versand die gesetzlichen Anforderungen an die Vertraulichkeit der sensiblen Daten nicht. Daher kommt es in den Arztpraxen häufig zu Datenschutzverstößen. Der Versand von Gesundheitsdaten per E-Mail birgt erhebliche Risiken, wenn keine Transport- und Inhaltsverschlüsselung eingesetzt wird. Die gängigen Standards sind PGP oder S/MIME für die Inhaltsverschlüsselung und SSL/TLS für die Transportverschlüsselung. Alternativ kann eine Einwilligung des Patienten eingeholt werden, wenn auf eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verzichtet wird.

Wie ein Datenschutzbeauftragter in der Arztpraxis bei der Umsetzung der DSGVO unterstützen kann:

Der Datenschutzberater Arztpraxis wirkt auf die Umsetzung der Datenschutzbestimmungen im Unternehmen in. Der Datenschutzbeauftragte informiert und berät das Praxisteam über ihre Datenschutz-Pflichten. Des Weiteren dient er den Datenschutz-Aufsichtsbehörden als Ansprechpartner. Die Rolle des Datenschutzbeauftragten kann beispielsweise ein fachlich qualifizierter Mitarbeiter (sog. interner Datenschutzbeauftragter) übernehmen. Alternativ kann die Arztpraxis Datenschutz extern beauftragen. Hierfür kommen externe Datenschutzberater oder ein Fachanwalt für Datenschutz in Betracht. Der Praxisinhaber sollte diese Rolle aufgrund von Interessenkonflikten nicht ausüben. Der Name und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten müssen veröffentlicht und dem Landesdatenschutzbehörde mitgeteilt werden (Art. 37 Abs. 7 DSGVO).

Überblick der DSGVO-Pflichten – Datenschutzbeauftragter Arztpraxis

Auch ohne Datenschutzbeauftragten müssen folgende DSGVO-Vorgaben eingehalten werden:

• Klären Sie Ihre Patienten über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf
• Veröffentlichen Sie eine Datenschutzerklärung auf ihrer Website
• Denken Sie auf Ihrer Website auch an einen Cookie-Banner
• Achten Sie auf die Sicherheit der Daten und etablieren Sie technische und organisatorische Maßnahmen
• Erstellen Sie ein Verzeichnis über die Datenverarbeitungen in der Arztpraxis
• Bereiten Sie sich auf Betroffenenanfragen von Patienten vor
• Führen Sie Datenschutz-Folgenabschätzung(en) durch

Weitere Praxistipps zur Umsetzung der DSGVO in der Arztpraxis gehört, erfahren Sie hier.  Darüber hinaus können Sie auch nützliche kostenlose Tipps zur DSGVO auf der Seite der KBV finden.

Datenschutzbeauftragter Arztpraxis: Was passiert bei der Nichteinhaltung der DSGVO?

Datenschutzverletzungen können für Patienten schwerwiegende Folgen haben. Datenpannen müssen daher innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Behörde gemeldet werden. Sanktionen bei Verstoß können empfindliche Bußgelder umfassen.

FAQ zum Thema Datenschutzbeauftragter Arztpraxis