Datenschutz-Compliance messbar machen: Mit Kennzahlen und KPIs zu mehr Kontrolle und Transparenz

Die Umsetzung der Datenschutz-Compliance ist eine zentrale Herausforderung für Unternehmen. Sie erfordert eine kontinuierliche Kontrolle, um Risiken zu minimieren und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Doch wie können Datenschutzbeauftragte, Risikomanager, IT-Leiter, Legal- und Compliance-Verantwortliche die Wirksamkeit der Datenschutzmaßnahmen messen?

Kennzahlen im Datenschutz bieten wertvolle Möglichkeiten, Datenschutzrisiken frühzeitig zu identifizieren und gezielt zu steuern, Ressourcen effizient einzusetzen und die Kommunikation mit relevanten Stakeholdern zu optimieren. Dennoch sind Kennzahlen (einschließlich Key Performance Indicators, KPIs) im Bereich Datenschutz noch nicht so weit verbreitet wie in anderen Unternehmensbereichen. In diesem Artikel wird die zunehmende Bedeutung von Datenschutz-Kennzahlen dargestellt. Des Weiteren erfahren Sie, welche Kriterien eine aussagekräftige Kennzahl (KPI) im Datenschutz erfüllen muss und wie sie auf Dashboards visualisiert werden können. 

Was sind Kennzahlen im Datenschutz?

Kennzahlen im Datenschutz ermöglichen ein kontinuierliches Monitoring und liefern aktuelle Informationen zu einzelnen Compliance-Faktoren. Sie visualisieren Trends, Risiken und die Effektivität von Datenschutzmaßnahmen im Zeitverlauf. So können Verantwortliche frühzeitig auf Entwicklungen reagieren und gezielte Maßnahmen zur Optimierung ergreifen. Darüber hinaus erleichtern Kennzahlen die Vergleichbarkeit der Datenschutz-Compliance zwischen verschiedenen Konzerngesellschaften, wodurch eine einheitliche Steuerung und Harmonisierung der Datenschutzstrategien ermöglicht wird. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Kennzahlen Datenschutzthemen auch für Personen im Unternehmen verständlich machen, die nicht täglich mit der DSGVO arbeiten. Dadurch können auch Nicht-Experten fundierte Entscheidungen treffen und Datenschutz als wichtigen Bestandteil der Unternehmensstrategie erkennen.

Was sind Key Perfomance Indicators (KPI) im Datenschutz? 

Key Performance Indicators (KPIs) sind essenzielle Steuerungsinstrumente zur Messung, Kontrolle und Optimierung von Unternehmensprozessen. Auch beim Schutz personenbezogener Daten – trotz der hohen rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen – spielen Kennzahlen bzw. KPIs eine entscheidende Rolle für ein effektives Datenschutz-Managementsystem. Durch den gezielten Einsatz von KPIs im Bereich Datenschutz und die Bestimmung von Kennzahlen lassen sich Fortschritte nachvollziehbar dokumentieren, Risiken minimieren und die Compliance nachhaltig stärken.

Wichtig: Nicht jede Datenschutz Kennzahl ist ein KPI. KPIs messen den Fortschritt strategischer Ziele und stellen einen Soll-Zustand einem Ist-Zustand gegenüber.

Vorteile von Kennzahlen im Datenschutz-Management

Kennzahlen bzw. KPIs im Datenschutz unterstützen verschiedene Steuerungsziele:

• Nachweis der DSGVO-Konformität gegenüber Aufsichtsbehörden.
• Messung und Verbesserung der Effektivität und Effizienz des Datenschutzmanagements.
• Frühzeitige Erkennung von Schwachstellen im Risikomanagement.
• Risikobasierte Priorisierung von Maßnahmen und Budgeteinsatz.
• Minimierung von Haftungsrisiken.
• Erleichterung der Kommunikation zwischen Datenschutzbeauftragten und internen sowie externen Stakeholdern.
• Vergleichbarkeit und Transparenz durch eine gemeinsame Sprache für das Management.
• Externe Kommunikation der Datenschutzstrategie, z. B. im Kontext von ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance).

Auswahl der richtigen Datenschutz Kennzahlen und KPIs

Aber welche Datenschutz-Kennzahl ist die richtige? Eine aussagekräftige Datenschutz-Kennzahl sollte folgende Kriterien erfüllen, um Fehlinterpretationen zu vermeiden:

• Spezifisch: Sie muss ein konkretes Steuerungsziel abbilden.
• Relevant: Sie sollte zur Zielsetzung des Unternehmens passen und durch Ziel- und Schwellenwerte ergänzt werden.
• Verständlich: Sie muss auch für Fachfremde leicht interpretierbar sein.
• Messbar: Es muss klar sein, woher die Daten stammen, wie sie erhoben werden und wer dafür verantwortlich ist.
• Zugewiesen: Es müssen Verantwortlichkeiten für Abweichungen vom Soll-Zustand definiert sein.

Wichtig: Nicht jede Datenschutz Kennzahl ist ein KPI. KPIs messen den Fortschritt strategischer Ziele und stellen einen Soll-Zustand einem Ist-Zustand gegenüber.

Steuerungsziel: Datenschutz-Organisation überwachen

Eine funktionsfähige Datenschutzorganisation ist grundlegend für die Umsetzung des Datenschutzmanagementsystems. Mögliche Kennzahlen bzw. KPIs für die Überwachung der Datenschutz-Organisation sind:

• Anteil der auf den Datenschutz geschulten Mitarbeiter (%)
•  Anzahl der Newsletter/Intranet-Beiträge im Zeitraum x (#).
• Verhältnis der benannten zu den benötigten DSB/Datenschutzkoordinatoren (DSK) (%); 
• Anzahl der Treffen mit der Geschäftsleitung (#).

Steuerungsziel: DSGVO-Rechenschaftspflicht erfüllen

Unternehmen müssen die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze nachweisen können, da diese besonderen Schutz brauchen. Zur Erfüllung dieser Rechenschaftspflicht unter der DSGVO sind insbesondere folgende Kennzahlen relevant:

• Anzahl der Risikobewertungen (#)
• Anteil der Projekte mit Bedarf für eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) (%)
• Anteil abgeschlossener Datenschutz-Folgenabschätzung (%).
• Anzahl der dokumentierten Interessenabwägungen (#, %).
• Vollständigkeit des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) (%) 
• Anteil abgeschlossener Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) (%)
• Anteil abgeschlossener Vereinbarungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit (%)
• Anteil abgeschlossener TOM-Prüfungen (%).
• Schutzniveau bei Drittlandübermittlungen: Anteil abgeschlossener Standardvertragsklauseln (SCC) mit Transfer Impact Assessment (TIA) (%).

Steuerungsziel: Risiken minimieren

Folgende Kennzahlen unterstützen wiederum die Risikoerkennung und -minimierung:

• Anzahl der Risikobewertungen (#) 
• Anteil geprüfter IT-Systeme (IT-Sicherheit) (%).
• Anzahl der Datenschutzvorfälle nach Risikohöhe (#)
• Anzahl der an die Aufsichtsbehörde gemeldete Datenschutzverletzungen (#)
• Einhaltung der Meldefristen (%)
• Anzahl Beschwerden an die Aufsichtsbehörde (#).
• Rechtzeitige Beantwortung von Betroffenenanfragen (%)
• Durchschnittliche Antwortzeit auf Betroffenenanfragen (in Tagen).
• Rechtzeitige Beantwortung von Auskunftsanfragen (%)
• Durchschnittliche Antwortzeit auf Auskunftsersuchen (in Tagen).
• Rechtzeitige Beantwortung von Löschanfragen (%)
• Durchschnittliche Antwortzeit auf Löschungsersuchen (in Tagen).
• Compliance von Webseiten: Korrekte Einbindung von Consent-Banner, Cookies/Tags und Datenschutzinformationen (jeweils in %).

Steuerungsziel: Wirksamkeit verbessern

Zur Messung und Verbesserung der Wirksamkeit bestimmter operativer Prozesse sind die folgenden Kennzahlen denkbar:

• Durchschnittliche Bearbeitungszeit von Betroffenenanfragen (in Tagen).
• Reaktionszeit auf Vorfälle (in Tagen)
• Zeit zur Behebung von Schwachstellen (in Tagen).
• Datenlöschung: Gelöschte Datenmenge (∑).

Steuerungsziel: Ressourcen sichern

Zu guter Letzt ist auch der Aufwand im Datenschutz zu quantifizieren, um den Bedarf an finanziellen und personellen Ressourcen zu begründen. Hierfür eignen sich folgende Kennzahlen:

• Aufzeigen des Arbeitsaufwands im Datenschutz: Anzahl der Verfahren im VVT (#)
• Anzahl persönlich durchgeführte Datenschutzschulungen (#), 
• Interne Richtlinien mit Datenschutzbezug (#).
• Anzahl durchgeführter Datenschutzschulungen (#).
• Bußgelder und Schadensersatzzahlungen (Summe €).
• Anzahl rechtlicher Auseinandersetzungen (#).

Visualisierung und Reporting in Dashboards

Eine klare Visualisierung der Kennzahlen ist essenziell. Moderne Datenschutz-Dashboards ermöglichen es, relevante Kennzahlen übersichtlich darzustellen und schnell zu analysieren. So lassen sich Trends, Abweichungen und Risiken auf einen Blick erkennen und gezielte Maßnahmen ableiten. Zudem eignen sich Dashboards hervorragend für Reportings gegenüber der Geschäftsleitung, Risk Managern und anderen Führungskräften, da sie komplexe Datenschutzinformationen verständlich und übersichtlich präsentieren. Je nach Zielgruppe variiert dabei der Inhalt und der Detaillierungsgrad, sodass sowohl Datenschutzexperten als auch Führungskräfte die relevanten Informationen erhalten:

• Geschäftsleitung: Kompakte Übersichten mit wenigen, aber aussagekräftigen KPIs. Beispiele: Bußgelder (#, ∑); Aufsichtsbehördliche Untersuchungen (#); rechtzeitige Beantwortung von Betroffenenanfragen (%); Anzahl Beschwerden (#); Vollständigkeit des VVT (%); im Datenschutz geschulte Mitarbeiter (%).
• Datenschutzbeauftragte: Detaillierte Einblicke in verschiedene Datenschutzmanagement-Dimensionen. Beispiele: Datenschutzorganisation, Schulungen, Risikobewertung & DSFA, VVT, Interessenabwägungen, Lieferantenmanagement, IT-Sicherheit, Datenschutzanfragen, Datenschutzvorfälle
• Vergleich zwischen Unternehmenseinheiten: Einheitliche Datengrundlage und abgestimmtes Verständnis der Kennzahlen sind essenziell.

Abgrenzung zu Reifegradmessungen

Reifegradmodelle und Kennzahlen dienen beide der Bewertung der Compliance, verfolgen jedoch unterschiedliche Ansätze:

Reifegradmodelle bieten eine ganzheitliche Perspektive und bewerten Aspekte wie Belastbarkeit, Zuverlässigkeit und Konsistenz des Compliance-Programms. Sie werden meist punktuell durch Audits ermittelt. Beispiele hierfür ist das Modell der französischen Datenschutzaufsicht CNIL (CNIL, Autoévaluation de maturité en gestion de la protection des données) und das Modell der Bitkom e.V. (Datenschutz-Reifegradmodell zur Abbildung von technisch-organisatorischen Maßnahmen bei der Auftragsverarbeitung).

Kennzahlen im Datenschutz ermöglichen hingegen ein kontinuierliches Monitoring und liefern aktuelle Informationen zu einzelnen Compliance-Faktoren. Sie visualisieren Trends, Risiken und die Effektivität von Maßnahmen im Zeitverlauf. 

Fazit

Kennzahlen bieten eine objektive Grundlage zur Bewertung und Steuerung von Datenschutzprozessen. Durch die gezielte Nutzung von Kennzahlen lassen sich Fortschritte nachvollziehen, Ressourcen effizient einsetzen und Compliance-Verstöße vermeiden. Die Einführung von Kennzahlen und KPIs im Datenschutz schafft Transparenz, erleichtert die Steuerung und stärkt das Vertrauen in das Unternehmen. Entscheidend ist die sorgfältige Auswahl aussagekräftiger Kennzahlen, die zielgerichtete Steuerungsziele unterstützen. Die Visualisierung in Dashboards trägt dazu bei, Risiken von Datenschutzverstößen frühzeitig zu erkennen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Setzen Sie sich für relevante KPIs ein und hinterfragen Sie Kennzahlen ohne Aussagekraft – es lohnt sich!

FAQ: Datenschutz-Compliance mit Kennzahlen und KPIs