Datenschutzbeauftragten wechseln – Gründe, Risiken und Anleitung für einen erfolgreichen Wechsel

Für viele Unternehmen ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten gesetzlich vorgeschrieben. Doch was tun, wenn die Zusammenarbeit nicht den Erwartungen entspricht? Der Datenschutzbeauftragte passt nicht mehr zur Unternehmenssituation oder erfüllt seine Aufgaben nicht ausreichend? Dann wird es Zeit zu handeln – und Sie sollten den Datenschutzbeauftragten wechseln. In diesem Beitrag erfahren Sie, wann ein Wechsel des Datenschutzbeauftragten sinnvoll ist, welche Risiken bestehen, wenn Sie untätig bleiben, und wie Sie den Datenschutzbeauftragten DSGVO-konform wechseln. Nutzen Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung und stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen datenschutzrechtlich gut aufgestellt ist.

Gründe für den Wechsel eines Datenschutzbeauftragten

Ein Wechsel des Datenschutzbeauftragten sollte wohlüberlegt sein – doch es gibt klare Anzeichen, die auf eine unzureichende Betreuung hindeuten. Die folgenden Punkte helfen Ihnen, Ihre aktuelle Datenschutzsituation kritisch zu reflektieren.

Datenschutzbeauftragter ist nicht erreichbar oder reagiert zu langsam

Ein Datenschutzbeauftragter sollte bei dringenden Fragen oder Problemen kurzfristig erreichbar sein. Verzögerungen bei der Kommunikation sind nicht nur ärgerlich, sondern können im Falle von Datenschutzverletzungen zu DSGVO-Verstößen und Bußgeldern führen. Wenn der bisherige Datenschutzbeauftragte Sie regelmäßig auf Rückmeldungen warten lässt oder Ihre Anliegen ignoriert, ist das ein klares Warnsignal den Datenschutzbeauftragten zu wechseln.

Keine proaktive Betreuung

Datenschutz im Unternehmen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Ein guter Datenschutzbeauftragter informiert Sie regelmäßig über gesetzliche Änderungen, prüft Ihre Prozesse und bietet Schulungen sowie Audits an. Erfolgt der Austausch nur auf Ihre Initiative, fehlt es an proaktivem Engagement und eine unzureichende Beratung liegt vor – ein Zeichen für mangelndes Verantwortungsbewusstsein. Auch das ist ein guter Grund, den Datenschutzbeauftragten zu wechseln.

Kein fester Ansprechpartner als Datenschutzbeauftragter 

Ein persönlicher, fester Ansprechpartner ist essenziell. Nur so kann auf individuelle Anforderungen eingegangen und Wissen effektiv aufgebaut werden. Wenn Sie keinen festen Ansprechpartner haben, bei jedem Anliegen mit einer neuen Person sprechen, sich wiederholen müssen oder Informationen verloren gehen, leidet nicht nur die Effizienz, sondern auch das Vertrauen.

Mangelnde Fachkompetenz und Praxisnähe

Reine Theorie hilft im Unternehmensalltag wenig. Datenschutzbeauftragte müssen praxisnah beraten, branchenspezifische Besonderheiten kennen und klare Handlungsempfehlungen liefern. Dafür sind die erforderlichen Qualifikationen unerlässlich. Wenn Ihnen nur juristische Spitzfindigkeiten präsentiert werden – ohne praktische Umsetzungsvorschläge –, fehlt der nötige Pragmatismus. Dies sind klare Warnzeichen, den Datenschutzbeauftragten zu wechseln.

Intransparenz oder fehlendes Projektmanagement im Datenschutz 

Wissen Sie, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen aktuell in Ihrem Unternehmen geplant sind? Gibt es eine klare Roadmap? Wenn nicht, liegt vermutlich ein Defizit im Projektmanagement vor und eine sorgfältige Planung fehlt. Ohne Transparenz, Meilensteine und regelmäßige Updates bleibt die Umsetzung der DSGVO-Vorgaben auf der Strecke.

Fehlende Unterstützung in der Umsetzung der datenschutzrechtlichen Aufgaben

Ein Datenschutzbeauftragter sollte nicht nur beraten, sondern Sie auch aktiv bei der praktischen Umsetzung unterstützen. Werden Aufgaben einfach an Sie delegiert, ohne Anleitung oder Mitwirkung, bleiben viele Themen unbearbeitet. Ein guter DSB steht Ihnen operativ zur Seite und begleitet die Umsetzung Schritt für Schritt.

Problemorientiertes Denken statt Lösungen

Manche Datenschutzbeauftragte konzentrieren sich ausschließlich auf Risiken – und vergessen dabei, praktikable Lösungen zu bieten. Wenn auf Ihre Fragen nur Gegenfragen folgen oder Probleme aufgezeigt werden, ohne konstruktive Lösungsvorschläge, wird Datenschutz zum Bremsklotz für Ihre Prozesse. Gute Beratung erkennt Probleme – und bietet praxisnahe Lösungen.

Datenschutzbeauftragter redet Fachchinesisch

Datenschutz ist komplex – umso wichtiger ist es, dass Ihr Datenschutzbeauftragter komplizierte Inhalte verständlich vermittelt. Wenn Sie regelmäßig den Eindruck haben, juristischen oder technischen Ausführungen nicht folgen zu können, wird die Umsetzung im Unternehmen unnötig erschwert. Auch das ist ein guter Grund, den Datenschutzbeauftragten zu wechseln.

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Risiken, wenn man den Datenschutzbeauftragten nicht wechselt

Ein ineffizienter oder überforderter Datenschutzbeauftragter stellt nicht nur ein organisatorisches Problem dar – er kann erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Konsequenzen nach sich ziehen. Mögliche Risiken im Überblick:

• Datenschutzverletzungen werden nicht fristgerecht an die Behörde gemeldet
• Anfragen von betroffenen Personen werden zu spät oder falsch beantwortet
• Anfragen von Aufsichtsbehörden werden fehlerhaft beantwortet
• Prozesse sind nicht DSGVO-konform dokumentiert 
• Die Datenschutz-Pflicht-Dokumentation ist unvollständig
• Datenschutzerklärungen, z.B. auf der Website sind veraltet und führen zu Abmahnungen
• Datenschutzlücken bleiben unerkannt, weil keine ausführliche Beratung stattfindet 
• Mitarbeiter sind unzureichend geschult

Diese Mängel führen nicht nur zu möglichen Bußgeldern, sondern auch zu Reputationsverlust, Kundenbeschwerden und interner Frustration. Verantwortlichkeiten sind unklar, Projekte stagnieren – spätestens dann ist ein Wechsel des Datenschutzbeauftragten überfällig.

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Datenschutzbeauftragten wechseln: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein Wechsel muss gut vorbereitet und korrekt umgesetzt werden, um keine rechtlichen Lücken entstehen zu lassen. Unsere Anleitung hilft Ihnen dabei:

1. Suche eines neuen externen Datenschutzbeauftragten als Nachfolge

Suchen Sie gezielt nach einem qualifizierten, erfahrenen Datenschutzexperten mit Fachkenntnissen in Ihrer Branche. Achten Sie auf Zertifizierungen, Kommunikationsstärke und Praxiserfahrung. Ein guter externer Datenschutzbeauftragter berät individuell, verständlich und lösungsorientiert. Weitere Tipps zur Auswahl eines guten Datenschutzbeauftragten finden Sie in unserem gleichnamigen Artikel.

2. Kündigung des Dienstleistungsvertrags (Fristen prüfen)

Prüfen Sie den bestehenden Vertrag und die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist mit dem aktuellen Datenschutzbeauftragten. Kündigen Sie schriftlich und fristgerecht. Bei internen Datenschutzbeauftragten ist eine formelle Abberufung erforderlich, die gut dokumentiert werden sollte.

3. Benennung eines neuen externen Datenschutzbeauftragten

Sobald die Kündigung erfolgt ist, benennen Sie offiziell den neuen Datenschutzbeauftragten – idealerweise nahtlos, damit keine Übergangsphase ohne einen aktuellen Verantwortlichen entsteht. 

4. Meldung an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde

Informieren Sie die zuständige Aufsichtsbehörde über den Wechsel des Datenschutzbeauftragten. Nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO ist dies verpflichtend. Die Meldung kann in der Regel online über die Portale der Behörden erfolgen.

• Baden Württemberg
• Bayern
• Berlin 
• Brandenburg
• Bremen
• Hamburg
• Hessen
• Mecklenburg-Vorpommern
• Niedersachsen
• NRW
• Rheinland-Pfalz
• Saarland
• Sachsen
• Sachsen-Anhalt
• Schleswig-Holstein
• Thüringen

5. Aktualisierung aller relevanten Dokumente

Nehmen Sie rechtzeitig alle erforderlichen Anpassungen an den datenschutzrelevanten Dokumenten vor. Dazu gehören insbesondere:

• Datenschutzerklärung (z.B. auf der Website)
• Unternehmensrichtlinien zum Datenschutz 
• Informationspflichten für Kunden und Mitarbeiter
• Auftragsverarbeitungsverträge

6. Organisierte Übergabe an den neuen Datenschutzbeauftragten

Sie sollten sicherstellen, dass der Wissenstransfer zwischen dem alten und dem neuen Datenschutzbeauftragten gewährleistet ist. Planen Sie einen strukturierten Übergabeprozess, um Zeitverlust zu vermeiden. Der neue DSB sollte alle relevanten Informationen erhalten, um sich schnell einarbeiten zu können. 

7. Herausgabe aller relevanten Unterlagen durch den alten DSB

Fordern Sie alle datenschutzrelevanten Unterlagen vom bisherigen Datenschutzbeauftragten an. Dazu zählen auch Empfehlungen, Verfahrensverzeichnisse, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Stellungnahmen und bisherige Auditberichte. Eine saubere Übergabe ist nicht nur fair, sondern auch rechtlich relevant.

8. Zugriffsrechte des alten Datenschutzbeauftragten widerrufen

Entziehen Sie dem bisherigen Datenschutzbeauftragten sämtliche digitalen und physischen Zugriffsrechte. Dies betrifft etwa E-Mail-Postfächer, Dokumentensysteme, VPN-Zugänge oder Cloud-Dienste. Nur so können Sie die Vertraulichkeit Ihrer Daten weiterhin gewährleisten. 

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Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter – Warum ein externer oft die bessere Wahl ist

Viele Unternehmen stehen vor der Frage: Sollten wir einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten benennen? Beide Optionen sind zulässig – doch die externe Variante bietet klare Vorteile: 

Vorteile externer Datenschutzbeauftragter:

• Breite Praxiserfahrung aus verschiedenen Branchen
• Unabhängigkeit und Objektivität
• Keine internen Interessenkonflikte
• Keine hohen Fortbildungskosten (die bei internen DSBs regelmäßig anfallen)
• Kein besonderer Kündigungsschutz wie bei internen betrieblichen Datenschutzbeauftragten.

Gerade bei unklarer oder unzureichender interner Betreuung ist der Schritt, den Datenschutzbeauftragten zu wechseln und extern zu beauftragen, oft der effizienteste und sicherste Weg. Eine Entscheidungshilfe finden Sie im Artikel „interner vs. externer Datenschutzbeauftragter ein Vergleich“ finden Sie in unserem Artikel.

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Unser Angebot als externer Datenschutzbeauftragter

Wir begleiten Sie als starker Partner rund um alle Datenschutzthemen. Unsere Datenschutzberater sind zertifizierte Juristen und IT-Spezialisten mit dem Fokus auf Datenschutz, Künstliche Intelligenz und Informationssicherheit. Unser Angebot zur Benennung zum externen Datenschutzbeauftragten kombiniert Datenschutz-Fachwissen mit rechtlichen, betriebswirtschaftlichen und technischen Kenntnissen. 

Was uns auszeichnet:

• Klare Kommunikation ohne Fachchinesisch
• Schnelle Reaktionszeiten
• Individuelle, praxisnahe Beratung
• Fundierte Kenntnisse der DSGVO
• Branchenspezifische Erfahrung
• Proaktive Betreuung und transparente Prozesse

Mit uns setzen Sie Datenschutz nicht nur um – Sie leben ihn. Vertrauen Sie auf eine Zusammenarbeit, die Sie entlastet, rechtlich absichert und Ihre Prozesse effizienter macht.

Fazit: Datenschutzbeauftragter wechseln – kein Risiko, wenn Sie strukturiert vorgehen

Wenn Sie mit der aktuellen Datenschutzbetreuung unzufrieden sind, zögern Sie nicht. Ein schlechter Datenschutzbeauftragter gefährdet die Compliance, bremst Projekte und verursacht unnötige Kosten. Ein Wechsel ist nicht nur erlaubt, sondern oft notwendig, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und interne Abläufe zu verbessern.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, den Datenschutzbeauftragten zu wechseln – professionell, rechtssicher und mit einem Partner an Ihrer Seite, der Datenschutz wirklich lebt.

Sie möchten mehr erfahren oder den Wechsel konkret angehen? Kontaktieren Sie uns jetzt – wir beraten Sie unverbindlich!

FAQ zum Wechsel des Datenschutzbeauftragten