Datenschutzbeauftragter Apotheke – Ihre Datenschutz Pflichten nach DSGVO & BDSG

Als Apotheker tragen Sie täglich Verantwortung – nicht nur für die Gesundheit Ihrer Kunden, sondern auch für den Schutz Ihrer sensiblen Daten. Ob stationäre Apotheke oder Online-Versand: Die Verarbeitung von Gesundheits- und Rezeptdaten unterliegt strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). 

Viele Apotheken in Deutschland müssen daher einen Datenschutzbeauftragten benennen – oft schon ab 20 Mitarbeitern oder wenn regelmäßig Gesundheitsdaten verarbeitet werden. Verstöße gegen die Datenschutzvorgaben können nicht nur zu Bußgeldern führen, sondern auch das Vertrauen Ihrer Kunden nachhaltig beschädigen. 

Heutzutage wird der Schutz von Patientendaten in Apotheken oft unter dem Schlagwort Datenschutz Apotheke zusammengefasst. Egal ob in München, Hamburg oder auf dem Land – alle Apotheken in Deutschland unterliegen den gleichen Datenschutzregeln nach DSGVO und BDSG. Auf dieser Seite erfahren Sie, wann Sie verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, welche Daten besonders geschützt werden müssen – und wie wir Sie als externer Datenschutzbeauftragter entlasten können.

Datenschutz in der Apotheke: Gesetzliche Grundlagen

Der Datenschutz für Apotheker spielt eine wichtige Rolle. Einerseits sind Apotheker gemäß der Berufsordnung zur Verschwiegenheit verpflichtet. Andererseits sind im Umgang mit personenbezogenen Daten für diesen Berufsstand folgende weitere Gesetze zu beachten. Die wichtigsten Datenschutzvorgaben für Apotheken ergeben sich aus mehreren Quellen:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – EU-weite Regelung zum Schutz personenbezogener Daten. Gilt für alle Apotheken, ob stationär oder online.
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) – Ergänzt die DSGVO um nationale Vorschriften, insbesondere zur Benennungspflicht eines Datenschutzbeauftragten Apotheke.
• Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) – Regelt u. a. die ordnungsgemäße Dokumentation und Verarbeitung von Kundendaten im Apothekenbetrieb.
• Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG)– Relevanz für Online-Apotheken, etwa bei der Verwendung von Cookies oder Tracking-Technologien.

Insbesondere Gesundheitsdaten zählen nach Art. 9 DSGVO zu den „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“ und unterliegen einem besonders hohen Schutzniveau. Daraus ergeben sich zusätzliche technische und organisatorische Anforderungen sowie strengere Haftungsregelungen.

Apotheke & DSGVO: Welche Daten müssen geschützt werden?

Apotheken verarbeiten eine Vielzahl sensibler Daten – sowohl im Kundenkontakt als auch intern. Besonders geschützt werden müssen. Die Datenschutzgrundsätze gelten für alle, die mit der Apotheke in Kontakt stehen: Kunden, Mitarbeitende, Botendienstfahrer, Online-Besteller oder kooperierende Ärzte:

• Name
• Geburtsdatum
• Adresse
• Medikationspläne und Arzneimittelhistorien
• Daten aus pharmazeutischen Beratungen
• Bestelldaten aus Online-Apotheken
• Versandadressen und Zahlungsdaten
• Nutzerdaten aus Webshops
• Einwilligungen für Werbung oder Newsletter
• Kontaktdaten von Ärzten
• Arbeitszeitdaten von Mitarbeitern
• Personalakte
• Bewerbungsunterlagen

Wenn Ihnen solche oder ähnliche personenbezogene Daten im Rahmen Ihrer Tätigkeit bekannt werden, dann ist für Ihre Apotheke ein Datenschutzkonzept unerlässlich. Dieses umfasst neben einer umfangreichen Planung auch konkrete Maßnahmen und Kontrollen im technischen sowie organisatorischen Bereich.

Was müssen Apotheken beim Datenschutz konkret beachten?

Der Datenschutz beginnt nicht erst bei der Dokumentation – er ist ein Grundprinzip der täglichen Arbeit. Die DSGVO nennt in Art. 5 die zentralen Datenschutzgrundsätze, die Apotheken in jedem Prozess beachten müssen:

📌 Zweckbindung: Personenbezogene Daten dürfen nur für den jeweiligen, vorher festgelegten Zweck verarbeitet werden – z. B. Abgabe eines Medikaments oder Durchführung einer Beratung.

📌 Datenminimierung: Es dürfen nur die Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Unnötige Kopien, übermäßige Speicherfristen oder unbegründete Weitergaben sind unzulässig.

📌 Integrität & Vertraulichkeit: Daten müssen technisch und organisatorisch so geschützt sein, dass unbefugte Zugriffe, Verluste oder Manipulationen ausgeschlossen sind – z. B. durch Zugriffsrechte, Passwortschutz, Alarmierungen bei Datenpannen.

📌 Transparenz: Kunden müssen über die Verarbeitung ihrer Daten klar und verständlich informiert werden. Dies gilt insbesondere bei digitalen Angeboten, Beratungsleistungen oder Botendiensten.

📌 Rechenschaftspflicht: Apotheken müssen nachweisen können, dass sie datenschutzkonform arbeiten. Dies betrifft nicht nur Prozesse, sondern auch Schulungen, Zuständigkeiten und technische Maßnahmen. Die Dokumentationspflicht ist ein zentraler Prüfpunkt bei Kontrollen durch die Aufsichtsbehörden.

Unsere Leistungen für Apotheken als externer Datenschutzbeauftragter

Viele Apotheken erfüllen die Voraussetzungen zur Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten – spätestens, wenn mehr als 20 Personen regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten oder Gesundheitsdaten systematisch verarbeitet werden. Statt einen internen Mitarbeiter dafür freizustellen, bietet sich ein externer Datenschutzbeauftragter an.

Als spezialisierte Datenschutzberatung übernehmen wir diese Rolle für Sie – professionell, praxisnah und mit Branchenverständnis.  Unsere Leistungen im Überblick:

• Übernahme der offiziellen Funktion als externer Datenschutzbeauftragter Apotheke
• Erstellung und Pflege aller erforderlichen Unterlagen (z. B. VVT, Schulungsnachweise)
• Prüfung Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs)
• Unterstützung bei Datenschutzanfragen von Patienten oder Mitarbeitern
• Beratung im Umgang mit Datenschutzvorfällen oder Anfragen der Aufsichtsbehörde
• Datenschutz-Folgenabschätzungen bei neuen Projekten
• Regelmäßige Audits und Handlungsempfehlungen
• Ansprechpartner für Sie, Ihre Mitarbeitenden – und bei Bedarf für Behörden

Unsere externen Datenschutzbeauftragten kennen die Abläufe in Apotheken – vom HV-Tisch bis zum Online-Bestellprozess – und entwickeln individuelle Datenschutzkonzepte, die funktionieren und Sie entlasten.

Warum wir? – Ihre Datenschutzberatung mit Apothekenkompetenz

Datenschutz ist Vertrauenssache. Gerade in sensiblen Branchen wie dem Gesundheitswesen brauchen Sie einen Partner, der die rechtlichen Anforderungen nicht nur kennt, sondern praxisgerecht umsetzt. Was uns auszeichnet:

Branchenkenntnis:  Unsere externen Datenschutzbeauftragten betreuen Apotheken aller Größen – von der Vor-Ort-Apotheke mit 5 Mitarbeitenden bis zur bundesweit tätigen Versandapotheke. Wir sprechen Ihre Sprache und verstehen Ihre Abläufe.

Interdisziplinäres Team: Unsere Datenschutzberater vereinen juristisches Fachwissen, technische Kompetenz und praktische Erfahrung im Datenschutzmanagement.

Persönlicher Ansprechpartner: Kein Callcenter, keine Standardantworten. Sie haben bei uns immer eine feste Kontaktperson – erreichbar, lösungsorientiert und verbindlich.

Transparente Preise: Wir bieten modulare Datenschutzpakete mit klar kalkulierbaren Kosten – auch für kleinere Apotheken.

Rechtssicherheit & Entlastung: Sie erfüllen Ihre Pflichten, wir kümmern uns um die Umsetzung. So reduzieren Sie Risiken und schaffen gleichzeitig Vertrauen bei Kunden, Mitarbeitenden und Partnern.

DSGVO: Die wichtigsten Datenschutz-Pflichten für Apotheken

In der Apotheke geht Datenschutz über das reine Einhalten von Vorschriften hinaus – es geht um Vertrauen, Verantwortung und Sicherheit im Alltag. Hier finden Sie die wichtigsten Pflichten, die jede Apotheke kennen und umsetzen sollte.

Datenschutzbeauftragten für Apotheke benennen:

Sobald Ihre Apotheke mehr als 20 Mitarbeitende hat oder regelmäßig Gesundheitsdaten verarbeitet, ist ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben. Dieser überwacht die Einhaltung aller Datenschutzvorgaben und ist Ansprechpartner für Behörden, Mitarbeitende und Kunden.

Praxistipp: Ein externer Datenschutzbeauftragter ist oft günstiger und neutraler als ein interner – besonders für kleinere Apotheken.

Datenschutzhinweise bereitstellen (Art. 13/14 DSGVO)

Kunden, Mitarbeitende und Online-Besteller müssen verständlich darüber informiert werden, welche Daten Sie erheben, wie lange Sie sie speichern und an wen sie ggf. weitergegeben werden.

Praxistipp: Hängen Sie im Handverkauf eine Datenschutzerklärung gut sichtbar aus. Ergänzen Sie Ihre Website und den Botendienst mit entsprechenden Hinweisen.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) führen

Das VVT ist das zentrale Dokument im Datenschutz. Darin listen Sie alle Prozesse auf, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden – z. B. Rezeptbearbeitung, Lohnabrechnung oder Online-Bestellungen.

Praxistipp: Nutzen Sie eine einfache Excel-Vorlage oder lassen Sie sich das VVT von einem Datenschutzbeauftragten für Ihre Apotheke strukturieren – das spart Zeit und Nerven.

Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) umsetzen

Zum Schutz der Daten müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden – z. B. Zugriffsbeschränkungen, Virenschutz, Passwortrichtlinien, Alarmanlagen, Abschließbare Schränke für Rezepte.

Praxistipp: Erstellen Sie eine kurze Liste: Wer hat Zugang zu welchen Daten? Gibt es automatische Bildschirmsperren? Werden Passwörter regelmäßig geändert? Beziehen Sie ggf. auch einen Informationssicherheitsbeauftragten ein. 

Mitarbeiter schulen und auf Vertraulichkeit verpflichten

Alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen regelmäßig geschult und schriftlich auf Vertraulichkeit verpflichtet werden. Das betrifft auch PTA, PKA, Fahrer oder Aushilfen.

Praxistipp: Halten Sie die Schulungen kurz (30–60 Minuten) und praxisnah. Dokumentieren Sie Termin, Inhalte und Teilnehmer schriftlich.

Einwilligungen korrekt einholen und dokumentieren

Wenn Sie Kundendaten für freiwillige Zwecke verwenden – z. B. für den Botendienst, Erinnerungen, Newsletter oder Werbemaßnahmen – benötigen Sie eine schriftliche Einwilligung.

Praxistipp: Nutzen Sie einfache Formulare für die Einwilligung und archivieren Sie diese gut auffindbar – digital oder in Papierform.

Umgang mit Betroffenenrechten sicherstellen

Kunden, Mitarbeiter, Webseitenbesucher haben das Recht, Auskunft über ihre Daten zu verlangen, diese berichtigen oder löschen zu lassen. Sie müssen innerhalb eines Monats reagieren – vollständig und nachvollziehbar.

Praxistipp: Richten Sie eine feste Kontaktadresse für Datenschutzanfragen ein (z. B. datenschutz@ihre-apotheke.de) und erstellen Sie einen kurzen Ablaufplan für die interne Bearbeitung von Betroffenenanfragen.

Datenschutzvorfälle dokumentieren und ggf. melden

Kommt es zu einem Vorfall – etwa falsch versendete Rezepte oder verlorene USB-Sticks – muss dieser intern dokumentiert werden. In schwerwiegenden Fällen besteht zudem eine Meldepflicht an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden.

Praxistipp: Lieber einmal zu viel dokumentieren als einmal zu wenig. Legen Sie ein internes Meldeformular an, mit dem alle Vorfälle nachvollziehbar erfasst werden können

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen, wenn nötig

Bei besonders risikobehafteten Datenverarbeitungen – z. B. bei der Einführung einer Videoüberwachungsanlage– ist vorab eine DSFA durchzuführen.

Praxistipp: Holen Sie sich hier rechtzeitig Unterstützung vom Datenschutzbeauftragten. Er bewertet das Risiko und führt die DSFA rechtssicher durch.

Datenschutzmaßnahmen regelmäßig prüfen und aktualisieren

Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Überprüfen Sie mindestens einmal jährlich Ihre Prozesse, Schulungen, Einwilligungen und Unterlagen.

Praxistipp: Planen Sie einen festen Termin im Jahr für den internen Datenschutz-Check – am besten gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Befolgen Sie diese Maßnahmen, und Ihre Apotheke ist in Sachen Datenschutz und DSGVO auf der sicheren Seite. So erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorgaben – Stichwort DSGVO Apotheke – und stärken das Vertrauen Ihrer Kunden. Möchten Sie Unterstützung bei der Umsetzung oder haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne für eine individuelle Beratung. Wir helfen Apotheken deutschlandweit dabei, Datenschutz ganz praktisch in den Apothekenalltag zu integrieren.

Häufige Fragen zum Datenschutz in Apotheken (FAQ)