Ein Datenschutz Audit ist eine systematische Prüfung im Hinblick auf die Datenschutzkonformität eines Unternehmens. Bei einer Datenschutz Auditierung wird festgestellt, inwieweit die bestehenden Datenschutzvorgaben innerhalb einer Organisation bereits umgesetzt wurden (Ist-Zustand) und wo in Bezug auf die gesetzlichen Vorgaben (DSGVO und BDSG) unter Umständen noch Optimierungspotenzial besteht (Soll-Zustand). Je nach Stand der DSGVO-Umsetzung ermöglicht es die Ableitung von Optimierungsvorschlägen und Handlungsempfehlungen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Datenschutz Audit?
Während eines Datenschutz-Audits analysiert ein spezialisiertes Team oder ein interner bzw. externer Datenschutzbeauftragter die bestehenden Datenschutzrichtlinien, Datenschutzprozesse und die technischen Sicherheitsmaßnahmen des Unternehmens. Dabei werden mögliche Schwachstellen identifiziert und bewertet, um Risiken für die Datenschutzkonformität zu minimieren. Auf Basis der Audit Ergebnisse werden Maßnahmen zur Verbesserung und Handlungsempfehlungen ausgesprochen und in Form eines Auditberichts zusammengefasst. Dieser dient als Arbeitsgrundlage zur weiteren Verbesserung des Datenschutzmanagements.
Vorteile eines Datenschutz-Audits
Feststellung von Datenschutzlücken:
Ein Datenschutz Audit deckt Datenschutzrisiken auf und liefert Ihnen Empfehlungen zur Behebung mit auf den Weg:
Verbesserung des Datenschutzes im Unternehmen:
Unser Auditbericht bildet die Grundlage für die Optimierung Ihres betrieblichen Datenschutzes
Mitarbeitersensibilisierung:
Ein Datenschutz Audit steigert bei Ihren Mitarbeitern das Bewusstsein für Datenschutz und IT-Sicherheit.
Schonung der personellen Ressourcen:
Die Auditierung erfolgt effizient durch unsere Datenschutzexperten.
Wann ist ein Datenschutzaudit sinnvoll?
Die Durchführung eines Datenschutz Audits ist zu jedem Zeitpunkt geeignet, um die Datenschutzkonformität im Unternehmen sicherzustellen. Eine dringende Notwendigkeit zur Durchführung eines Datenschutzaudits ergibt sich jedoch aus mehreren Aspekten. Ein Datenschutzaudit ist insbesondere in folgenden Fällen sinnvoll:
- Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Unternehmen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet ist.
- Sie haben Zweifel an der Effektivität Ihres Datenschutz Managementsystems und den etablierten Datenschutzprozessen.
- Ihre Mitarbeiter im Sales, Vertrieb und Marketing sind insbesondere bei digitalen Werbemaßnahmen hinsichtlich der DSGVO und wettbewerblichen Regeln (UWG) unsicher.
- Es wurden keine spezifischen Datenschutzmaßnahmen für einzelne Fachbereiche des Unternehmens festgelegt.
- Sie sind sich nicht sicher, ob Gefahren für die IT-Sicherheit drohen.
- Es werden zahlreiche IT-Dienstleister und Software-Lieferanten eingesetzt und dadurch eine Vielzahl von Auftragsverarbeitungsverträgen abgeschlossen.
- Cyberattacken (Ransomware-Attacken, Hackerangriffe, Phishing) können in Ihrem Unternehmen nicht ausgeschlossen werden.
- Sie planen den Abschluss einer Cyber Versicherung oder Haftpflichtversicherung gegen Cyberattacken und zweifeln an der Versicherungsfähigkeit wegen Datenschutz.
- Datenschutz beim Unternehmenskauf: Sie planen den Kauf eines Unternehmens und wissen nicht, ob Sie die zu erwerbenden Kundendaten nutzen dürfen.
- Datenschutz beim Unternehmensverkauf: Ein potenzieller Käufer möchte prüfen, wie es mit der Belegschaft und dem Kundenstamm Ihres Unternehmens steht.
- Datenschutz und M&A-Transaktionen: Sie möchten sich auf bevorstehende Unternehmenstransaktionen (Share Deal oder Asset Deal) bzw. eine Due Diligence vorbereiten.
- Konzerndatenschutz: Sie beabsichtigen die DSGVO-Umsetzung in einer Unternehmensgruppe und benötigen für die Projektplanung Transparenz über den Ist-Zustand in den Tochtergesellschaften.
- Ein Audit durch einen Wirtschaftsprüfer steht bevor und Sie wollen Ihr Unternehmen auf kritische Fragen vorbereiten.
Wie wird ein Datenschutz Audit vorbereitet?
Während eines Datenschutzaudits werden die Prozesse und/oder Systeme auf ihren Umgang mit personenbezogenen Daten untersucht. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, ist eine gründliche Vorbereitung des Audits entscheidend. Die Verantwortung für den Ablauf des Audits kann sowohl einem internen Datenschutzbeauftragten als auch einem externen DSB übertragen werden.
Abhängig von Unternehmensgröße und Standort können Sie zwischen einem Vor-Ort-Audit und einem Remote Audit entscheiden. Bei einem Vor-Ort-Audit besucht ein externer Auditor physisch Ihren Unternehmensstandort. Im Gegensatz dazu erfolgt das Remote-Audit online, ohne persönlichen Besuch. Bei dieser Variante erhalten Sie einen digitalen Fragenkatalog, den Sie gemeinsam mit dem Auditor in (Video-)Telefonaten durchgehen.
Was wird im Datenschutz Audit geprüft?
Unsere Datenschutzaudits – vom DSGVO-Quickcheck über das DSGVO-Audit, den Webseiten-Check, den Dienstleister-Check bis hin zu TOM-, Software- oder DSMS-Audits – sind auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten. Unabhängig vom Prüfungsgegenstand umfassen unsere Audits die Planung, Durchführung sowie die Erstellung eines Audits Berichts. Dabei legen wir größten Wert darauf, den Aufwand für Ihr Unternehmen so gering wie möglich zu halten.
Quick-Check: Die schnelle Prüfung Ihrer Datenschutz-Compliance
Mit unserem effizienten DSGVO-Quickcheck bieten wir Ihnen eine rasche und unkomplizierte Möglichkeit, den aktuellen Stand Ihrer Datenschutzkonformität in Ihrem Unternehmen oder Konzern zu überblicken. Unserer externen Datenschutzberater identifizieren mögliche Lücken in ausgewählten Bereichen Ihres Unternehmens (Personal, Marketing, Vertrieb, Webseite). Unser Ziel ist es, die Hauptthemen der Datenschutz-Grundverordnung anzusprechen und die relevanten Problemfelder sowie Themenkomplexe zu identifizieren. Das Ergebnis ist ein auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmter Katalog organisatorischer Maßnahmen, der Schritte zur Risikominimierung und zur Steigerung der Datenschutz-Compliance aufzeigt.
DSGVO-Audit: Umfassende Prüfung Ihres Unternehmens
Mit unserem ganzheitlichen DSGVO-Audit bieten wir Ihrem Unternehmen umfassende Unterstützung bei der vollständigen Einhaltung und Implementierung der Datenschutz-Grundverordnung. Unsere Prüfung erstreckt sich nicht nur auf einzelne datenschutzrechtlich relevante Prozesse, sondern umfasst Ihre gesamte Datenschutzkonformität. Durch eine strukturierte Analyse der Datenverarbeitungsprozesse in Ihrem Unternehmen legen wir die Basis für die Entwicklung langfristiger Datenschutzstrategien. Dabei untersuchen wir Verträge, Arbeitsanweisungen, Richtlinien und Prozesse auf ihre Datenschutzkonformität. Auf dieser Grundlage erstellen wir einen Umsetzungsplan für datenschutzrelevante Maßnahmen und gewährleisten eine effektive Integration von A bis Z in Ihr Unternehmen.
TOMs-Audit- Prüfung der technischen und organisatorischen Datensicherheit
Die Untersuchung Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) im Rahmen unseres TOM-Audits bildet einen essenziellen Schritt zur Erreichung der Datenschutzkonformität. In enger Abstimmung mit Ihnen definieren wir den Anwendungsbereich und analysieren die für die Datensicherheit relevanten Systeme, Anwendungen und Prozesse. Hierbei nehmen wir eine Sichtung der Dokumentation vor, führen Interviews durch und ermitteln den aktuellen Stand der TOM in Ihrem Unternehmen. Basierend auf dieser Analyse aktualisieren wir die bestehenden TOM und empfehlen wirkungsvolle organisatorische Maßnahmen, um sämtlichen Anforderungen gemäß Artikel 32 der DSGVO gerecht zu werden.
Dienstleister-Check: Für eine datenschutzkonforme Zusammenarbeit
Um sicherzustellen, dass Ihre Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern den gesetzlichen Datenschutzstandards entspricht, bieten wir Ihnen einen umfassenden Dienstleister-Check an. Wir unterstützen Sie bei Ausschreibungen bzw. der Auswahl geeigneter Dienstleister und bieten umfassende rechtliche und technische Beratung zum Vertrags- und Dienstleistermanagement. Dabei behalten wir sowohl Ihre derzeitigen als auch zukünftigen Dienstleister im Auge und stellen sicher, dass Sie sämtliche rechtlichen Anforderungen im Zusammenhang mit Dienstleistern erfüllen. Durch gründliche Audits (digital oder vor Ort) unterstützen wir Sie, die Kontrollpflichten gemäß DSGVO zu erfüllen. Zusätzlich gehören die Überprüfung von Datenübermittlungen in Drittstaaten, die Implementierung der notwendigen rechtlichen und technischen Maßnahmen, der Abschluss von Standardvertragsklauseln (SCC) mit Ihren Dienstleistern sowie die Erstellung eines Transfer Impact Assessments (TIA) zu unseren Leistungen.
Website-Check
Mithilfe unseres Website-Checks erfassen und bewerten wir die Erfüllung der Datenschutzvorgaben auf Ihrer Website. Mit einer Kombination aus manuellen Überprüfungen und automatisierten Hilfsmitteln identifizieren wir die auf Ihrer Webseite eingesetzten Dienste. Unser Bericht enthält konkrete Maßnahmenvorschläge zur Einhaltung der Informationspflichten und der Umsetzung eines datenschutzkonformen Cookie-Banners.
DSMS Audit – Für ein optimiertes Datenschutz Management
Wir analysieren und optimieren den Reifegrad Ihres Datenschutzmanagementsystems (DSMS). Durch ein umfassendes Audit, das persönliche Interviews und die Prüfung von Dokumenten einschließt, konzentrieren wir uns auf die Funktionalität, den strukturellen Aufbau Ihres Datenschutzmanagements. Dabei identifizieren wir Schwachstellen und Lücken, die Verbesserungsbedarf aufweisen, und unterstützen Sie bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung Ihres DSMS, um langfristige Wirksamkeit und Compliance zu gewährleisten. Unsere Grundlage hierbei bildet der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act). Unabhängig davon, ob es um unternehmensübergreifende oder bereichsspezifische Belange geht – unsere Datenschutzberater stehen Ihnen bei sämtlichen Fragen rund um die DSGVO zur Seite und stärken somit Ihren Datenschutz.
Nachbereitung eines Datenschutz Audits
Nach Beendigung der Auditierung erstellen wir einen sorgfältig dokumentierten Audit Bericht. Dieser gibt einen umfassenden Überblick über die aktuelle datenschutzrechtliche Situation in Ihrem Unternehmen. Auf Basis der während des Audits erfassten Informationen entwickeln wir erste Handlungsempfehlungen speziell für Ihr Unternehmen. Der Bericht dient als Grundlage für die gezielte Schließung von Datenschutzlücken sowie die Erstellung oder Optimierung von Datenschutzkonzepten.
Ihr individueller Auditbericht dient einerseits als Nachweis Ihrer Datenschutzaktivitäten. Angesichts der umfassenden Nachweis- und Dokumentationspflichten gemäß der DSGVO werden ein zuverlässiges Datenschutzkonzept und die lückenlose Dokumentation der datenschutzrechtlichen Maßnahmen für jedes Unternehmen unerlässlich. Der Auditbericht nimmt dabei eine Schlüsselrolle in dieser Dokumentation ein. Dieser bildet sozusagen den Aufsatzpunkt für Ihr Unternehmen auf dem Weg zur Datenschutz-Compliance.
Datenschutz Audit im DSB-Paket-Preis
Für Unternehmen ab 20 Mitarbeitern ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten grundsätzlich Pflicht. Es gehört zu den Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten, ein Datenschutz Audit durchzuführen, um Transparenz über die Ausgangssituation zu erhalten und das Datenschutzkonzept zu planen.
Unsere Tarife zur Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten enthalten deshalb stets ein Datenschutz Audit zu Beginn des Beratungsprozesses.
Wir bieten Ihnen einen umfassenden Datenschutz Audit, der speziell auf Ihre individuellen Anforderungen und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Wir stellen Ihren betrieblichen Datenschutz auf den Prüfstand und decken dabei auf Wunsch nahezu alle technischen und rechtlichen Bereiche ab. Dabei zeigen wir Datenschutzrisiken sowie Optimierungspotenziale auf und unterstützen Sie im Hinblick auf eine kontinuierliche Verbesserung, ohne Ihren laufenden Geschäftsbetrieb zu beeinträchtigen.
FAQ zum Thema Datenschutz Audit
Da die Kosten eines Datenschutzaudits vom letztendlichen Aufwand abhängen, lässt sich diese Frage nicht pauschal beantworten. Die Quick-Checks, Webseiten- oder Dienstleister-Checks starten schon bei wenigen hundert Euro. Bitte kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.
Aufgrund der Tatsache, dass die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sämtliche Unternehmen betrifft, die personenbezogene Daten verarbeiten, stellt ein Datenschutz-Audit eine empfehlenswerte Maßnahme für sämtliche Unternehmen dar, unabhängig von ihrer Größe.
Ein erfolgreiches Datenschutz-Audit führt zu Transparenz über den Ist-Zustand über die Datenschutzkonformität des Unternehmens. Dies ermöglicht es, notwendige Anpassungen vorzunehmen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und das Vertrauen der Kunden in den Umgang mit ihren Daten zu stärken.
Ein Datenschutz Audit sollte durchgeführt werden, wenn signifikante Änderungen in den Datenverarbeitungsprozessen eines Unternehmens erfolgen, bei der Einführung neuer Technologien, nach bedeutenden gesetzlichen Änderungen oder regelmäßig, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.
Datenschutz-Audits sollten in regelmäßigen Abständen erfolgen, da Veränderungen im Unternehmen neue Datenschutzmaßnahmen erforderlich machen können. Es wird daher empfohlen, mindestens einmal pro Jahr ein Datenschutz-Audit durchzuführen, um potenzielle neue Risiken zu identifizieren und zu beheben.
Die Durchführung von Datenschutzaudits erfordert ein entsprechendes Fachwissen. Es ist sinnvoll, einen unabhängigen Gutachter mit dem Audit zu beauftragen, der Ihr Unternehmen auch vor und nach der Prüfung beraten kann. Bei diesen Gutachtern handelt es sich üblicherweise um Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheitsbeauftragte oder Datenschutzkoordinatoren.
Je nach Größe und Standort Ihres Unternehmens stehen verschiedene Audit-Optionen zur Verfügung. Beim Vor-Ort-Audit besucht ein externer Auditor physisch Ihren Unternehmensstandort, während das Remote-Audit online ohne persönlichen Besuch erfolgt. Letzteres beinhaltet die Nutzung eines digitalen Fragenkatalogs, der gemeinsam mit dem Auditor in (Video-)Telefonaten durchgegangen wird. Die Wahl zwischen Vor-Ort- und Remote-Audit hängt von Ihren individuellen Präferenzen und Anforderungen ab.
