In der Datenschutz-Grundverordnung finden sich konkrete Vorgaben zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Die Rolle des Datenschutzkoordinators sucht man in der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz jedoch vergebens. Was sich hinter dieser Rolle verbirgt und welche Vorteile ein Datenschutzkoordinator im Unternehmen bringt, erklären wir in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Datenschutzkoordinator?
- Welche Aufgaben erfüllt ein Datenschutzkoordinator?
- Warum benötige ich einen Datenschutzkoordinator ?
- Wie können Datenschutzkoordinatoren einen Konzerndatenschutzbeauftragten unterstützen?
- Wie kann ein (zentraler) Datenschutz-Koordinator unseren lokalen Datenschutzbeauftragten im Konzern helfen?
- Wer eignet sich für die Koordination des Datenschutzes in unserem Unternehmen?
- Unterschied zwischen dem Datenschutzbeauftragten und einem Datenschutzkoordinator
- FAQ Datenschutzkoordinator
Was ist ein Datenschutzkoordinator?
Der Datenschutzkoordinator (DSK) unterstützt den Datenschutzbeauftragten einer Einzelgesellschaft bei der Umsetzung betrieblicher und gesetzlicher Vorgaben zum Datenschutz an seinem Standort bzw. in seinem Fachbereich. Er gibt relevante Informationen über alle Anfragen, welche Mitarbeiter an ihn herantragen und die ihm bekannt werden an den lokalen Datenschutzbeauftragten einer Einzelgesellschaft weiter. Der Datenschutzkoordinator ist die notwendige Schnittstelle zwischen Unternehmen und dem Datenschutzbeauftragten. Der Koordinator kann entweder für eine gesamte Einzelgesellschaft oder lediglich einzelne Fachbereiche verantwortlich sein. Für die größeren Unternehmen mit mehreren Abteilungen kann es deshalb sinnvoll sein, mehrere DSK zu benennen.
Welche Aufgaben erfüllt ein Datenschutzkoordinator?
Die Aufgabe des Datenschutzkoordinators ist es, das Unternehmen insbesondere in Fragen zum Datenschutz zu unterstützen und der Ansprechpartner vor Ort zu sein. Der Umfang der Aufgaben von Datenschutzkoordinatoren ist in der Regel abhängig von der Größe und von der Art des Unternehmens. Grundsätzlich unterstützt der DSK bei projektbasierten und regelmäßig anfallenden Aufgaben, bei denen der Datenschutz im Fokus steht :
- Bearbeitung von Betroffenenanfragen
- Beantwortung von Auskunftsanfragen
- Analyse und Bewertung von Datenschutzverletzungen und Datenschutzverstößen
- Überwachung der Umsetzung von Datenschutzvorgaben
- Erstellung von Unternehmensrichtlinien zum Datenschutz
- Unterstützung bei Datenschutz-Workshops und Datenschutz-Awareness-Schulungen
- Interviews mit den Fachbereichen
- Erstellung und Aktualisierung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
- Prüfung und Erstellung von Auftragsverarbeitungsverträgen
- Bearbeitung von Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Erstellung von Datenschutzerklärungen
- Sicherstellung eines datenschutzkonformen Internetauftritts
- U.v.m.
Warum benötige ich einen Datenschutzkoordinator?
Ein Datenschutzkoordinator ist sowohl bei der Planung und Umsetzung von Datenschutzprojekten des jeweiligen Unternehmens als auch bei der Aufrechterhaltung des bestehenden Datenschutz-Managementsystems bedeutsam. Die Koordination des Datenschutzes und aller Projektbeteiligten der Datenschutzorganisation ist essentiell für eine hinreichende Datenschutz-Compliance. Durch unzureichende Kenntnisse über lokale Besonderheiten oder Sprachbarrieren kann die Datenschutzumsetzung ins Stocken geraten. Deshalb ist es wichtig, mithilfe der Datenschutzkoordinatoren Transparenz über den Umsetzungsstand des Datenschutzes im Fachbereich bzw. der Einzelgesellschaft zu erhalten. Der Datenschutzkoordinator kann während der gesamten Datenschutz-Implementierung einen ausreichenden Informationsaustausch zwischen Fachbereichen und Datenschutzbeauftragten sicherstellen. Nur so lassen sich Missverständnisse, Unsicherheiten, Verzögerungen und Haftungsrisiken für das betroffene Unternehmen vermeiden.
Wie können Datenschutzkoordinatoren einen Konzerndatenschutzbeauftragten unterstützen?
Ein zentral geführtes Datenschutz-Managementsystem in einem Konzern bzw. Unternehmensgruppe ist durchaus üblich und sinnvoll. Allerdings kann die Umsetzung vor Ort in den Tochtergesellschaften stagnieren, insbesondere wenn der Konzerndatenschutzbeauftragte das Datenschutzprojekt aus der Muttergesellschaft heraus steuert. Für die Umsetzung der konzernweiten Datenschutz-Vorgaben empfiehlt sich je Tochtergesellschaften die Ernennung eines Datenschutzkoordinators. Diese sind für die Umsetzung vor Ort verantwortlich und verfügen über spezielle Kenntnisse an ihrem Standort, z.B. Landessprache oder nationalgesetzliche Besonderheiten und sorgen so dafür, dass alle datenschutzrechtlichen Pflichten erfüllt werden.
Wie kann ein (zentraler) Datenschutz-Koordinator unseren lokalen Datenschutzbeauftragten im Konzern helfen?
In einigen Unternehmen besteht (noch) kein zentrales Datenschutz-Managementsystem und es werden unterschiedliche lokale Datenschutzbeauftragte in den einzelnen Tochtergesellschaften benannt. Einer der Datenschutzbeauftragten, meist derjenige, welcher für die Konzernmutter benannt ist, verfügt oftmals nicht über hinreichende Erfahrungen, um Synergieeffekte im Bereich Datenschutz nutzen zu können. Ein zentraler Datenschutzkoordinator auf Ebene der Muttergesellschaft kann helfen eine einheitliche Datenschutzpolitik zu etablieren und Grundsätze des Datenschutzmanagementsystems gemeinsam festzuschreiben. Die Datenschutzkoordinatoren von ALPHATECH helfen bei der Erstellung von Projektplänen und unterstützen Sie bzw. Ihren lokalen Datenschutzbeauftragten bei der aktiven Implementierung der konzernweiten und gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz. Dabei vermeiden wir unnötigen Mehraufwand und schaffen Grundlagen für ein einheitliches Datenschutzniveau im Konzern.
Wer eignet sich für die Koordination des Datenschutzes in unserem Unternehmen?
Ein Datenschutzkoordinator sollte nicht nur ein gutes Verständnis für Datenschutz, sondern auch tiefgehende Kenntnisse über die Prozesse und Abläufe im Unternehmen besitzen, um als guter Ansprechpartner im Unternehmen fungieren zu können. Ein guter Datenschutzkoordinator verfügt zudem über ein entsprechendes Organisations- und Planungsgeschick, um den Datenschutzbeauftragten bei dem Datenschutzprojekt entsprechend entlasten zu können. Letztlich benötigt ein Datenschutzkoordinator auch gute Kommunikationsfähigkeiten, damit er die oftmals unbeliebten DSGVO-Themen in klarer und verständlicher Sprache dort vermitteln kann, wo sie im Unternehmen gebraucht werden.
Unterschied zwischen dem Datenschutzbeauftragten und einem Datenschutzkoordinator
Datenschutzbeauftragte müssen gemäß DSGVO bzw. BDSG unter bestimmten Voraussetzungen zwingend benannt werden und tragen eine hohe Verantwortung bei der Einhaltung der Datenschutzvorgaben als unabhängiger Berater und Überwacher. Demgegenüber finden sich keine konkreten Vorgaben zur Benennung eines Datenschutzkoordinators. Unternehmen können sie freiwillig benennen, sodass der Datenschutzbeauftragte bei spezifischen Aufgaben im Zusammenhang mit der Koordination und Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen Unterstützung erhält.
Wir unterstützen Sie!
Unsere Datenschutzbeauftragten und Datenschutzkoordinatoren stehen Ihnen bei allen Fragen des Datenschutzes zur Seite. Wir sind ausgebildete Juristen und IT-Fachkräfte mit Schwerpunkt Datenschutz und Informationssicherheit. Unser Angebot zur Benennung zum externen Datenschutzbeauftragten kombiniert Datenschutz-Fachwissen mit rechtlichen, betriebswirtschaftlichen und technischen Kenntnissen. Alle unsere Datenschutzberater sind zertifiziert und besitzen eine umfassende Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzrechts. Mit uns erfüllen Sie alle Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung. Wir helfen Ihnen beispielsweise bei der Erreichung einer datenschutzkonformen Internetpräsenz oder bei der Bewertung von Datenschutzverletzungen und der Beantwortung von Betroffenenanfragen.
FAQ Datenschutzkoordinator
Nein, in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden sich keine konkreten Vorgaben zur Benennung eines Datenschutzkoordinators. Unternehmen können sie freiwillig benennen, um Unterstützung bei der Umsetzung betrieblicher und gesetzlicher Vorgaben zu erhalten.
Ein Datenschutzkoordinator ist bei der Konzeption und Umsetzung des Datenschutz-Managementsystems von hoher Relevanz. Sie verfügen im Regelfall über ein besonderes Organisations- und Planungsgeschick bei der Planung der Datenschutzstrategie im Unternehmen oder Konzern zu unterstützen. Darüber hinaus besitzen sie häufig besondere Projekterfahrungen, um die Datenschutz-Compliance im Unternehmen zu fördern.
Datenschutzprojekte können aufgrund mangelnder personeller Ressourcen, unzureichender Kenntnisse über lokale Prozesse oder Sprachprobleme ins Stocken geraten. Auf Ebene einer Tochtergesellschaft kann ein Datenschutzkoordinator helfen, Transparenz über den Umsetzungsstand des Datenschutzes zu erhalten oder Konflikte aufzuspüren.
Wo und in welcher Anzahl Datenschutzkoordinatoren benannt werden sollten, hängt von der Größe und Struktur der Einzelgesellschaft sowie der Komplexität der Unternehmensprozessen, IT-Anwendungen und -Systeme ab.
Zu den Kernaufgaben unserer Datenschutzkoordinatoren gehören üblicherweise: Erstellung einer unternehmensweiten Datenschutzstrategie, Erstellung von Datenschutz-Projektplänen für Tochtergesellschaften, Etablierung von Reportings über den Datenschutz-Umsetzungsstand an den Konzerndatenschutzbeauftragten, Bewertung von Datenschutzverletzungen und Meldungen an die Aufsichtsbehörde, Kommunikation mit Fachbereichen, u.v.m..
