Das Thema Datenschutz ist in Deutschland in einer Vielzahl von Gesetzen geregelt. Die gesetzlichen Vorgaben für Unternehmen sind in erster Linie in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verankert. Ergänzt werden diese Bestimmungen durch die jeweiligen Landesdatenschutzgesetze und bereichsbezogene Spezialnormen.
Die DSGVO betrifft alle Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten – vom kleinen Familienbetrieb bis hin zum mittelständischen Unternehmen. Datenschutz in Unternehmen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern bietet auch die Chance, Vertrauen bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern aufzubauen.
Inhaltsverzeichnis
- Weitreichender Datenschutz im Unternehmen durch die DSGVO
- Auch kleine und mittlere Unternehmen zum Datenschutz verpflichtet
- Datenschutzbeauftragter für Unternehmen benennen
- Website Ihres Unternehmens datenschutzkonform gestalten
- Datenschutz in den beruflichen Alltag integrieren
- Datenschutzrelevante Prozesse Verarbeitungsverzeichnis dokumentieren
- Datensicherheit im Unternehmen etablieren
- Datenschutz-Folgenabschätzungen durchführen
- Betroffenenanfragen effizient managen
- Den Datenschutz bei dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz nicht vergessen
- Auf Datenschutzverletzungen vorbereiten
- Ihr Partner für Datenschutz im Unternehmen!
- FAQ Datenschutz im Unternehmen
Weitreichender Datenschutz im Unternehmen durch die DSGVO
Durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird jedes Unternehmen mit einer Niederlassung in der EU zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Die DSGVO harmonisiert die datenschutzrechtlichen Vorgaben in der Europäischen Union. Unternehmen müssen den Datenschutz durch geeignete Maßnahmen und die Erstellung einer Datenschutz-Dokumentation sicherstellen.
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erweitert die Vorschriften zum Umgang mit Schutzes personenbezogener Daten in Deutschland .Das Telekommunikationsgesetz (TKG) und das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG), das zuvor TTDSG hieß, ergänzen die Datenschutzbestimmungen.
Auch kleine und mittlere Unternehmen zum Datenschutz verpflichtet
Viele kleine und mittlere Unternehmen glauben, der Datenschutz betreffe nur große Unternehmen. Doch auch KMU müssen Schutzes personenbezogener Daten gewährleisten – sei es durch Kundenkontakte, Bewerberdaten oder Online-Interaktionen. Die meisten einzelnen Pflichten der DSGVO gelten unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche. Auch die Pflicht zur Benennung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten sollte von Geschäftsführern beachtet werden. Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitenden müssen einen Datenschutzbeauftragten (DSB) benennen. Bei der Prüfung der Voraussetzungen gemäß § 38 Abs. 1 BDSG müssen auch Praktikantinnen, Teilzeitkräfte und freie Mitarbeitende berücksichtigt werden. Verstöße gegen den Datenschutz können hohe Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro und Imageschäden nach sich ziehen.
Fazit: Die Unternehmensgröße und Branche spielen keine Rolle – sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, greifen die Regelungen der DSGVO.
Datenschutzbeauftragter für Unternehmen benennen
Unsere externen Datenschutzbeauftragten unterstützen Sie bei der Umsetzung der DSGVO-Vorgaben.
Die Datenschutzberatung der ALPHATECH Consulting GmbH bietet flexible und maßgeschneiderte Lösungen. Unsere zertifizierten Datenschutzbeauftragten, Rechtsanwälte und IT-Experten begleiten Sie bei der Erreichung Ihrer Datenschutzziele. Unser Beratungsangebot eignet sich für Unternehmen aller Größen. Zusätzliche Datenschutz-Services können bei Bedarf jederzeit hinzugebucht werden.
Hinweis: Sobald Ihr Unternehmen mindestens 20 Mitarbeitende beschäftigt, müssen Sie gemäß § 38 BDSG einen Datenschutzbeauftragten benennen.
Website Ihres Unternehmens datenschutzkonform gestalten
Ihre Website ist die erste Anlaufstelle für potenzielle Kunden. Nutzen Sie diese Chance, Vertrauen aufzubauen, indem Sie DSGVO-Vorgaben konsequent umsetzen:
- Datenschutzerklärung: Leicht verständlich und transparent gestalten.
- Cookie-Banner: Aktive Einwilligung der Nutzer einholen.
- SSL-Verschlüsselung: Schutz der Datenübertragung.
- Kontaktformulare: Abfrage der nur notwendigen Daten.
- Analyse-Tools: DSGVO-konforme Einbindung über einen Cookie-Banner.
Unser Angebot: Unsere DSGVO-Berater prüfen Ihre Website und sorgen für eine datenschutzkonforme Internetpräsenz.
Datenschutz in den beruflichen Alltag integrieren
Die beteiligten Mitarbeiter spielen eine Schlüsselrolle bei der Einhaltung des Datenschutzes in der Firma. Wir helfen Ihnen, Richtlinien und Schulungen zum Datenschutz im Unternehmen zu implementieren, sodass der Datenschutz im Arbeitsalltag gewahrt wird. Beispiele
- Richtlinie zum Umgang mit Datenträgern
- Richtlinie zur Nutzung von Internet und E-Mail
- Richtlinie Homeoffice/Mobile Office (Telearbeit)
- Passwortrichtlinie
- Arbeitsplatz-Richtlinie
- Nutzungsvereinbarung zu „Bring Your Own Device“ (BYOD)
- Etc.
Praxistipp: Stellen Sie die Richtlinien zum Datenschutz digital im Unternehmen zur Verfügung. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter per E-Mail über deren Veröffentlichung.
Datenschutzrelevante Prozesse Verarbeitungsverzeichnis dokumentieren
Das Verarbeitungsverzeichnis ist das Herzstück zum Datenschutz im Unternehmen. Es dokumentiert datenschutzrelevante Prozesse wie:
- Buchhaltung
- Erstellung von Lohnabrechnungen
- Betrieb der eigenen Website
- Angebotserstellung
- Rechnungsstellung
- Logistik
- Kundenservice
- Newsletter-Mailing
- Bewerbermanagement
- Personalaktenführung
ALPHATECH-Lösung: Wir erstellen oder optimieren Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – auditfest und nachvollziehbar.
Datensicherheit im Unternehmen etablieren
Cyberkriminelle können dank Künstlicher Intelligenz und Automatisierung eine Vielzahl an großangelegten, komplexen Angriffen immer schneller durchführen. Sicherheitslösungen sind entscheidend, um Cyberangriffe zu verhindern. Mit einem IT-Sicherheitskonzept minimieren Sie Risiken. Etablieren Sie technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGBO) Unsere Empfehlungen (nicht abschließend):
- Passwortschutz: Starke (möglichst lange und komplexe) Passwörter verwenden
- Datensicherung: Regelmäßige Backups auf sicheren Medien.
- Wiederherstellung testen: Führen Sie regelmäßige Restore-Tests der durchgeführten Backups durch.
- Zugriffsrechte: Erstellen Sie eine Rechte und Rollenkonzept: Nur autorisierte Mitarbeiter dürfen Zugriff auf (sensible) Daten haben.
- Multi-Faktor-Authentifizierung bietet während der Anmeldung eine zusätzliche Schutzebene
- Verschlüsselung: Besonders bei der Übertragung von Daten (z. B. per E-Mail).
- Patch Management: Achten Sie auf Cyberhygiene! Alte Software regelmäßig aktualisieren!
- Mobile Device Management: Smartphones oder Laptops, die Zugriff auf Unternehmensdaten haben, sollten verschlüsselt und gesichert sein.
- Firewall: Sichern Sie Ihr Netzwerk vor ungewünschten Zugriffen.
Unser Datenschutz-Service: Wir entwickeln individuelle Sicherheitskonzepte für Ihr Unternehmen und berücksichtigen die für Sie relevanten IT-Sicherheitsgesetze, z.B. NIS-2, Cyber Resilience Act.
Datenschutz-Folgenabschätzungen durchführen
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist notwendig, wenn Datenverarbeitungen ein hohes Risiko bergen. Beispiele:
- Videoüberwachung in Zutrittsbereichen
- Analysetools, die umfassend personenbezogene Daten auswerten
- KI-Systeme zur Prozessoptimierung
Ihr Vorteil: Mit unserer Expertise vermeiden Sie Datenschutzrisiken und sichern sich Wettbewerbsvorteile.
Betroffenenanfragen effizient managen
Die DSGVO gibt Personen weitreichende Rechte. Unternehmen müssen auf Anfragen reagieren:
- Recht auf Auskunft: Personen können Informationen darüber anfordern, welche Daten über sie gespeichert sind.
- Recht auf Löschung: Kunden können verlangen, dass ihre Daten gelöscht werden (sofern keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht).
- Recht auf Berichtigung: Fehlerhafte Daten müssen korrigiert werden.
- Widerspruchsrecht: Personen können der Verarbeitung ihrer Daten widersprechen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Betroffene können verlangen, dass ihre Daten in einem gängigen Format an sie oder einen anderen Anbieter übertragen werden.
Unser Service: Unterstützung bei der Erstellung von Antwortschreiben für Betroffenenanfragen.
Den Datenschutz bei dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz nicht vergessen
Künstliche Intelligenz (KI) bringt Wettbewerbsvorteile, aber auch Datenschutzherausforderungen im Unternehmen. Auch nach Inkrafttreten der KI-Verordnung bleibt die DSGVO die Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Einsatz von KI-Anwendungen.
Achten Sie darauf:
- Dateneingabe: Persönliche Daten und Geschäftsgeheimnisse dürfen nicht unkontrolliert in KI-Systeme eingespeist werden.
- Rechtsgrundlage prüfen und dokumentieren: Datenverarbeitung basiert häufig auf berechtigtem Interesse, Einwilligung oder Vertragserfüllung
- Besondere Datenkategorien vermeiden oder sensible Daten nur mit ausdrücklicher Einwilligung verarbeiten.
- Richtlinien: Vorgaben für datenschutzkonformen KI-Einsatz erstellen.
- Datenschutzfreundliche Technikgestaltung durch technische Sicherheitsmaßnahmen sicherstellen
- Nutzungskonten: Verwenden Sie betriebliche statt privater Konten für KI-Anwendungen.
- Rechtskonformität: Datenschutzbeauftragte in den Auswahlprozess einbeziehen.
- Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, wenn es sich um einen Cloud- Anbieter handelt.
Unsere Datenschutzberater entwickeln Ihnen passgenaue Datenschutzstrategien für Ihre KI-Anwendungen.
Auf Datenschutzverletzungen vorbereiten
Der Datenschutz im Unternehmen sollte stets gewahrt bleiben. Dennoch können menschliche Fehler zu Datenpannen führen. Ein strukturiertes Vorgehen hilft, im Ernstfall schnell zu reagieren. Dazu gehört die Sensibilisierung der Mitarbeitenden, um Datenpannen innerhalb der gesetzlichen Frist von 72 Stunden zu erkennen, zu bewerten und ggf. zu melden.
Ihr Partner für Datenschutz im Unternehmen!
Die ALPHATECH Consulting GmbH unterstützt Sie dabei, den Datenschutz im Unternehmen effizient und praxistauglich umzusetzen. Profitieren Sie von unserem Fachwissen und steigern Sie Ihre Compliance, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit.
Sie profitieren von der Erfahrung von Rechtsanwälten und Informatikern mit branchenübergreifenden Erfahrungen. Wir unterstützen Unternehmen aller Größen auf dem Weg zur Datenschutz-Compliance. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir eine auf Ihr Geschäftsmodell angepasste Datenschutzstrategie.
FAQ Datenschutz im Unternehmen
Alle Informationen, die eine Person identifizieren können, wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und sogar die IP-Adresse, fallen unter die DSGVO.
Die DSGVO ist eine EU-Verordnung, die den Schutz personenbezogener Daten regelt und die unlauteren Wettbewerb durch unsachgemäße Datenverarbeitung verhindert. Sie ist wichtig, um die Privatsphäre von Individuen zu schützen und rechtliche Vorgaben für Unternehmen zu schaffen. Bei Nichteinhaltung drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes.
Ja, die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, unabhängig von ihrer Größe. Dies umfasst auch Kleinstbetriebe, Selbständige und kleine Gewerbebetriebe.
Ja, der Datenschutz im Unternehmen muss von allen Firmen eingehalten werden, unabhängig von ihrer Branche.
Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitenden oder bei risikoreichen Datenverarbeitungen müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen.
Ja, auch im B2B-Bereich gelten die Datenschutzvorgaben. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten, wie etwa die Verwaltung von Namen und E-Mail-Adressen von Newsletter-Abonnenten oder die Speicherung von Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Geschäftskunden, DSGVO-konform erfolgt.
Durch klare Richtlinien, regelmäßige Schulungen, ein Verarbeitungsverzeichnis und die Umsetzung technischer sowie organisatorischer Maßnahmen sowie den Abschluss von Auftragsverarbeitungen. Es ist wichtig, das angemessene Datenschutzniveau dauerhaft aufrechtzuerhalten. Dies gelingt am besten durch ein sog. Datenschutz-Managementsystem.
Es drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, wenn der Datenschutz im Unternehmen nicht hinreichend umgesetzt wird.
Unsere externen Datenschutzbeauftragten, DSGVO-Berater und Datenschutzkoordinatoren bieten umfassende Beratung zu allen Fragen des Datenschutzes. Wir unterstützen Sie aktiv bei der Implementierung der DSGVO-Vorgaben.
Sie bewertet Risiken bestimmter Datenverarbeitungen und definiert Maßnahmen zur Risikominimierung.
Betroffene haben das Recht auf Auskunft, Löschung, Berichtigung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Unternehmen müssen binnen eines Monats auf die Anfrage antworten.
Durch eine transparente Datenschutzerklärung, Cookie-Banner und Sicherheitsmaßnahmen wie SSL-Verschlüsselung.
KI-Systeme erfordern klare Richtlinien, datenschutzfreundliche Technikgestaltung und die Einhaltung der DSGVO.
Datenschutzverletzungen im Unternehmen müssen innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Zudem ist eine Risikoanalyse durchzuführen und betroffene Personen sind zu informieren, falls dies erforderlich ist.
Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn externe Dienstleister wie Cloud-Anbieter oder Marketingagenturen personenbezogene Daten im Auftrag eines Unternehmens verarbeiten. In solchen Fällen ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) notwendig.
